Homeoffice leicht: Firmeninventar außerhalb des Büros tracken

Die Corona-Pandemie war ein richtiger Digitalisierungs-Treiber und hat das Arbeiten im Home Office für immer mehr Arbeitnehmer:innen ermöglicht. Das bringt viele Vorteile mit sich, die wir hier im Blog beleuchten.

Doch bereits vor Corona war der Trend des mobilen Arbeitens präsent - immer mehr Menschen entscheiden sich dafür, von Zuhause, remote oder ortsunabhängig zu arbeiten. Dies bringt natürlich immense Vorteile mit sich, beispielsweise das Vermeiden langen Arbeitswege oder die Möglichkeit, Platz im Büro zu sparen. Gleichzeitig gibt es allerdings auch einige Herausforderungen: Unter anderem stellen viele Firmen ihren Mitarbeiter:innen Arbeitsequipment zur Verfügung. Firmeninventar wandert also mit den Angestellten nach Hause und muss von dort aus trotzdem weiter verfolgt werden. In diesem Blogartikel zeigen wir dir...

... was der Begriff "mobiles Arbeiten" bedeutet

... welche Vorteile es für Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen hat

... welche Herausforderungen dieses Arbeitsmodell haben kann

... wie man gekonnt diese Herausforderungen meistert

... wie man die spezifische Herausforderung des Firmeninventars außerhalb des Büros bewältigt

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Mobiles Arbeiten - Was ist das?

Mobiles Arbeiten ist im Großen und Ganzen nichts anderes, als dass an einem Ort gearbeitet wird, der nicht das Büro ist. Möglich ist dies durch technischen Fortschritt und Digitalisierung, vor allem durch moderne Kommunikationssysteme und Cloud-Lösungen.

Während der Pandemie kursiert vor allem der Begriff "Home Office", also das Arbeiten von Zuhause - aber das ist nur eine Form dieses Arbeitsmodells. Statt ins Büro zu fahren, arbeiten manche Menschen in Co-Working Spaces die kürzere Fahrtwege haben. Die abenteuerlichsten Arbeiter:innen, die sich dieses Modells bedienen, sind die Digital Nomads. Diese reisen ständig von Ort zu Ort und arbeiten währenddessen nebenbei, egal ob das im eigenen Camper oder am Strand auf Bali ist. Ob auf Reisen, Zuhause oder im Co-Working Space: Beim Arbeitsmodell des mobilen Arbeitens steht Flexibilität an erster Stelle.

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Mann und Frau reden miteinander

Vorteile für Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber:innen

Stichwort Flexibilität: Genau dies ist auch der größte Vorteil für alle, die mobil arbeiten. Laut einer Studie der IWG arbeiten fast 50% aller Angestellten inzwischen ein paar Tage die Woche an einem Ort außerhalb des Büros. Die möglichen Gründe, weshalb man nicht zur Arbeit fährt, sind vielfach: Manche möchten sich einfach die Zeit des Arbeitsweges für schönere Dinge einsparen. Andere ziehen für den/die Partner:in oder die Familie um, möchten aber gerne ihren Job behalten. Für Menschen mit chronischen Erkrankungen, die es schwer machen, das Haus zu verlassen, kann dieses Modell ein besseres, inklusiveres Arbeitsverhältnis bieten. Zusätzlich kann der "fehlende" Arbeitsweg Geld einsparen und die Umwelt schützen, da Transportwege mit dem Auto oder dem ÖVPN wegfallen.

Auch Arbeitgeber:innen können von diesem Arbeitskonzept profitieren. Burnout ist in der modernen Arbeitswelt einer der teuersten und häufigsten Krankheiten, die zu Arbeitsausfällen führt. Diese Krankheit ist aber leicht vorzubeugen, unter anderem mit einer besseren Work-Life-Balance. Dazu zählen auch eingesparter Arbeitsweg und ein angenehmes Arbeitsumfeld. Mobiles Arbeiten ermöglicht außerdem die Öffnung des internationalen Arbeitsmarktes für ein Unternehmen: Die beste Arbeitskraft überhaupt kann eingestellt werden, nicht nur die, die vor Ort lebt. Zusätzlich werden Kosten im Büro eingespart. Wenn plangemäß Arbeitskräfte außerhalb der Büroräumlichkeiten arbeiten, kann ein Unternehmen kleinere Büros mieten oder weniger Geld für Mitarbeiterverpflegung vor Ort ausgeben.

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Herausforderungen des Arbeitsmodells

Neben all den schönen und praktischen Seiten vom mobilen Arbeiten, gibt es natürlich auch Herausforderungen. Die größte Herausforderung hierbei ist, dass sich nicht alle Jobs, oder sogar alle Aspekte eines Jobs für ortsunabhängiges Arbeiten eignen. Ein Sanitäter kann aus der Ferne keine Unfallopfer betreuen- so viel steht fest. Unter Mitarbeiter:innen kann es außerdem unpersönlicher werden. Klar, wenn man im Büro ist, plaudert man nicht am laufenden Band, aber gemeinsames Mittagessen oder ein kleiner Tratsch an der Kaffeemaschine fördern den Zusammenhalt unter Kolleg:innen und somit das Arbeitsklima ungemein. Mit dem Verschwimmen der Grenze zwischen Arbeit und Freizeit wird es außerdem schwerer zu definieren, für was ein Unternehmen zu zahlen hat. Wenn man im Büro einen Schreibtisch, Stuhl, Monitor und Mittagessen gestellt bekommt - wie sieht das dann aus wenn man von zuhause aus arbeitet und wie kann man das Firmeninventar von außerhalb des Büro tracken?

Die Herausforderungen leicht gemeistert

Das Problem, dass sich nicht alle Jobs für ortsunabhängiges Arbeiten eignen, ist momentan nicht universal lösbar. Allerdings gibt es in den letzten Jahren in vielen Berufen, die zunächst ortgebunden erschienen, moderne Lösungen. Traveling Nurses, also mobile Krankenpfleger:innen in den USA, Online Therapie und Innendesigner:innen die von Zuhause arbeiten, sind hierfür hervorragende Beispiele. Wer weiß, mit neuen digitalen Innovationen könnten sicherlich noch viele weitere Jobs ortsunabhängig gestaltet werden! Mit der Digitalisierung der Kommunikation lässt sich das Problem vom fehlenden Austausch auch leicht beheben: Digitale Meetings müssen sich ja nicht immer nur um Arbeit drehen! Das Format der Digital Coffee Breaks eignet sich zum Beispiel hervorragend zum Austausch unter Kolleg:innen.

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Mann telefoniert

Spezifische Herausforderung: Firmeninventare außerhalb des Büros

Die letzte Herausforderung, die sich aus mobilem Arbeiten ergibt, ist die Unklarheit darüber, für welche Kosten der/die Arbeitnehmer:in aufkommen muss. Momentan gibt es dafür keine pauschale Regelung, jedes Unternehmen muss das für sich selber festlegen. Allerdings zeigt die obige Studie der IWG, dass gute Bedingungen für mobiles Arbeiten starke Auswirkungen auf die Auswahl des Arbeitsplatzes haben. Demnach lohnt es sich also, Arbeitnehmer:innen attraktive Angebote zu bieten. Dies kann unterschiedlich umgesetzt werden, zum Beispiel mit der Anmietung von Co-Working Spaces, einer Pauschale fürs Mittagessen, bis hin zu der Stellung von technischen Arbeitsgeräten wie Laptops, Monitoren, Headsets oder Büro Mobiliar. Besonders bei letzterem stellt sich die Frage, wie man dies leicht verwalten kann. Denn auch, wenn sich das Firmeninventar außerhalb des Büros befindet, muss alle drei Jahre eine vollständige Inventur abgegeben werden.

Damit nicht jede:r Mitarbeiter:in eine E-Mail mit einer abgetippten Liste der Gegenstände Zuhause einschicken und diese dann händisch übertragen werden muss, kann man einen digitalen Inventar-Manager benutzten. Gute Inventar-Manager können inzwischen sogar über Smartphone Apps benutzt werden. Somit können alle, jederzeit und von überall, einfach Gegenstände einscannen und in den Bestand mit aufnehmen oder Veränderungen vermerken. Dies ermöglicht vor allem auch einen einheitlichen, leichten Überblick darüber, wo sich das Firmeninventar momentan befindet. Gegebenenfalls, können Kolleg:innen so auch leichter Firmengegenstände untereinander tauschen, wenn sie sich zum Beispiel ein Headset für eine digitale Konferenz ausleihen, oder einen andersfarbigen Bürostuhl haben wollen. Patrick Boden, Co-Founder von seventhings sagt dazu: „Mit einem digitalen Inventarmanager können Unternehmen bereits heute einfach die Herausforderungen von morgen bewältigen.“ 

Frau schreibt etwas auf ein Tablet

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