Das Jahresende rückt näher und für Unternehmen steht damit auch der Jahresabschluss vor der Tür. Doch was ist der Jahresabschluss eigentlich, wer muss ihn erstellen und welche Fristen müssen beachtet werden?
In diesem Artikel erklären wir dir alles rund um den jährlichen Abschluss deiner Buchführung. In den folgenden Abschnitten beschäftigen wir uns mit den häufigsten Fragen, damit du den Jahresabschluss 2023 erfolgreich meisterst.
Springe per Klick direkt zu den Abschnitten im Blogartikel:
» Was ist der Jahresabschluss und wer muss ihn erstellen?
» Welche Fristen gibt es für den Jahresabschluss?
» Wer muss einen Jahresabschluss veröffentlichen?
» Die wichtigsten Bestandteile des Jahresabschlusses
» Digitale Hilfsmittel für den Jahresabschluss: Software für das Anlagevermögen und die Inventur
» Checkliste für den Jahresabschluss 2023
Was ist der Jahresabschluss und wer muss ihn erstellen?
Der Jahresabschluss ist ein essenzieller Bericht des Unternehmens. Er schließt das Geschäftsjahr ab und spiegelt die wirtschaftliche Situation des Unternehmens wider. Im Jahresabschluss wird die Buchhaltung des Geschäftsjahres abgeschlossen und damit ein Blick auf die „Gesundheit“ des Unternehmens geworfen.
Alle Unternehmen, die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, müssen so einen Jahresabschluss erstellen. Nach der Erstellung musst du diesen bei deinem Finanzamt einreichen. In der Regel bezieht sich der Jahresabschluss dabei auf den Zeitraum vom 1. Januar bis zum 31. Dezember. Er besteht aus verschiedenen Bestandteilen, die wir dir in den nächsten Abschnitten genauer erklären werden.
Nach § 1 HGB sind alle Unternehmen und Kaufleute dazu verpflichtet, einen Jahresabschluss (gem. §242 HGB) zu erstellen. Darunter zählen:
- Personengesellschaften (GbR, OHG, KG)
- Kapitalgesellschaften (AG, GmbH, UG)
- Einzelkaufleute (Beachte: Einzelkaufleute deren Jahresumsatz an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen unter 600.000€ und deren Jahresgewinn unter 60.000 € liegt, sind davon laut § 241a HGB ausgeschlossen)
Welche Fristen gibt es für den Jahresabschluss?
Das HGB schreibt für Unternehmen genaue Fristen bezüglich des Jahresabschlusses vor. Diese sind abhängig von der Rechtsform und der Unternehmensgröße:
- Kapitalgesellschaften und gleichgestellte Personengesellschaften: 3 und 6 Monate (31. März bzw. 30. Juni)
- für Einzelunternehmen und Personengesellschaften gilt keine Höchstfrist
Beim Finanzamt muss der Jahresabschluss bis zum 31. Juli vorliegen. Auf Anfrage kann diese Frist jedoch verlängert werden, sodass eine Abgabe auch bis Februar möglich ist.
Aber beachte: Je länger du wartest, desto schwieriger wird die Erstellung des Jahresabschlusses. Ein frühzeitiger Start ermöglicht dir die Abgabe bereits im ersten Quartal und entlastet dich für das neue Geschäftsjahr.
Wer muss einen Jahresabschluss veröffentlichen?
Für einen Teil der Unternehmen gilt die Publizitätsspflicht des Jahresabschlusses im Bundesanzeiger. Die Grundlagen für die offenlegungspflicht sind in den Paragraphen 325-329 HGB geregelt.
Über den Bundesanzeiger erhalten externe Stakeholder (z. B. Kunden, Lieferanten, Investoren, Banken) detaillierte Einblicke über die wirtschaftliche Situation und das Geschäftsergebnis.Es ist daher entscheidend, die Buchhaltung für Mitarbeiter so einfach wie möglich zu gestalten, um einen überzeugenden Jahresabschluss zu erstellen.
Für alle Unternehmen gilt dabei die Veröffentlichung im Bundesanzeiger unverzüglich nach Vorlage an die Gesellschafter, spätestens aber nach 12 Monaten nach dem Bilanzstichtag (31.12.).
Die wichtigsten Bestandteile des Jahresabschlusses
Der Jahresabschluss umfasst verschiedene Bestandteile, die ein umfassendes Bild der wirtschaftlichen Situation des Unternehmens ermöglichen. Zu den wichtigsten Bestandteilen gehören:
- Die Bilanz:
Diese zeigt den finanziellen Status des Unternehmens zu einem bestimmten Stichtag. Sie gliedert sich in Aktiva (Vermögenswerte) und Passiva (Verbindlichkeiten). Aktiva umfassen alles, was das Unternehmen besitzt, wie Gebäude, Maschinen, Forderungen und Vorräte. Passiva hingegen beinhalten Schulden, Leasingverpflichtungen und Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten.
In der Bilanz werden die Werte dieser Vermögenswerte und Verbindlichkeiten zum Bilanzstichtag aufgeführt. - Die Gewinn- und Verlustrechnung:
Hier werden Einnahmen und Ausgaben gegenübergestellt, um die wirtschaftliche Leistung des Unternehmens darzustellen. Sie zeigt, ob am Ende des Geschäftsjahres ein Gewinn oder Verlust steht.
Je nach Rechtsform und Unternehmensgröße können weitere Bestandteile sein:
- Der Lagebericht:
Hier werden Entwicklungen und Risiken im Unternehmen beschrieben.
Er gibt Einblick in die wichtigsten strategischen Ziele des Unternehmens und die Maßnahmen zur Zielerreichung. Das gibt den Lesern ein Verständnis dafür, wie das Unternehmen in Zukunft wachsen wird. Der Lagebericht kann also als Art „Fahrplan“ des Unternehmens gesehen werden. - Ein Anhang:
Hier werden weitere Informationen wie die Unternehmensstruktur, die Bewertung von Vermögensgegenständen, Verbindlichkeiten und weitere Analysen detailliert erläutert.
Digitale Hilfsmittel für deinen Jahresabschluss: Software für das Anlagevermögen und die Inventur
Wer sich nicht gut mit der doppelten Buchführung auskennt oder einfach keine Zeit dafür hat, kann diese Aufgabe an Experten auslagern. Steuerberater und Bilanzbuchhalter übernehmen die Buchführung sowie die Erstellung des Jahresabschlusses für Unternehmen unterschiedlichster Größen.
Allerdings können diese Dienstleistungen recht kostspielig sein und sind für kleine und mittlere Unternehmen oft nicht besonders attraktiv. In diesem Fall lohnt es sich, in professionelle Buchhaltungssoftware zu investieren.
Digitale Tools wie der Inventar Manager von seventhings erleichtern die Erstellung des Jahresabschlusses. Mithilfe des Dashboards, der Inventarliste und einer übersichtlichen Standortübersicht erhältst du alle Informationen, die du zum Anlagevermögen brauchst. Damit ist die Verwaltung von Inventargegenständen einfach, zeitsparend und fehlerfrei.
Digitale Inventarverwaltung in 7 Sekunden gezeigt:
Die seventhings App zur Inventarverwaltung im Einsatz
Checkliste für den Jahresabschluss 2023 – So erstellst du den Abschluss deiner Buchführung
Schritt 1: Jahresabschluss planen
Damit der Jahresabschluss reibungslos abläuft, solltest du einen klaren Zeitplan erstellen. Nimm dir dafür die einzelnen Schritte aus der Checkliste sowie die ganannten Fristen und plane sie in deinen Kalender ein.
Schritt 2: Sammeln von Dokumenten
Die Vorbereitung des Jahresabschlusses erfordert, dass alle notwendigen Unterlagen zusammengestellt werden. Dazu gehören Verträge, Kontoauszüge, Belege, Rechnungen und Gehaltsabrechnungen.
Schritt 3: Abschreibung von Vermögenswerten
Überprüfe und aktualisiere die Abschreibungen für das Anlagevermögen.
Schritt 4: Rückstellungen und Verbindlichkeiten prüfen
Überprüfe bestehende Rückstellungen und Verbindlichkeiten auf ihre Angemessenheit.
Schritt 5: Durchführen der Inventur
Führe eine Inventur durch, um den aktuellen Stand deiner Anlagenbuchhaltung abzubilden. Erfahre hier, wie du mit seventhings die permanente Inventur in deinem Unternehmen umsetzt.
Schritt 6: Überprüfe die Konten und stimme sie ab
Stelle sicher, dass alle Konten korrekt und fehlerfrei sind.
Schritt 7: Erstelle den Jahresabschluss
Führe die abschließenden Arbeiten durch, um den Jahresabschluss für das Geschäftsjahr 2023 zu erstellen. Dies umfasst die Zusammenfassung der gesammelten Informationen, die Erstellung der Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung sowie die Dokumentation aller notwendigen Unterlagen für die Steuerbehörden und die Geschäftsleitung.
Digitale Tools, wie eine Inventarisierungssoftware mit Scanner und App, erleichtern die jährliche Inventur.
Ein kluger Schritt für das kommende Jahr: Automatisierung von Unternehmensprozessen
Sicherlich gibt es schönere Aufgaben, als den Jahresabschluss zu erstellen.
Gerade wenn Daten lückenhaft und unvollständig sind, ist die Erstellung der Berichte oft mühselig und nervenaufreibend.
Damit du in Zukunft den Jahresabschluss in kürzester Zeit von deiner To-Do-Liste streichen kannst, sind digitale Tools ein wahrer Gamechanger.
Mit dem Inventar Manager von seventhings erhälst du den Überblick über alle Inventare in deinem Unternehmen.
Deren Status kannst du auf dem Dashboard jederzeit einsehen und bearbeiten. Darüber hinaus nutzt du die Inventarliste und die Standortübersicht, um genau festzuhalten, welche Inventare du besitzt und wo diese sich befinden.
Für den Jahresabschluss überprüfst du deine Anlagenbuchhaltung nur noch im Inventar Manager und exportierst über unsere Integrationen zu zahlreichen ERP-Systemen dann alle benötigten Informationen in dein Buchhaltungssystem, wie z.B. DATEV, SAP oder Oracle.
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