Heutzutage gibt es zig verschiedene digitale Inventar-Manager. Wie soll man sich zwischen so vielen Auswahlmöglichkeiten entscheiden? Natürlich hat jedes Unternehmen unterschiedliche Ansprüche an ihre Software, aber es gibt dennoch ein paar Eigenschaften, die einen guten Inventar-Manager auszeichnen.
Eine sorgfältige Bestandsaufnahme ist entscheidend, um genaue Inventaraufzeichnungen zu gewährleisten und wirtschaftliche Entscheidungen zu treffen.
In diesem Blogbeitrag haben wir für euch eine kleine Checkliste mit Features erstellt, die dein neuer digitaler Inventar-Manager auf jeden Fall haben sollte!
1. Intuitive Bedienung der Inventar Software
Es mag vielleicht offensichtlich erscheinen, aber eine gute Benutzeroberfläche ist absolut unverzichtbar. Inventar-Manager mit einem kompliziertem Interface brauchen oft intensive Kundenschulungen und haben dadurch eine hohe Benutzungshemmschwelle. Eine gute Inventar Software mit einer intuitiven Benutzeroberfläche kann die Notwendigkeit umfangreicher Schulungen reduzieren und sollte sich kinderleicht von jedem/r in der Firma bedienen lassen. Das bringt uns direkt zum zweiten Punkt:
2. Einfache Übersicht des Inventars
Auch das mag vielleicht offensichtlich erscheinen, aber das macht gutes User-Interface Design aus: Man muss nie darüber nachdenken. Eine einfache Übersicht des gesamten Inventarbestandes, einschließlich aller Assets, ist für jeden Inventar-Manager ein absolutes Muss. Dazu gehört unter anderem gute Filtermöglichkeiten, so dass alle schnell auf genau die Informationen zugreifen können, die sie abrufen wollen.
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3. Schnelle Bestandsaufnahme
Einen digitalen Inventar-Manager legt man sich vor allem zu, um Zeit zu sparen. Demzufolge muss es auch schnell gehen, neue Gegenstände in den Bestand aufzunehmen. Besonders wichtig ist es, IT-Hardware schnell und effizient zu erfassen. Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie spezielle Etikettenscanner. Allerdings sind zusätzliche Anschaffungen immer mit extra Kosten verbunden, und vermutlich gibt es dann nicht für jede/n Mitarbeiter*in einen Scanner. Die besten Inventar-Manager haben also eine modernere, handlichere Lösung: Smartphone-Apps, die mit dem Kauf inklusive sind. Am besten gibt es die für jedes mobiles Endgerät, mit einem Offline-Modus und einer einfachen Möglichkeit die Gegenstände direkt Räumlichkeiten zuzuordnen.
4. Import von bestehenden Unterlagen
Die meisten Unternehmen haben in jeder Abteilung verschiedene Inventarlisten - die Buchhaltung legt vielleicht mehr Wert auf den Einkaufspreis oder wann die Garantie abläuft, die IT hingegen möchte wissen, wie viele Monitore sie für ihre Mitarbeiter*innen haben, oder wie lange die Software-Lizenzen noch laufen. Diese Listen abzugleichen ist natürlich enorm viel Aufwand. Da ist es doch deutlich leichter, alles an einem zentralen Ort zu verwalten. Damit dies schnell vonstatten gehen kann, ist es wichtig, alle relevanten Unterlagen zu haben, um den Importprozess reibungslos zu gestalten. Schnittstellen zum Import bestehender Listen helfen dabei erheblich. Die besten digitalen Inventar-Manager haben also die Möglichkeit, Daten aus anderen Systemen, wie DATEV oder SAP, oder sogar aus Excel-Listen zu extrahieren und diese dann zentral und für alle transparent abzubilden.
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5. Freie Konfiguration
Eine weitere wichtige Eigenschaft von guten Inventar-Managern ist Flexibilität. IT-Inventarisierung kann von flexibler Softwarekonfiguration profitieren, indem sie intuitiv durch Assistenten unterstützt wird und automatisiert abläuft. Dazu zählt auch die Möglichkeit, dass Benutzerinnen ihre eigene Software frei konfigurieren können. Manche Inventar-Manager haben sehr starre Benutzeroberflächen, bei denen jede Änderung vom Anbieter vorgenommen werden muss. Oft verstecken sich hier für den/die Benutzerin enorm hohe, weitere Kosten, da jede Änderung noch einmal separat abgerechnet wird. Gute Softwares bieten demzufolge die Möglichkeit, alles selbst anzupassen. Die Besten bieten dies direkt auf der Benutzeroberfläche an, damit wirklich alle den Inventar-Manager an ihre individuellen Bedürfnisse anpassen können.
6. Die Möglichkeit, Etiketten direkt vom Anbieter zu bekommen
Last but not least: Die Etiketten, die man für digitale Inventar-Manager braucht. Klar kann man sich selbst einen Etikettendrucker zulegen, aber mal ganz ehrlich: Wie oft wird man den nach der Erstinventarisierung nochmal benutzen? Ab und zu kommt natürlich ein neuer Gegenstand hinzu, aber eigentlich werden in den meisten Firmen nicht am laufenden Band neue Dinge gekauft, die Inventar-Etiketten benötigen. Also lohnt sich ein eigener Drucker meistens nicht.
Genau deshalb ist es besonders praktisch, wenn der Anbieter deines digitalen Inventur-Managers dir auch gleich deine Etiketten liefern kann. Es gibt viele verschiedene Etikettenarten die sich für verschiedene Dinge eignen - und wenn dein Anbieter dir die Etiketten liefern kann, kann er dich sicherlich auch bestens bei der Auswahl beraten.
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Im Endeffekt muss natürlich jedes Unternehmen für sich entscheiden, welche Features ihnen am wichtigsten sind und ihre neue Software dementsprechend auswählen. Für manche ist zum Beispiel die Möglichkeit einer Cloud-Lösung das Allerwichtigste, während andere nur Anbieter in Betracht ziehen, die die komplette Erstinventarisierung durchführen. Aber egal für welchen digitalen Inventar-Manager man sich am Ende entscheidet, eins ist klar: Mit der neuen Software werden Inventarisierungs-Prozesse immer schneller, effizienter und kostengünstiger.
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