Buchhaltung und Inventarisierung für Start-ups leicht gemacht!

"Ordnung braucht nur der Dumme, das Genie beherrscht das Chaos!"

Mag sein, dass dieses Zitat von Albert Einstein in manchen Lebenssituationen zutrifft. Definitiv bewahrheitet sich dieser Spruch aber nicht in der Buchhaltung - geschweige denn bei der Inventarisierung!

Häufig scheut sich ein Start-up vor beiden Themen. Mögliche Gründe dafür: den Überblick über alle Gegenstände verloren, jede/-r kocht das eigene Süppchen und es gibt viele Tools, die schlecht zusammen funktionieren. Gerade die Anfänge erscheinen in beiden Bereichen oft komplex und schwer durchdringlich. Wie dir die Tools, wie beispielsweise der digitale Inventarmanager von seventhings, richtig viel Arbeit abnehmen können, erfährst du in diesem Blogartikel. 

Außerdem erhältst du in diesem Blogbeitrag Antworten auf die Fragen...

... welche Buchhaltungs-Basics sollte jede:r kennen?

... inwiefern besteht ein Zusammenhang zwischen Inventarisierung und Buchhaltung?

... warum lohnt sich ein digitaler Inventarmanager?

... und wie dein Startup mit digitaler Inventarisierung richtig Fahrt aufnimmt... 

Mit einer sehr guten Inventarisierungssoftware wie dem seventhings Inventarmanager legst du die buchhalterischen Grundlagen für dein Unternehmen. 

Buchhaltungs-Basics, die jeder kennen sollte

Warum ist sie so wichtig?

Buchhaltung ist ein enorm wichtiges Thema, denn wer die Buchhaltung im Griff hat, hat auch das Unternehmen im Griff. Ordentlich geführte Bücher informieren dich über den genauen Stand deiner Firma und liefern dir detaillierte Informationen über deine finanzielle Lage. Genau genommen gibt es ohne Buchhaltung auch kein Unternehmen, denn sobald du selbstständig bist, gehört sie einfach zur Unternehmensführung dazu.

Es ist notwendig, dass Geschäftsfälle lückenlos und chronologisch verbucht werden. Eine fehlerhafte Buchhaltung hat zur Folge, dass Steuernachzahlungen anfallen können, denn das Finanzamt verlangt von dir sowohl sämtliche Zahlen, als auch Informationen darüber, wie diese zustande gekommen sind. Das könnte nicht nur sündhaft teuer werden, sondern im Worst Case auch im Gefängnis enden.

Anlagenbuchhaltung – Alles, was du wissen solltest

Zunächst müssen wir erstmal klären, was Anlagegüter überhaupt sind. Anlagegüter sind Werte, die dem Unternehmen langfristig dienen und nicht verbraucht werden. Die Anlagenbuchhaltung erfasst eben diese und dokumentiert deren wertmäßige Veränderung. Das heißt, in der Anlagenbuchhaltung ist der gesamte Bestand des Anlagevermögens aufgeführt und alle Entwicklungen werden sichtbar gemacht.

Das Anlagevermögen gibt Auskunft darüber, wie betriebsfähig ein Unternehmen ist und welchen Wert es hat. Für die Unternehmensführung eines Start-ups ist das wichtig, um dauerhaft wirtschaften und investieren zu können.

Ein solides Anlagevermögen erhöht außerdem auf Investoren- oder Kundenseite die Sicherheit und ist in der Regel bei der Kreditvergabe ebenso von Vorteil.

Umlaufvermögen

Das Umlaufvermögen komplettiert die Soll-Seite in der Buchhaltung und fasst alle Werte zusammen, die für die kurzfristige Veräußerung, zum Verbrauch, zur Verarbeitung oder Rückzahlung vorgesehen sind. Dazu zählen Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, unfertige und fertige Erzeugnisse, sowie Forderungen, Wertpapiere und liquide Mittel.

Die Summe beider Vermögensarten bilden dann das Gesamtvermögen für deine Bilanz.

Was hat Buchhaltung mit Inventarisierung zu tun?

Die Gesetzgebung misst dem Inventarverzeichnis, welches laut HGB einmal im Jahr erstellt werden muss, eine große Rolle zu: Ist das Inventar fehler- oder lückenhaft, führt dies zu einem inkorrekten Jahresabschluss. Wird das Unternehmen durch Wirtschaftsprüfende unter die Lupe genommen, kann auch die Richtigkeit der Inventurdokumente auf dem Prüfstand stehen. Sollte das Finanzamt in irgendeiner Form Unstimmigkeiten feststellen, kann es die Buchführung und damit auch den Jahresabschluss anzweifeln. Im schlimmsten Fall wird dies als Betrugsversuch gewertet. Ein Unternehmen muss jedes Jahr das gesamte Vermögen und sämtliche Schulden erfassen und alle Daten nachvollziehbar dokumentieren, um einen Überblick fürs Unternehmen zu schaffen und, um bestens auf eine Wirtschaftsprüfung vorbereitet zu sein.

Grundlage für einen ordnungsgemäßen Jahresabschluss ist die  korrekte Erfassung des Anlagevermögens, die Inventarisierung. Dadurch soll geprüft werden, ob angeschaffte Wirtschaftsgüter weiterhin im Unternehmen vorhanden sind und wenn ja, wo sich diese befinden und in welchem Zustand diese sind. Die Informationen dieser Gegenstände ändern sich ständig, aufgrund von Standort- oder Besitzerwechseln, einem Defekt oder dem Hinzukommen neuer Gegenstände. Dennoch muss das Inventar stets up-to-date sein.

Die Inventarisierung der Anlagenbuchhaltung ist sehr zeitaufwendig und mit hohem personellen Aufwand verbunden. Viele Unternehmen binden zwei bis drei Personen ein, die die Inventarlisten prüfen, abhaken und im Anschluss diese Daten digitalisieren und ins Buchhaltungssystem übertragen. Diese Prozedur hört sich für dich nervtötend und vor allem sehr langweilig an? Ist sie normalerweise auch. Nicht aber mit seventhings.

Warum lohnt sich ein digitaler Inventarmanager für Start-ups?

Die Digitalisierung vereinfacht viele Prozesse, sowohl im Privatleben, als auch in der Arbeitswelt. Warum sollte daher das Inventar noch per Exceltabelle verwaltet werden? 

Tatsächlich ist die Lösung für sämtliche Probleme beim Inventarisieren sehr einfach und schnell bei der Hand:

1. Du bekommst von uns Etiketten, um Inventargegenstände eindeutig zu identifizieren.
2. Du brauchst ein Endgerät, mit denen du die Etiketten scannst - wie beispielsweise dein Smartphone mit der seventhings Inventar App.
3. Du brauchst einen Ort, an dem du alle Informationen zu den Inventargegenständen speichern kannst - den cloudbasierten seventhings Inventarmanager.
4. Anschließend scannst du die Gegenstände  - fertig!

Unübersichtliche Listen und langes Suchen nach Gegenständen gehören mit seventhings damit der Vergangenheit an.

Wie Tim von air up seventhings nutzt, erfährst du in unserer Success Story.

Wie dein Startup mit digitaler Inventur richtig Fahrt aufnimmst

Von Anfang an loslegen: Mit der seventhings Plattform siehst du dann ganz schnell & einfach, welche Gegenstände bereits erfasst und in Ordnung sind, welche noch erfasst werden müssen, wo es Abweichungen gibt und was noch fehlt. 

Der frühzeitige Beginn der digitalen Inventarisierung lohnt sich insbesondere für Start-ups und Scale-ups. So können von Beginn an sämtliche Inventarisierungs-Sünden umgangen werden.

Direkte Schnittstellen: Ein guter Inventarmanager macht es dank direkter Schnittstellen möglich, dass Informationen aus bestehenden Datenbanken importiert und exportiert werden können. Auf diese Weise braucht es für den Inventarisierungs-Prozess nur noch eine Person. Mobile Endgeräte wie Smartphones erfassen die Etiketten durch scannen über die Kamera. Alle aufgezeichneten Daten werden direkt in der seventhings-App abgespeichert und automatisch in die Inventarmanagement-Software übertragen und synchronisiert. Mit dem Einscannen des Inventars wird außerdem automatisch das Inventurdatum erfasst, wodurch Datenmanipulation ausgeschlossen ist.

RFID-Etiketten:  Noch schneller und effizienter verläuft das Verfahren, wenn RFID Etiketten benutzt werden. Das manuelle Einscannen fällt dadurch weg. Stattdessen muss der Reader lediglich an dem Inventar langgeführt werden und alle Etiketten werden automatisch gescannt.

Denk auf der Suche nach neuen Lösungen für dein Start-up immer daran:

„Du musst nicht großartig sein, um zu starten. Aber du musst starten, um großartig zu sein.”

- Les Brown