Oktober – der Monat, in dem man wieder die Jacken aus dem Kleiderschrank holt, das Auto nicht unter Kastanienbäume stellen sollte und es sich Zuhause so richtig gemütlich machen kann. Für viele Office Manager:innen und Buchhalter:innen bedeutet der Herbstanfang, dass die Vorbereitungen für die Inventur beginnen, was oft eher mit wenig Gemütlichkeit verbunden ist. Grund dafür: Das gesamte Anlagevermögen muss beziffert und geprüft werden. Mit einer guten Inventar Software kannst du durch ein intuitives Dashboard, die Integration mit Drittsystemen und die Dokumentation relevanter Informationen effizientere Prozesse und eine bessere Übersichtlichkeit für dein Unternehmen gewährleisten.
Warum du jetzt damit beginnen solltest, dein Inventar digital zu verwalten, erfährst du in diesem Blog-Artikel. Außerdem beantworten wir dir die Fragen…
… Wie du den Jahresend-Stress vermeidest…
… wie du dich optimal vorbereitest…
… was nächstes Jahr auf dich zu kommt…
… was du bei der Digitalisierung deiner Prozesse beachten musst…
… und wie viel Potenzial in der maschinellen Datenverarbeitung steckt…
Starte jetzt mit der digitalen Inventarverwaltung per App und Software.
Definition von IT-Inventarisierung
Die IT-Inventarisierung ist ein systematischer Prozess, bei dem alle Hardware- und Software-Komponenten eines Unternehmens erfasst, dokumentiert und verwaltet werden. Dazu gehören wichtige Informationen wie Seriennummern, Modellnummern, Betriebssysteme, Speicherplatz, Prozessoren und installierte Programme. Diese umfassende Erfassung ist ein wesentlicher Bestandteil des IT-Asset-Managements und bietet eine umfassende Ansicht über die gesamte IT-Infrastruktur eines Unternehmens. Mit einer präzisen IT-Inventarisierung kannst du sicherstellen, dass alle Bestandteile deines IT-Inventars jederzeit nachvollziehbar und gut organisiert sind.
Bedeutung von IT-Inventarisierung für Unternehmen
Für Unternehmen ist die IT-Inventarisierung von unschätzbarem Wert. Sie ermöglicht eine effiziente Verwaltung und Überwachung der gesamten IT-Infrastruktur. Durch die detaillierte Erfassung von Informationen über alle Hardware- und Software-Komponenten kannst du schnell feststellen, ob es zu Verlusten oder Diebstählen gekommen ist, und somit die Sicherheit deiner IT-Infrastruktur erhöhen. Darüber hinaus hilft die IT-Inventarisierung, die Kosten für Wartung und Support zu senken, da du jederzeit einen genauen Überblick über den Zustand und die Nutzung deiner IT-Ressourcen hast. So kannst du proaktiv handeln und unnötige Ausgaben vermeiden.
Jahresend-Stress mit guter Vorbereitung vermeiden
Du willst guten Gewissens in die Weihnachtsferien starten? Das hast du dir auf jeden Fall verdient. Damit du die Feiertage ganz entspannt genießen kannst, ist Weitsicht entscheidend. Denn wer gut auf das letzte Quartal vorbereitet ist, spart sich jede Menge Stress. Was kannst du jetzt tun? Zunächst einmal müssen alle Inventargegenstände gelabelt (etikettiert) werden. Gleichzeitig kannst du deine bestehenden Inventarlisten mithilfe unserer Schnittstellen im Handumdrehen importieren und direkt im seventhings Inventarmanager verwenden. Hier unterstützen dich unsere Mitarbeiter:innen aus dem Customer Success Team. Unsere Inventar Software bietet dir dabei eine umfassende Unterstützung, indem sie alle relevanten Informationen zentral dokumentiert und dir ein intuitives Dashboard zur Verfügung stellt.
Im Blog-Artikel “Vorbereitung für die Inventur - so geht’s effizient” haben wir eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für dich, damit du perfekt vorbereitet bist.
Neue Umgebung: jetzt in Unternehmensprozesse reinfuchsen, um dann effizient durchzukommen
Eine neue Inventarisierungssoftware bedeutet immer, dass man sich an eine neue Umgebung gewöhnen muss. Natürlich erfordert das etwas Übung. Einige Nutzer finden sich schneller zurecht, während andere vielleicht etwas mehr Zeit benötigen. Wichtig ist, dass du dich in Ruhe auf die neue Umgebung einlassen kannst. Nimm dir die Zeit, die du brauchst, um alle Schritte des Inventarisierungsprozesses durchzugehen und mache dich mit unserer Software und der dazugehörigen Support- und Knowledge Base vertraut. Unsere Inventar Software bietet dir ein intuitives Dashboard und die Möglichkeit, alle relevanten Informationen zentral zu dokumentieren, was die Effizienz deiner Prozesse erheblich steigert. Dort findest du alle Informationen, die du für die IT-Inventarisierung und den Umgang mit Assets, Büromöbeln und IT-Equipment wissen musst.
Solltest du dennoch an einer Stelle nicht weiterkommen, steht dir unser Customer Success Team jederzeit zur Verfügung. Sie sind deine Ansprechpartner für alle Fragen rund um die Erfassung und Verwaltung von Vermögenswerten und die Organisation deines IT-Inventars. Wenn du dich jetzt schon mit unserer Inventarsoftware und der Smartphone-App vertraut machst, bist du bestens auf den Einsatz im Betrieb vorbereitet.
Unsere Inventarsoftware erleichtert dir die Bestandsaufnahme, Pflege und Dokumentation deines Anlagevermögens. Egal, ob du Informationen über Vermögensgegenstände, IT-Inventar oder Büromöbel suchst – du erhältst einen umfassenden Überblick über alle Bestände und Standorte. Die Software ist der ideale Begleiter für die Erfassung und Verwaltung deiner Inventarliste und unterstützt dich dabei, alle Prozesse effizient zu gestalten.
Mit unserer Software kannst du auch RFID-Tags und Etiketten verwenden, um deine Gegenstände eindeutig zu kennzeichnen und im Netzwerk zu pflegen. So behältst du stets den Überblick über deine Assets und Vermögenswerte, was die Produktivität und den Betrieb deines Unternehmens optimiert.
Die Nutzung einer Inventarisierungssoftware bringt zahlreiche Vorteile mit sich, wie eine bessere Organisation und Dokumentation. Zudem bietet sie dir die Grundlage für effiziente Änderungen und Anpassungen an deinem Inventarsystem. Mit der richtigen Unterstützung wird die Einführung der Software zu einem erfolgreichen Unterfangen, bei dem du alle Schritte optimal durchlaufen kannst.
Nächstes Jahr ESG & Taxonomie – 2023 das Jahr der ESG-Transparenz
Du hast es sicher gehört. Die EU-Kommission hat einige Gesetzesänderungen beschlossen, um Unternehmen zu mehr Nachhaltigkeit zu bewegen. Davon sind bis auf kleinere Unternehmen alle betroffen. Für das nächste Jahr bedeutet das: mehr Transparenz in Sachen Nachhaltigkeit.
Die neuen ESG-Richtlinien 2023 und 2024 setzen verstärkt auf Transparenz und Nachverfolgbarkeit von Unternehmenswerten, wobei die Inventarisierung von Vermögenswerten, insbesondere IT-Inventar und Hardware, eine zentrale Rolle spielt. Unternehmen sind verpflichtet, genaue Dokumentationen und Bestandsaufnahmen ihrer Assets zu führen, um nachhaltige Prozesse und Ressourcennutzung nachzuweisen. Dabei wird der Einsatz von Inventarsoftware empfohlen, um eine lückenlose Erfassung und Verwaltung von Geräten, Maschinen und Büromöbeln zu gewährleisten. Mit einer guten Inventar Software kannst du sicherstellen, dass alle relevanten Daten zentral gespeichert und regelmäßig aktualisiert werden, was die Transparenz und Nachverfolgbarkeit deiner Unternehmenswerte erhöht. Die IT-Inventarisierung muss zudem sicherstellen, dass alle relevanten Daten, wie Inventarnummern und Unterlagen, in einem zentralen Netzwerk gespeichert und regelmäßig aktualisiert werden.
Diese Richtlinien unterstützen Unternehmen dabei, ihre ESG-Ziele zu erreichen und gleichzeitig ihre Betriebsprozesse effizienter zu gestalten. Wie du das am einfachsten schaffst? Auf Basis gut strukturierter Daten.
Alle Infos zu den Gesetzesänderungen der EU-Kommission findest du in den Blogartikeln zur EU-Taxonomie-Verordnung und EU-Nachhaltigkeits-Bericht.
Mit dem seventhings Inventarmanager hast du einen schnellen Überblick über dein gesamtes Inventar. Und sollte der einfache Überblick nicht reichen, kannst du dir dank vielseitiger Filterfunktionen dein Dashboard zusammenbauen – genau so, wie du es brauchst. Darauf basierend kannst du Nachhaltigkeitsprojekte starten, die die Lebenszyklen von Inventargegenständen verlängern, unnötige Entsorgungen vermeiden und deine Einkaufsentscheidungen auf Basis von Daten verbessern.
Einschränkungen von manuellen Inventarisierungsprozessen
Manuelle Inventarisierungsprozesse sind oft mit erheblichen Nachteilen verbunden. Sie sind zeitaufwendig und fehleranfällig, da sie viel manuelle Arbeit erfordern und leicht zu Fehlern bei der Erfassung von Informationen führen können. Zudem können manuelle Prozesse nicht in Echtzeit durchgeführt werden, was bedeutet, dass die erfassten Daten möglicherweise nicht aktuell sind. Mit der Nutzung von Inventarisierungssoftware kannst du diese Einschränkungen überwinden. Die Software ermöglicht eine automatisierte und präzise Erfassung aller relevanten Daten, was die Effizienz und Genauigkeit deiner Inventarisierung erheblich steigert.
Risiken von unvollständigen oder ungenauen Inventardaten
Unvollständige oder ungenaue Inventardaten können schwerwiegende Folgen für dein Unternehmen haben. Sie erhöhen das Sicherheitsrisiko, da fehlende oder falsche Informationen die Nachverfolgbarkeit und Kontrolle über deine IT-Infrastruktur erschweren. Zudem können sie zu höheren Kosten für Wartung und Support führen, da Probleme nicht rechtzeitig erkannt und behoben werden können. Eine ungenaue Inventarisierung kann auch die Effizienz bei der Verwaltung deiner IT-Ressourcen beeinträchtigen und zu rechtlichen Problemen führen, wenn du nicht in der Lage bist, deine IT-Infrastruktur ordnungsgemäß zu dokumentieren. Eine präzise und vollständige Inventarisierung ist daher unerlässlich.
Digitalisierung von Unternehmensprozessen: je früher, desto besser
Blicken wir in die Zukunft: Wie wird dein Unternehmen in 5 oder 10 Jahren aufgestellt sein? Wirst du bei der Inventur immer noch ausgedruckte Excel-Tabellen händisch abhaken? Wohl kaum. Viele Prozesse im Unternehmen werden sich ändern. Die Wahrheit ist: Alles wird digitalisiert und vernetzt. Daher ist es entscheidend, den Digitalisierungsprozess in deinem Unternehmen so schnell wie möglich voranzutreiben. Wie können deine Geschäftsprozesse in das digitale Zeitalter überführt werden? Die Inventar Software von seventhings bietet dir die optimale Lösung, um alle Daten zu jedem Inventargegenstand zentral zu verwalten und zu pflegen. Wo lassen sich Abläufe optimieren, und welche Tools müssen dafür ineinandergreifen? Wie wird das Netzwerk gestaltet, damit alle Daten an einem Ort zusammenlaufen, sicher gespeichert und geschützt?
Die Inventarisierungssoftware von seventhings bietet hier die optimale Lösung. Sie ist für dein IT-Inventar der “Single Point of Truth” – alle Daten zu jedem Inventargegenstand lassen sich hier zentral verwalten und pflegen. Egal, ob es sich um Hardware, Software, Büromöbel oder andere Vermögensgegenstände handelt: Kauf- und Reparaturbelege, Wartungszyklen, Garantiebestimmungen, Seriennummern und weitere Unterlagen können sicher gespeichert werden. Die Inventarsoftware ermöglicht eine effiziente Bestandsaufnahme und bietet einen klaren Überblick über alle Bestände und das gesamte Anlagevermögen.
Mit dieser Software wird die Inventarisierung deines Unternehmens auf eine neue Ebene gehoben. Du kannst die Inventarnummern deiner Assets verwalten, alle Informationen zu Geräten und IT-Equipment zentral speichern und deine Ressourcen optimal nutzen. So wird der Inventarisierungsprozess vereinfacht und das Netzwerk deiner Daten bleibt stets aktuell. Die Dokumentation und Erfassung sämtlicher Vermögensgegenstände wird so zum Kinderspiel.
Dank der sicheren Cloud-Lösung ist die Inventarverwaltung von überall aus erreichbar und bietet eine solide Grundlage für die Verwaltung deines Inventars. Du kannst jederzeit und von jedem Ort auf die Daten zugreifen und so sicherstellen, dass dein Unternehmen immer den Überblick über alle wichtigen Informationen behält. Durch die digitale Dokumentation und Verwaltung deiner Vermögenswerte sparst du nicht nur Zeit und Kosten, sondern stellst auch die Basis für zukünftige Optimierungen deiner Prozesse sicher.Maschinelle Datenverarbeitung & Pflege über unsere App – weniger fehleranfällig
Mit unseren Schnittstellen können außerdem auch softwareübergreifend Daten gepflegt werden. Du arbeitest mit Datev und SAP? Kein Problem. Unser Inventarmanager ist dank umfangreichen Import- und Export-Funktionen und Schnittstellen darauf ausgelegt, mit fast allen anderen Tools zu kommunizieren. Das reduziert Fehlerquellen erheblich und sorgt dafür, dass überall mit den gleichen Daten gearbeitet werden kann. Aus Silodenken und Jede-Abteilung-kocht-ihr-eigenes-Süppchen wird echtes Teamwork.
Hardware- und Software-Inventarisierung
Die Hardware-Inventarisierung umfasst die detaillierte Erfassung aller physischen Komponenten deines Unternehmens, wie Computer, Server, Drucker und Netzwerkgeräte. Die Software-Inventarisierung hingegen bezieht sich auf die Erfassung aller installierten Programme, Betriebssysteme und Anwendungen. Durch die Kombination beider Inventarisierungsarten erhältst du einen umfassenden Überblick über deine gesamte IT-Infrastruktur. Dies ermöglicht es dir, sowohl die physischen als auch die digitalen Ressourcen deines Unternehmens effizient zu verwalten und sicherzustellen, dass alle Komponenten optimal genutzt werden. Eine gut organisierte Hardware- und Software-Inventarisierung ist der Schlüssel zu einer reibungslosen und effektiven IT-Verwaltung.
Maschinelle Datenverarbeitung & Pflege von IT Inventar über unsere App – weniger fehleranfällig
Mit unseren Schnittstellen können außerdem auch softwareübergreifend Daten gepflegt werden. Mit unserer Inventar Software kannst du sicherstellen, dass alle relevanten Daten zentral gespeichert und regelmäßig aktualisiert werden, was die Effizienz und Genauigkeit deiner Inventarisierung erheblich steigert. Das reduziert Fehlerquellen erheblich und sorgt dafür, dass überall mit den gleichen Daten gearbeitet werden kann. Aus Silodenken und Jede-Abteilung-kocht-ihr-eigenes-Süppchen wird echtes Teamwork.
Die Inventar-App von seventhings ermöglicht Unternehmen eine schnelle und unkomplizierte Erfassung und Verwaltung ihres Inventars direkt über mobile Geräte. Sie bietet einen Echtzeit-Überblick über alle Vermögensgegenstände, inklusive IT-Inventar, Maschinen und Büromöbel, was die Inventarisierung und Bestandsaufnahme erheblich vereinfacht. Durch die intuitive Bedienung und die Integration von Funktionen wie Barcode- und QR-Code-Scannen wird der Inventarisierungsprozess effizienter und fehlerfrei. Zusätzlich erleichtert die App die Dokumentation und Pflege von Inventarlisten, sodass alle relevanten Informationen jederzeit griffbereit sind.
Du siehst, es gibt sehr viele, gute Gründe dafür, dein Inventar jetzt digital zu verwalten. Warum nicht also sofort loslegen? Starte jetzt deinen kostenlosen, 14-tägigen Testzeitraum.
