Die Corona-Pandemie war ein richtiger Digitalisierungs-Treiber und hat das Arbeiten im Home Office für immer mehr Arbeitnehmer:innen ermöglicht. Das bringt viele Vorteile mit sich, die wir hier im Blog beleuchten.
Doch bereits vor Corona war der Trend des mobilen Arbeitens präsent - immer mehr Menschen entscheiden sich dafür, von Zuhause, remote oder ortsunabhängig zu arbeiten. Dies bringt natürlich immense Vorteile mit sich, beispielsweise das Vermeiden langen Arbeitswege oder die Möglichkeit, Platz im Büro zu sparen. Gleichzeitig gibt es allerdings auch einige Herausforderungen: Unter anderem stellen viele Firmen ihren Mitarbeiter:innen Arbeitsequipment zur Verfügung. Firmeninventar wandert also mit den Angestellten nach Hause und muss von dort aus trotzdem weiter verfolgt werden. In diesem Blogartikel zeigen wir dir, wie du verschiedene Arten von Unternehmens-Assets, sowohl physische als auch nicht-physische, effektiv inventarisieren und verwalten kannst, um eine umfassende Inventarisation sicherzustellen.
… was der Begriff “mobiles Arbeiten” bedeutet
… welche Vorteile es für Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen hat
… welche Herausforderungen dieses Arbeitsmodell haben kann
… wie man gekonnt diese Herausforderungen meistert
… wie man die spezifische Herausforderung des Firmeninventars außerhalb des Büros bewältigt
Mobiles Arbeiten ist im Großen und Ganzen nichts anderes, als dass an einem Ort gearbeitet wird, der nicht das Büro ist. Möglich ist dies durch technischen Fortschritt und Digitalisierung, vor allem durch moderne Kommunikationssysteme und Cloud-Lösungen.
Während der Pandemie kursiert vor allem der Begriff “Home Office”, also das Arbeiten von Zuhause - aber das ist nur eine Form dieses Arbeitsmodells. Statt ins Büro zu fahren, arbeiten manche Menschen in Co-Working Spaces die kürzere Fahrtwege haben. Die abenteuerlichsten Arbeiter:innen, die sich dieses Modells bedienen, sind die Digital Nomads. Diese reisen ständig von Ort zu Ort und arbeiten währenddessen nebenbei, egal ob das im eigenen Camper oder am Strand auf Bali ist.
Ob auf Reisen, Zuhause oder im Co-Working Space: Beim Arbeitsmodell des mobilen Arbeitens steht Flexibilität an erster Stelle. Eine präzise Bestandsaufnahme ist dabei essenziell, um das Inventar und die Ausrüstung effizient zu verwalten und zu optimieren. Dabei sollten auch alle Netzwerkkomponenten erfasst und dokumentiert werden, um einen umfassenden Überblick über das gesamte IT-System zu erhalten.
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Stichwort Flexibilität: Genau dies ist auch der größte Vorteil für alle, die mobil arbeiten. Laut einer Studie der IWG arbeiten fast 50% aller Angestellten inzwischen ein paar Tage die Woche an einem Ort außerhalb des Büros. Die möglichen Gründe, weshalb man nicht zur Arbeit fährt, sind vielfach: Manche möchten sich einfach die Zeit des Arbeitsweges für schönere Dinge einsparen. Andere ziehen für den/die Partner:in oder die Familie um, möchten aber gerne ihren Job behalten. Für Menschen mit chronischen Erkrankungen, die es schwer machen, das Haus zu verlassen, kann dieses Modell ein besseres, inklusiveres Arbeitsverhältnis bieten. Zusätzlich kann der “fehlende” Arbeitsweg Geld einsparen und die Umwelt schützen, da Transportwege mit dem Auto oder dem ÖVPN wegfallen.
Auch Arbeitgeber:innen können von diesem Arbeitskonzept profitieren. Burnout ist in der modernen Arbeitswelt einer der teuersten und häufigsten Krankheiten, die zu Arbeitsausfällen führt. Diese Krankheit ist aber leicht vorzubeugen, unter anderem mit einer besseren Work-Life-Balance. Dazu zählen auch eingesparter Arbeitsweg und ein angenehmes Arbeitsumfeld. Mobiles Arbeiten ermöglicht außerdem die Öffnung des internationalen Arbeitsmarktes für ein Unternehmen: Die beste Arbeitskraft überhaupt kann eingestellt werden, nicht nur die, die vor Ort lebt. Zusätzlich werden Kosten im Büro eingespart. Wenn plangemäß Arbeitskräfte außerhalb der Büroräumlichkeiten arbeiten, kann ein Unternehmen kleinere Büros mieten oder weniger Geld für Mitarbeiterverpflegung vor Ort ausgeben.
Neben all den schönen und praktischen Seiten vom mobilen Arbeiten, gibt es natürlich auch Herausforderungen. Die größte Herausforderung hierbei ist, dass sich nicht alle Jobs, oder sogar alle Aspekte eines Jobs für ortsunabhängiges Arbeiten eignen. Ein Sanitäter kann aus der Ferne keine Unfallopfer betreuen- so viel steht fest. Unter Mitarbeiter:innen kann es außerdem unpersönlicher werden. Klar, wenn man im Büro ist, plaudert man nicht am laufenden Band, aber gemeinsames Mittagessen oder ein kleiner Tratsch an der Kaffeemaschine fördern den Zusammenhalt unter Kolleg:innen und somit das Arbeitsklima ungemein.
Mit dem Verschwimmen der Grenze zwischen Arbeit und Freizeit wird es außerdem schwerer zu definieren, für was ein Unternehmen zu zahlen hat. Wenn man im Büro einen Schreibtisch, Stuhl, Monitor und Mittagessen gestellt bekommt - wie sieht das dann aus wenn man von zuhause aus arbeitet und wie kann man das Firmeninventar von außerhalb des Büro tracken? Hierbei spielen spezielle Anforderungen eine Rolle, wie z.B. Wartungserinnerungen, Nutzung von Schnittstellen und Import-/Export-Funktionen, um das Inventar effektiv zu verwalten.
Das Problem, dass sich nicht alle Jobs für ortsunabhängiges Arbeiten eignen, ist momentan nicht universal lösbar. Allerdings gibt es in den letzten Jahren in vielen Berufen, die zunächst ortsgebunden erschienen, moderne Lösungen. Traveling Nurses, also mobile Krankenpfleger:innen in den USA, Online Therapie und Innendesigner:innen die von Zuhause arbeiten, sind hierfür hervorragende Beispiele. Wer weiß, mit neuen digitalen Innovationen könnten sicherlich noch viele weitere Jobs ortsunabhängig gestaltet werden! Mit der Digitalisierung der Kommunikation lässt sich das Problem vom fehlenden Austausch auch leicht beheben: Digitale Meetings müssen sich ja nicht immer nur um die Arbeit drehen! Das Format der Digital Coffee Breaks eignet sich zum Beispiel hervorragend zum Austausch unter Kolleg:innen.
Nicht nur die Kommunikation hat von der Digitalisierung profitiert. Auch die Organisation und Verwaltung von Projekten sind durch moderne Softwarelösungen erheblich erleichtert worden. Tools wie Trello, Asana oder Jira bieten Teams die Möglichkeit, Aufgaben zu verteilen, den Fortschritt zu überwachen und effizient zusammenzuarbeiten, unabhängig vom Standort der einzelnen Teammitglieder. Darüber hinaus ermöglichen cloudbasierte Systeme wie Google Drive oder Microsoft OneDrive den einfachen Zugang und die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten in Echtzeit.
Die Integration von Künstlicher Intelligenz in Arbeitsprozesse eröffnet ebenfalls neue Perspektiven. AI-basierte Assistenzsysteme können administrative Aufgaben übernehmen, Daten analysieren und wertvolle Einblicke liefern, die die Entscheidungsfindung unterstützen. Dadurch bleibt mehr Zeit für kreative und strategische Tätigkeiten, die menschliches Können und Innovation erfordern.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Herausforderungen des ortsunabhängigen Arbeitens durch moderne Softwarelösungen nicht nur gemeistert, sondern in vielen Fällen sogar in Chancen verwandelt werden können. Die kontinuierliche Weiterentwicklung und Anpassung dieser Technologien wird es in Zukunft ermöglichen, noch flexibler zu arbeiten.
Die letzte Herausforderung, die sich aus mobilem Arbeiten ergibt, ist die Unklarheit darüber, für welche Kosten der/die Arbeitnehmer:in aufkommen muss. Momentan gibt es dafür keine pauschale Regelung, jedes Unternehmen muss das für sich selber festlegen. Allerdings zeigt die obige Studie der IWG, dass gute Bedingungen für mobiles Arbeiten starke Auswirkungen auf die Auswahl des Arbeitsplatzes haben. Demnach lohnt es sich also, Arbeitnehmer:innen attraktive Angebote zu bieten. Dies kann unterschiedlich umgesetzt werden, zum Beispiel mit der Anmietung von Co-Working Spaces, einer Pauschale fürs Mittagessen, bis hin zu der Stellung von technischen Arbeitsgeräten wie Laptops, Monitoren, Headsets oder Büro Mobiliar. Besonders bei letzterem stellt sich die Frage, wie man diese IT-assets leicht verwalten kann. Denn auch, wenn sich das Firmeninventar außerhalb des Büros befindet, muss alle drei Jahre eine vollständige Inventur abgegeben werden.
Damit nicht jede:r Mitarbeiter:in eine E-Mail mit einer abgetippten Liste der Gegenstände Zuhause einschicken und diese dann händisch übertragen werden muss, kann man einen digitalen Inventar-Manager benutzten. Gute Inventar-Manager können inzwischen sogar über Smartphone Apps benutzt werden. Somit können alle, jederzeit und von überall, einfach Gegenstände einscannen und in den Bestand mit aufnehmen oder Veränderungen vermerken. Dies ermöglicht vor allem auch einen einheitlichen, leichten Überblick darüber, wo sich das Firmeninventar momentan befindet. Gegebenenfalls, können Kolleg:innen so auch leichter Firmengegenstände untereinander tauschen, wenn sie sich zum Beispiel ein Headset für eine digitale Konferenz ausleihen, oder einen andersfarbigen Bürostuhl haben
Ein digitaler Inventar-Manager ist ein wesentlicher Bestandteil der modernen IT-Inventarisierung. Er ermöglicht die Verwaltung von Hardware, Netzwerken und anderen Vermögensgegenständen durch die Nutzung von Inventar-Software. Diese Software unterstützt Unternehmen dabei, alle relevanten Unterlagen zu digitalisieren und in wenigen Schritten eine vollständige und aktuelle Bestandsaufnahme zu gewährleisten.
Die Corona-Pandemie hat den Trend zum Homeoffice stark beschleunigt und mobile Arbeitsmodelle verbreitet. Diese Entwicklung bietet sowohl für Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber erhebliche Vorteile, wie flexible Arbeitszeiten und die Einsparung von Arbeitswegen. Allerdings bringt das Arbeiten außerhalb des Büros auch Herausforderungen mit sich, insbesondere bei der Verwaltung deiner Vermögensgegenstände. Die Nutzung moderner Softwarelösungen wie digitaler Inventar-Manager kann diese Probleme effektiv lösen. Solche Tools ermöglichen es, Unternehmens-Assets auch im Homeoffice präzise zu tracken und zu verwalten. Sie bieten einfache und schnelle Möglichkeiten zur Bestandsaufnahme, Wartung und Verwaltung von Arbeitsgeräten. Dadurch wird nicht nur die Flexibilität, sondern auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter erhöht. Die kontinuierliche Weiterentwicklung dieser Technologien wird die Zukunft des mobilen Arbeitens weiter prägen.
Willst du wissen, was einen guten Inventar-Manager ausmacht? In unserem Blogartikel 6 Dinge, die einen guten digitalen Inventar-Manager auszeichnen erfährst du alles, was du wissen musst! Ein effektives Management von Inventardaten, einschließlich regelmäßiger Backups, Plausibilitätsprüfungen und der Automatisierung der Erfassung, tragen wesentlich zur Sicherheit und Effizienz eines Unternehmens bei.
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