Als Anbieter einer Software-as-a-Service-Lösung wissen wir, dass die Inventarisierung von Assets ein wichtiger Bestandteil jeder Geschäftstätigkeit ist. Eine gute Inventarisierung ermöglicht es Unternehmen, ihre Bestände effizient zu verwalten, Kosten zu senken und die betriebliche Effizienz zu steigern. In diesem Blog-Beitrag zeigen wir dir sieben Schritte für eine effektive Inventarisierung.
Die Schritte im Überblick
Schritt 2: Wahl des Inventarisierungssystems
Schritt 3: Präzise Bestandsaufnahme: Der Schlüssel zu einer effizienten Inventarverwaltung
Schritt 4: Gruppierung von Inventar
Schritt 5: Tracking und Verwaltung
Schritt 6: Regelmäßiges Aktualisieren
Schritt 1: Planung
Bevor du mit der Inventarisierung beginnst, solltest du eine klare Vorstellung davon haben, was du inventarisieren möchtest. Erstelle eine Liste aller Gegenstände, die inventarisiert werden müssen, und lege Prioritäten fest. Dies kann alles von Computern, Geräten und Hardware bis hin zu Möbeln und Fahrzeugen umfassen. Es kann auch hilfreich sein, Informationen zu jedem inventarisierten Gegenstand zu sammeln, wie z.B. Modellnummern, Kaufdaten, Kaufpreise und Standorte. Diese Informationen können später bei der Überprüfung des Bestands und bei der Entscheidung über Wartungs- und Reparaturarbeiten nützlich sein.
Schritt 2: Wähle deine Inventarisierungssoftware aus
Es gibt verschiedene Systeme zur Inventarisierung. Von der klassischen Excel-Liste bis hin zu Softwarelösungen wie die von seventhings oder umfassender Inventarsoftware, die eine intuitive und visuelle Verwaltung des gesamten Lebenszyklus von Vermögenswerten ermöglicht. Wichtig ist, dass du die Methode wählst, die am besten zu deinem Unternehmen passt. Berücksichtige bei deiner Entscheidung auch das Budget, den Umfang des Inventars und eventuelle spezielle Anforderungen, wie z.B: Wartungserinnerungen für Geräte.
Solltest du von einer Excel-Liste oder einer Softwarelösung zu einer anderen Wechseln wollen, so bieten Softwarelösungen oftmals auch Schnittstellen und die nötige Import-/Export-Funktion an. Es ist ratsam, ein System zur Verfolgung von Änderungen oder Aktualisierungen des Inventars zu haben, um sicherzustellen, dass das Inventar immer auf dem neuesten Stand ist. Eine regelmäßige Überprüfung des Inventars kann auch helfen, den Wert des Inventars und mögliche Verluste durch Diebstahl oder Beschädigung zu ermitteln.
Nahtloser Übergang zu neuen Systemen: Schnittstellen und regelmäßige Überprüfungen
Solltest du von einer Excel-Liste oder einer Softwarelösung zu einer anderen wechseln wollen, so bieten Softwarelösungen oftmals auch Schnittstellen und die nötige Import-/Export-Funktion an. Dieser Übergang kann entscheidend sein, um sicherzustellen, dass keine Daten verloren gehen und die neue Software nahtlos in bestehende Arbeitsprozesse integriert werden kann.
Wir empfehlen ein System zur Verfolgung von Änderungen oder Aktualisierungen des Inventars zu haben, um sicherzustellen, dass das Inventar immer auf dem neuesten Stand ist. Eine regelmäßige Überprüfung des Inventars kann auch helfen, den Wert des Inventars und mögliche Verluste durch Diebstahl oder Beschädigung zu ermitteln. Ein solches Überwachungssystem bietet nicht nur Sicherheit und Genauigkeit, sondern hilft auch, die Nutzung und den Zustand der Vermögenswerte zu optimieren. Regelmäßige Audits und Updates gewährleisten, dass alle Daten aktuell und korrekt sind, und unterstützen das Unternehmen dabei, fundierte Entscheidungen zu treffen.
Schritt 3: Präzise Bestandsaufnahme: Der Schlüssel zu einer effizienten Inventarverwaltung
Bei der Inventur deines Inventars ist es wichtig, dass du sorgfältig und genau vorgehst. Das bedeutet, dass du jedes einzelne Produkt in das System eingeben solltest, inklusive aller relevanten Informationen.
Zu diesen Informationen gehören der Produktname, der Standort, das Kaufdatum, die Seriennummer und der Zustand jedes Artikels. Indem du diese Daten aufzeichnest, kannst du sicherstellen, dass du jederzeit einen genauen Überblick über deinen Bestand hast und leichter nachverfolgen kannst, welche Produkte sich an welchem Standort befinden.
Es ist auch wichtig sicherzustellen, dass alle Informationen vollständig sind, um doppelte Einträge zu vermeiden. Wenn du zum Beispiel zwei Produkte hast, die gleich aussehen, aber unterschiedliche Seriennummern haben, solltest du sicherstellen, dass du beide Einträge getrennt voneinander aufzeichnest.
Datenerfassung für eine nachhaltige Inventarverwaltung
Durch die detaillierte Erfassung von Produktinformationen wie Zustand und Standort kannst du sicherstellen, dass vorhandene Ressourcen optimal genutzt und nicht unnötig ersetzt werden müssen. Dies trägt zur Reduktion von Kosten und zur Schonung der Umwelt bei.
Durch die Nutzung moderner Inventarisierungssoftware kann der Prozess der Datenerfassung erheblich vereinfacht werden. Anstatt auf manuelle Listen und doppelte Eintragungen angewiesen zu sein, bietet die Software automatisierte Lösungen zur Erkennung und Verwaltung von Inventar. Dies reduziert Fehler und stellt sicher, dass alle Daten stets aktuell und vollständig sind. Die Integration von Technologien wie RFID-Etiketten ermöglicht zudem eine noch effizientere Erfassung und Verwaltung, indem Produkte auch ohne direkten Sichtkontakt identifiziert werden können.
Ein weiterer Vorteil der Eingabe von Daten in das System ist, dass du auf einfache Weise eine Übersicht über die Wartungshistorie jedes Produkts erhalten kannst. Durch die Aufzeichnung von Reparaturen, Wartungen und anderen Aktivitäten kannst du sicherstellen, dass jedes Produkt in optimalem Zustand bleibt und im Falle eines Problems schnell reagieren kannst.
Insgesamt kann eine genaue Bestandsaufnahme deines Inventars dazu beitragen, Zeit und Geld zu sparen, indem du potenzielle Probleme frühzeitig erkennst und vermeidest. Es kann auch dazu beitragen, dass du fundierte Entscheidungen bezüglich des Kaufs neuer Produkte treffen kannst, da du jederzeit einen Überblick über den aktuellen Zustand deines Inventars hast.
Schritt 4: Gruppierung von Inventar: Kategorien und Struktur schaffen Überblick
Außerdem ist bei der Inventarisierung wichtig, dass Inventar in Gruppen einzuteilen, einschließlich Vermögensgegenstände wie Fahrzeuge, Geräte, IT-Equipment, Softwarelizenzen und Patente. Indem du deine Gegenstände nach verschiedenen Kategorien wie Art des Inventars, Standorten, Abteilungen oder Kostenstellen sortierst, kannst du dein Inventar besser organisieren und verwalten.
Durch die Einteilung deines Inventars in Gruppen kannst du auch leichter identifizieren, welche Gegenstände an welchem Standort oder in welcher Abteilung vorhanden sind. Dies ist besonders nützlich, wenn du nach bestimmten Artikeln suchen musst oder wenn du wissen musst, wo sich ein bestimmtes Inventar befindet.
Außerdem kann die Einteilung in Gruppen helfen, die Verantwortlichkeit für das Inventar zu klären. Indem du jedes Inventar einer bestimmten Abteilung oder einem bestimmten Verantwortlichen zuordnest, kann jeder seine Aufgaben besser erfüllen und die Verantwortung für das Inventar übernehmen, das ihm zugeteilt wurde. Eine Inventar App bietet dabei beispielsweise die Möglichkeit zur Inventarisierung im Home Office.
Wenn du beispielsweise Inventargruppen nach Kostenstellen kategorisierst, kannst du leichter verfolgen, welche Abteilungen die höchsten Ausgaben haben und ob du Einsparungen vornehmen kannst. Dadurch kannst du gezielte Maßnahmen ergreifen, um unnötige Ausgaben zu reduzieren und das Budget besser zu verwalten.
Vorteile der gruppenbasierten Inventarisierung: Verantwortlichkeiten und Kosteneffizienz
Wenn du beispielsweise Inventargruppen nach Kostenstellen kategorisierst, kannst du leichter verfolgen, welche Abteilungen die höchsten Ausgaben haben und ob du Einsparungen vornehmen kannst. Dadurch kannst du gezielte Maßnahmen ergreifen, um unnötige Ausgaben zu reduzieren und das Budget besser zu verwalten. Die Transparenz über die Verteilung und Nutzung der Ressourcen hilft dabei, effizientere Entscheidungen zu treffen und den finanziellen Spielraum des Unternehmens optimal zu nutzen.
Außerdem kann die Einteilung in Gruppen helfen, die Verantwortlichkeit für das Inventar zu klären. Indem du jedes Inventar einer bestimmten Abteilung oder einem bestimmten Verantwortlichen zuordnest, kann jeder seine Aufgaben besser erfüllen und die Verantwortung für das Inventar übernehmen, das ihm zugeteilt wurde. Dies fördert nicht nur die Verantwortlichkeit, sondern auch die Sorgfalt im Umgang mit den Vermögensgegenständen, da klar ist, wer für welche Gegenstände zuständig ist.
Durch die Einteilung deines Inventars in Gruppen kannst du auch leichter identifizieren, welche Gegenstände an welchem Standort oder in welcher Abteilung vorhanden sind. Dies ist besonders nützlich, wenn du nach bestimmten Artikeln suchen musst oder wenn du wissen musst, wo sich ein bestimmtes Inventar befindet. Die Verwendung einer Inventar-App kann diesen Prozess zusätzlich vereinfachen, indem sie eine benutzerfreundliche Oberfläche bietet, die es ermöglicht, das Inventar von überall aus zu aktualisieren und zu überprüfen, sogar im Home Office.
Insgesamt bietet die Einteilung des Inventars in Gruppen eine einfache und effektive Möglichkeit, dein Inventar zu organisieren und zu verwalten. Durch die Verwendung dieser Methode kannst du Zeit sparen und deine Produktivität steigern, da du schnell auf alle notwendigen Informationen zugreifen kannst.
Schritt 5: Tracking und Verwaltung von IT-Inventar: Technologien und Methoden
Damit du immer weißt, wo sich dein Inventar befindet, solltest du eine IT-Inventarisierung durchführen. Durch die IT-Inventarisierung kannst du sicherstellen, dass du immer einen genauen Überblick über deinen Bestand hast und leichter feststellen kannst, ob es zu Verlusten oder Diebstählen gekommen ist.
Eine der effektivsten Methoden zur Verfolgung des Inventars ist die Verwendung einer Inventarisierungssoftware mit QR-Codes oder RFID-Tags. Mit dieser Methode kannst du schnell und einfach jeden Gegenstand scannen und seine Standortveränderungen aufzeichnen. Diese Technologien bieten nicht nur eine präzise Verfolgung, sondern auch eine erhebliche Zeitersparnis im Vergleich zu manuellen Methoden.
Eine weitaus aufwendigere und fehleranfälligere Option ist die manuelle Aufzeichnung von Artikelbewegungen. Dies kann beispielsweise durch das Führen von Excel-Listen oder Formularen erfolgen, auf denen du notierst, wann und wohin ein Artikel verschoben wurde. Diese Methode erfordert zwar mehr Zeit und Aufwand als die Verwendung einer Inventarisierungssoftware, kann aber dennoch eine Möglichkeit sein, dein Inventar zu verfolgen.
Egal, welche Methode du wählst, es ist wichtig, dass du die Bewegungen deines Inventars aufzeichnest. Dadurch kannst du sicherstellen, dass du immer einen genauen Überblick über den Standort jedes Gegenstands hast und schnell auf mögliche Probleme reagieren kannst.
Schritt 6: Aktualisiere dein Inventar regelmäßig
Es ist entscheidend, dass du dein Inventar regelmäßig überprüfst, um sicherzustellen, dass es vollständig und korrekt ist. Durch regelmäßige Inventurkontrollen kannst du feststellen, ob alle Artikel vorhanden sind und ob es Abweichungen zwischen dem tatsächlichen Bestand und den Aufzeichnungen gibt. Dazu gehören auch Netzwerke, Hardware, Software, Dienste und Daten, die regelmäßig aktualisiert werden müssen.
Wiederkehrende Inventurkontrollen können entweder manuell oder automatisch durchgeführt werden. Manuelle Kontrollen erfordern normalerweise mehr Zeit und Aufwand, da du jedes Inventar einzeln prüfen musst. Automatische Kontrollen können hingegen schneller und effizienter sein, da sie mithilfe von Inventarisierungssoftware durchgeführt werden können.
Unabhängig davon, welche Methode du wählst, solltest du sicherstellen, dass du das Inventar vollständig und gründlich überprüfst. Beginne mit der Überprüfung der Inventarlisten und stelle sicher, dass alle Artikel vorhanden sind und dass die Aufzeichnungen korrekt sind. Überprüfe auch den Zustand jedes Artikels und notiere eventuelle Schäden oder Verschlechterungen.
Es ist auch eine gute Idee, bei jeder Inventurkontrolle ein Inventarprotokoll oder einen Bericht zu erstellen. In diesem Protokoll sollten alle Artikel aufgeführt werden, die überprüft wurden, sowie eventuelle Abweichungen oder Schäden, die festgestellt wurden.
Durch regelmäßige Inventurkontrollen kannst du sicherstellen, dass dein Inventar immer vollständig und korrekt ist. Dadurch kannst du Verluste oder Schäden vermeiden und sicherstellen, dass dein Unternehmen immer über die notwendigen Ressourcen verfügt, um seine Aktivitäten durchzuführen.
Schritt 7: Datenanalyse zur Optimierung des Inventarmanagements
Um das Bestandsmanagement zu verbessern und mögliche Engpässe, Einsparungen aber auch Fehler zu erkennen, solltest du eine gründliche Analyse deiner Bestandsdaten und Unterlagen durchführen. Dies kann dir wertvolle Einblicke geben und dir helfen, die effektivsten Beschaffungs- und Verwaltungsstrategien zu identifizieren.
Durch die Verwendung von Tools wie Datenvisualisierung und statistischer Analyse kannst du Trends und Muster identifizieren, die sonst möglicherweise unentdeckt bleiben würden.
Darüber hinaus kann die Analyse von Bestandsdaten dazu beitragen, den Einkaufsprozess (beispielsweise von IT Equipment) zu verbessern, indem du die Daten nutzt, um die Lebensdauer vorherzusagen und Bestellungen effektiver zu planen. Dies kann zur Optimierung des Cashflow-Managements beitragen und letztendlich auch das Unternehmensergebnis verbessern.
Insgesamt ist die Analyse von Bestandsdaten ein unverzichtbares Instrument für Unternehmen, die den Inventarisierungsprozess optimieren möchten. Nutze also die Datenanalyse-Tools, um Trends und Muster zu identifizieren, Engpässe und Einsparungen zu erkennen und deine Inventarverwaltung zu verbessern.
Insgesamt ist eine effektive Bestandsverwaltung für den Erfolg jedes Unternehmens entscheidend. Mit diesen sieben Schritten kannst du sicherstellen, dass du deine Bestände effektiv verwaltest und optimierst. Wenn du auf der Suche nach einer umfassenden Inventurlösung bist, solltest du unsere Softwarelösung ausprobieren. Mit einer intuitiven Benutzeroberfläche, leistungsstarken Berichtsfunktionen und einem günstigen Preis ist die Inventarisierungssoftware von seventhings das perfekte Werkzeug für Unternehmen jeder Größe.
Nutze diese Erkenntnisse, um gezielte Maßnahmen zur Optimierung deiner Bestandsverwaltung zu ergreifen und dein Unternehmen zukunftsfähig zu machen.
Wir helfen dir, in wenigen Schritten deine Inventarisierung umzusetzen.
