„Mit der Software hat die Inventur zum ersten Mal Spaß gemacht.“
- N. Müller, Anlagenbuchhaltung
Die IHK Aachen ist ein wichtiger Teil der Wirtschaft in den Regionen Aachen, Düren, Euskirchen und Heinsberg. Die Industrie- und Handelskammer vertritt branchenübergreifend die Interessen von ihren rund 78.300 Mitgliedsunternehmen, ist maßgeblich an Ausbildungen beteiligt, bietet Beratungsgespräche und Informationsveranstaltungen an, erstellt Stellungnahmen zu Förderanträgen und vieles mehr. Bei so vielen spannenden Aufgaben ist Ordnung und Überblick natürlich ein absolutes Muss! Also ist die IHK Aachen auf eine digitale Inventur umgestiegen. Erfahre hier, wie das Ganze ablief!
Unternehmen: Industrie- und Handelskammer Aachen
Branche: Dienstleistungen
Location: Aachen
Die Keyfacts:
- 150+ Mitarbeitende
- Gründung 1804
- Einführung der seventhings Software innerhalb weniger Wochen
- Permanente Kennzeichnung mittels eindeutiger Nummer und QR-Code
- Inventurdurchführung von 4.000 Anlagen innerhalb eines Monats
- Vereinfachung der Aufnahme durch Standort-Raum-Kostenstellen-Beziehung
Die Herausforderung:
Das Ziel war, den Anlagenbestand der IHK Aachen so schnell wie möglich in das neue digitale Inventar aufzunehmen, um somit Kosten zu reduzieren und internen Aufwand zu minimieren. Es sollten also 4.000 Anlagen innerhalb eines Monats inventarisiert und mit eindeutigen Nummern und QR-Codes gekennzeichnet werden. Ziel dabei war es, die Aufnahme durch Standort-Raum-Kostenstellen-Beziehungen zu vereinfachen. Da hierfür sowohl Daten aus Excel als auch aus Diamant importiert werden sollten, waren entsprechende Schnittstellen gefordert.
Die Lösung
Im Rahmen der Einführung der Software wurden zunächst bei einem Initial-Workshop alle Inventurprozesse, zusätzliche Anforderungen der IHK Aachen sowie die technischen Details für die Konfiguration der Software abgestimmt. Um die Identifizierbarkeit und Zuordnung der Anlagen während der Inventur zu gewährleisten, wurden sowohl die Anlagenstammdaten aus Diamant als auch Datenbestände aus separat gepflegten Excel-Tabellen importiert. Nach Abnahme des Systems erfolgte die Schulung sowie das Coaching. Hierbei konnten aufgrund der vorhandenen Kennzeichnung innerhalb eines halben Tages bereits über ca. 120 Anlagen inventarisiert und mit einem neuen QR-Code-Etikett gekennzeichnet werden. Durch die Software, das vorhandene WLAN-Netz, den vorgedruckten Etiketten und dem Scanner war es der IHK Aachen möglich, innerhalb eines Monats alle im Standort vorhandenen Anlagen zu kennzeichnen und zu inventarisieren.
Wieso, weshalb und warum ist das überhaupt sinnvoll?
Ganz einfach: Digitalisierung ist wichtiger als je zuvor und genauso die Optimierung von Prozessen in Unternehmen. Und das Thema "Wer hat eigentlich den Beamer gesehen?", sollte dir eine smarte App sagen...und nicht nach stundenlanger Suche das Office Management.
Fragst du dich, wie ein digitaler Inventar-Manager in deinem Unternehmen aussehen könnte? Dann probiere es doch einfach mal aus! Hol dir deine Free-Trial Version für 14 volle Tage, inklusive Video How-To. Komplett unverbindlich und kostenfrei!
seventhings - tag it, scan it, know it
