Digitale Inventarisierung im Bildungssektor: Berlin Metropolitan School

Erfolgreiche digitale Anlageninventur in 7 Tagen

980 Schülerinnen und Schüler, 50 Nationalitäten, 200 Mitarbeitende und 7000 zu verwaltende Anlagen. Die Berlin Metropolitan School ist die älteste und größte internationale Schule im Herzen von Berlin. Seit jeher fördert die Schule Kinder und junge Erwachsene, ihr Potenzial und ihre Stärken zu finden und diese auszuleben. "inspire each other - grow together." ist dabei die Philosophie, die im Mittelpunkt des Schullebens steht. Diese Success Story verdeutlicht, wie Bildungseinrichtungen ihren Alltag, mithilfe einer digitalen Inventurverwaltung, erleichtern können und enorme Kosten und Zeit einsparen.

Unternehmen: Berlin Metropolitan School

Branche: Bildung

Location: Berlin

Die Keyfacts:

• Gründung 2004
• 200+ Mitarbeitende
• über 7000 Anlagen

Die Anforderungen:

• Flexible und anpassungsfähige Software-Lösung
• Anpassbarkeit der Felder und Schnittstellen
• Separate Verwaltung der Unternehmen in der Software
• Erstinventarisierung innerhalb einer Woche

Die Herausforderung

Ausgangspunkt des Projektes war die Commercial Coordination Germany, welche eine zentrale Inventursoftware für alle Unternehmensbereiche benötigte. Aufgrund der Verschiedenheit der einzelnen Unternehmen war hier eine flexible und anpassungsfähige Lösung gefragt, welche sich an den Anforderungen des Unternehmens orientiert. Zusätzlich benötigten sie die Möglichkeit, Felder und Schnittstellen frei anzupassen sowie die separate Verwaltung jedes einzelnen Unternehmens zu gewährleisten.

Die Lösung

Als Pilotprojekt wurde zunächst die Berlin Metropolitan School gewählt. Ziel war es, die Erstinventarisierung der gesamten Schule innerhalb von einer Woche vorzunehmen. In Abstimmung mit dem Kunden und der Schuldirektion wurde Anforderungen und Wünsche genauestens geklärt und anschließend die Software sowie die seventhings-App individuell konfiguriert und installiert. 

Um einen reibungslosen Ablauf der Inventur zu garantieren, wurde eine Besichtigung durch seventhings vor Ort angesetzt. Mithilfe einer Hochzählung der Anlagen in Klassenzimmern und Büros konnte anschließend von einer aufzunehmenden Anzahl von ca. 7.000 Anlagen ausgegangen werden, die innerhalb einer Woche inventarisiert werden sollten. Zu diesen Anlagen zählten unter anderem alle Schul- und Büromöbel sowie dessen Größe und Artikelnummer, welche ebenfalls aufgenommen werden sollten.

Auf Grundlage der Entscheidungen aus der vor Ort Besichtigung wurden insgesamt vier Inventurassistenten für die Erstkennzeichnung bereitgestellt. Der Inventurprozess verlief dank der detaillierten und praxiserprobten Projektplanung reibungslos und es wurden erfolgreich alle Anlagen mit sämtlichen Anlageinformationen aufgenommen, sodass eine Zuordnung des Ist-bestandes zu denen im ERP-System aktivierten Anlagen im Nachgang ermöglicht werden konnte.

Mit dem anschließenden Wechsel zur Cloud-Lösung - der aktuellen Version der seventhings Software - können Daten auch standortunabhängig angepasst, geändert und eingesehen werden. Alle Informationen und Gegenstände werden dabei in Echtzeit aktualisiert.

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