Online-Unterricht wird in den nächsten Monaten unabdingbar sein. Um die Herausforderungen, die das mit sich bringt, gekonnt zu meistern, hat der Bund 500 Millionen Euro für Corona-Hilfe II: Sofortprogramm Endgeräte bereitgestellt. Was ist das Sofortprogramm? Was bedeutet das für Schulen? Und wie kann ein digitales Inventar die Verwaltung der bereitgestellten Mittel enorm erleichtern? Eine benutzerfreundliche Inventarisierungssoftware kann dabei helfen, die Effizienz und Zuverlässigkeit bei der Verwaltung von IT-Ausstattung und anderen Ressourcen zu steigern. Alles, was du dazu wissen musst, erfährst du in diesem Blogbeitrag.
Diese Themen werden wir näher betrachten:
...Das Sofortprogramm IT-Equipment...
...Unnötige Arbeit vermeiden: Direkt alles mit einer digitalen Inventarverwaltung festhalten...
...Wie sieht ein optimaler Inventarisierungsprozess aus?...
Die Gewährleistung guter Bildung im Homelearning ist bisher eine der größten Herausforderungen der Corona-Pandemie gewesen. Die letzten Monate haben große Lücken im Bereich der digitalen Bildung aufgezeigt, vor allem weil nicht alle Schülerinnen und Schüler gleichen Zugriff darauf haben. Um dieses Problem zu bewältigen, hat der Bund im Juli eine Zusatzvereinbarung zum DigitalPakt Schule verabschiedet. Ab sofort stehen bis Ende des Jahres weitere 500 Millionen Euro zur Verfügung, um den digitalen Unterricht auszubauen.
Dazu gehört, Schülerinnen und Schüler mit den notwendigen mobilen Endgeräten auszustatten, wenn diese nicht von den Eltern gestellt werden können. Dazu zählen auch IT-Equipment, das für die digitale Bildung unerlässlich ist.
Außerdem sollen die Schulen auch bei der Erstellung von Online-Lerninhalten unterstützt werden. Dazu zählen benötigte Hard- und Software wie Aufzeichnungstechnik oder interaktive Lernsoftware. Auch Schulungen im Umgang mit den Tools für die Online-Lehre werden für Lehrkräfte übernommen, wenn Bedarf besteht. Schulen müssen, ähnlich wie Unternehmen, ihre Ressourcen effektiv verwalten.
Mit einem ausgearbeiteten Konzept für digitale Lehre können Schulen alles beantragen, was sie für den Online-Unterricht brauchen. Die zuständigen Länder entscheiden dann jeweils, nach welchem Verfahren die beantragten Geräte für die Schulen angeschafft werden. Sobald die Geräte an den Schulen angekommen sind, werden diese von den Schulen weiter verteilt.
Zentrale Kriterien für die Vergabe oder formale Bedürftigkeitsprüfungen gibt es hier nicht; die Schulen können ganz nach ihrem eigenen Ermessen Geräte verteilen. Allerdings prüft der Bund regelmäßig, wie die Fördermittel eingesetzt werden. Um sicherzustellen, dass die Fördermittel zweckgemäß genutzt werden, müssen Schulen jedes halbe Jahr einen detaillierten Nachweis der Verwendung abgeben. Es ist wichtig, ein Inventarverzeichnis zu führen, um den Überblick über die erhaltenen und verteilten Geräte zu behalten.
Halbjährlich eine Inventarisierung von Objekten zu machen, die sich alle an verschiedenen Standorten befinden, ist keine kleine Sache sondern eine Menge Aufwand. Herkömmlicherweise müssten alle relevanten Daten zu den Geräten unter dem Vier-Augen-Prinzip in eine Exceltabelle eingetragen werden. Das hieße, mindestens zwei Menschen müssten jeden Laptop, jedes Tablet, jeden Beamer und jedes Mikrofon, das beantragt und verteilt wurde, zwei Mal im Jahr aufsuchen und vermerken. Ganz schön viel Arbeit.
Aber auch dieses Problem lässt sich mit einem Digitalisierungsprozess leichter bewältigen – und zwar mit einer digitalen Inventarsoftware. Hier wird jedes mobile Endgerät, das bei der Schule ankommt, sofort mit einem Barcode-Etikett versehen, wodurch alle relevanten Daten des Gerätes abrufbar sind: Wer das Gerät besitzt, wo das Gerät ist oder in welchem Zustand sich das Gerät befindet. Nach der Verteilung der Geräte können diese Barcode Etiketten kinderleicht mithilfe einer kostenlosen App jederzeit und von überall eingescannt werden und hinzugekommene relevante Daten, wie Beschädigungen oder ein Besitzerwechsel, ergänzt werden. Die Inventarverwaltungssoftware kann ebenfalls mit den Fördermitteln vom Bund beantragt werden.
Die Inventarerfassung ermöglicht es, Inventar effizient zu erfassen und zu verwalten, indem sie die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen wie Controlling, Buchhaltung und Facility Management unterstützt. Die Inventargüter wie Laptops, Tablets, Beamer und Mikrofone können durch die Software effizient und zuverlässig verwaltet werden.
Um den Überblick über die weit verteilte Inventur zu behalten, arbeiten einige Schulen wie die Eckert Schulen bereits mit seventhings zusammen. Ein Inventarmanager spielt eine entscheidende Rolle bei der Verwaltung und Organisation der Inventargüter.
Seventhings stellt für einen reibungslosen Ablauf der Digitalisierung der Inventarverwaltung alles Notwendige bereit, unter anderem eine Software, die auf die individuellen Bedürfnisse der Schule und des Unternehmens angepasst ist, Etikettiergeräte und die App, mit der sich die Inventur verwalten lässt. Durch die Vereinfachung des Inventarisierungsverfahrens, sparen sowohl Lehr- und Verwaltungskräfte als auch Eltern viel Zeit. seventhings hilft Schulen, einen umfassenden Überblick über ihr Inventar zu behalten. Und wenn wir jetzt anfangen, das digitale Bildungssystem auszubauen, warum machen wir es dann nicht gleich so effizient wie möglich?
Ein erfolgreicher Inventarisierungsprozess beginnt mit einer gründlichen Vorbereitung. Hierbei ist es wichtig, dass alle relevanten Geräte und Ressourcen erfasst werden. Das bedeutet, dass jedes Gerät, das angeschafft wird, sofort mit einem eindeutigen Barcode versehen wird.
Bei der eigentlichen Inventarisierung werden die Geräte mithilfe einer App oder eines Scanners erfasst. Dies ermöglicht eine schnelle und fehlerfreie Aufnahme der Daten. Die App von seventhings bietet hierbei eine benutzerfreundliche Oberfläche, die es den Nutzern ermöglicht, alle notwendigen Informationen zu erfassen.
Nach der Erfassung der Daten können diese in der Software von seventhings ausgewertet und verwaltet werden. Dies umfasst die Überprüfung der Daten auf Vollständigkeit und Korrektheit sowie die Erstellung von Berichten für die halbjährliche Nachweispflicht gegenüber dem Bund.
Die digitale Inventarverwaltung bietet zahlreiche Vorteile. Dazu gehören die Reduzierung von Fehlern, die Zeitersparnis durch automatisierte Prozesse und die Möglichkeit, jederzeit auf aktuelle Daten zuzugreifen. Dies ermöglicht eine effiziente Verwaltung der Ressourcen und unterstützt die Schulen dabei, die Fördermittel zielgerichtet und transparent einzusetzen.
Hier geht es zu unserem Blogartikel über die wichtigsten Prozesse und Infos der Anlageninventur.