Die Buchhaltung ist ein wichtiger, unabdingbarer Teil jedes Unternehmens. Um erfolgreich zu wirtschaften, braucht man schließlich einen guten Überblick seiner Finanzen! Manche Unternehmen haben angestellte Buchhalter:innen, andere nutzen Buchhalterservices und bei noch anderen fällt das in den Aufgabenbereich des CFOs. Buchhalter:innen haben viele Aufgabengebiete: von der Bearbeitung der Transaktionen von Kunden und Lieferanten, bis hin zur Steuerabrechnung und Anlagenbuchhaltung. In diesem Blogbeitrag werden wir uns der Anlagenbuchhaltung genauer widmen, insbesondere wie Inventarmanagement, also die Verwaltung und Verfolgung einzelner Artikel funktioniert, und folgende Fragen beantworten…
… welche gesetzlichen Regelungen gibt es dafür?
… was hat das Ganze mit einer Inventur zu tun?
… wie sieht Inventarisierung für die Anlagenbuchhaltung typischerweise aus?
… kann man den Ablauf einfacher gestalten?
Was ist Anlagenbuchhaltung?
Anlagenbuchhaltung ist ein Teilbereich der Finanzbuchhaltung, in dem alle langlebigen Vermögensgegenstände des Anlagevermögens eines Unternehmens erfasst werden.
Das Anlagevermögen eines Unternehmens teilt sich dabei in 3 Bereiche: Sachanlagen, Finanzanlagen und immaterielle Vermögensgegenstände. Diese assets umfassen das Mobiliar des Unternehmens, also alle Tische, Stühle, IT-Geräte & sonstige Büromöbel. Genauso zählen zu Sachanlagen aber auch Maschinen, Grundstücke oder Firmenwagen, die dem Unternehmen gehören. Zu Finanzanlagen zählen Anleihen, Wertpapiere und Ähnliches, wohingegen Lizenzen und Patente den immateriellen Vermögensgegenständen zugeschrieben werden.
Gegenstände die nicht erfasst werden müssen, sind beispielsweise Betriebsvorrichtungen die fest mit dem Gebäude der Firma verbunden sind, wie Klimaanlagen oder Rollos.
Zur Erfassung der Vermögensgegenstände gehört der Zu- und Abgang solcher Vermögensgegenstände, die Abschreibung in der Steuererklärung, und für Nutzgestände oft das Anschaffungsdatum und Wertveränderungen.
Der korrekte Ablauf, Schritt für Schritt:
Für einen reibungslosen Ablauf sind die Erstellung eines Zeitplans, die Festlegung der Verantwortlichkeiten sowie die Kalkulation des Personalaufwands entscheidend.
Planungsphase
Eine durchdachte Planung ist entscheidend für die Vermeidung von Problemen mit Lagerbeständen und Ersatzteilbeschaffungen. Die Planungsphase beinhaltet die detaillierte Erörterung von Zählbereichen und der aktuellen Lage des Inventars. Es ist entscheidend, eine technische Schnittstelle zwischen dem Inventarverwaltungssystem und der Software für die Bestandsaufnahme einzurichten. Vor Beginn der Inventur sollten Unternehmen über eine vollständige Übersicht aller wichtigen Assets verfügen.
Durchführungsphase
Digitale Etiketten wie QR-Codes beseitigen die Notwendigkeit, physische Etiketten zu drucken und bieten Echtzeitinformationen, die bei der Orientierung während der Bestandsaufnahme helfen. QR-Code Etiketten erleichtern die einfache Erfassung von Objekten und den Import in Inventarlisten.
Nachbereitungsphase
Die Überprüfung vergangener Inventuren ist wesentlich für die Planung zukünftiger Prozesse und hilft, Fehler sowie Ineffizienzen aufzudecken. Funktionen wie Lebenszyklusmanagement, Auswertung und Analyse von Laufzeiten sowie Reporting- und Analytics-Funktionen unterstützen die Datenanalyse im Inventarmanagement. Zur Analyse der Inventarleistung können KPIs wie Durchverkaufsrate, Fehlbestandsrate, Bruttomarge und Return on Investment hilfreich sein.
Regelmäßige Inventur und Überprüfungen des Bestands garantieren eine gezielte Kontrolle des Inventars und eine schnelle Identifikation von Bestandsveränderungen. Durch eine korrekte Inventarisierung wird die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften ermöglicht, was insbesondere in regulierten Branchen von hoher Bedeutung ist.
Erfahre hier mehr zu den wichtigsten Prozessen der Anlageninventur!
Welche gesetzlichen Regelungen gibt es dafür in Unternehmen?
Wie eine Anlagenbuchhaltung aussehen soll, ist in Deutschland im Handelsgesetzbuch §247 HGB festgehalten. Dieses schreibt vor, dass man zur Gründung des Unternehmens sowie zum Ende jeden Geschäftsjahres folgende Dinge angeben muss:
Immaterielle Vermögensgegenstände:
Dazu zählen Software, Lizenzen, gewerbliche Schutzrechte und Konzessionen, Know-how, Warenzeichen, Markennamen und Ähnliches.
Sachanlagen:
Dabei handelt es sich um Grundstücke und Gebäude, Maschinen und technische Anlagen sowie Betriebs- und Geschäftsausrüstung, wozu die Echtzeit-Verfolgung von Beständen und die Bereitstellung eines Überblicks über alle erfassten beweglichen Güter zählen.
Finanzanlagen:
Dies umfasst monetäre und immaterielle Vermögensgegenstände wie Wertpapiere, Firmenbeteiligungen, Darlehen und Anteile an anderen Unternehmen.
Die Ausnahme bilden hier Sachanlagevermögen sowie Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, wenn sie regelmäßig ersetzt werden und ihr Gesamtwert für das Unternehmen von geringer Bedeutung ist. Diese können, sofern ihr Bestand, Wert und die Zusammensetzung sich nur gering verändert, als gleichbleibende Menge und mit einem gleichbleibenden Wert werden und müssen nur alle drei Jahre in ihrer Vollständigkeit erfasst werden. Geringwertige Anlagengüter, wie Büromaterial, Kleingeräte und Miet- bzw. Leasinggüter müssen zudem nicht erfasst werden.
Erfahre hier, was einen guten Inventar-Manager ausmacht
Was hat das Ganze mit der Inventarisierung von IT-Geräten zu tun?
Sämtliche Infos oben lassen sich knackig zusammenfassen: Das Gesetz fordert für jedes Geschäftsjahr die Aufstellung des Inventars. Auch hierfür hat das Handelsgesetzbuch bestimmte Richtlinien festgelegt:
Die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung
ie Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) im Handels- und Steuerrecht sind teils gesetzlich normierte und teils gesetzlich nicht niedergelegte Regeln zur Buchführung und Bilanzierung. Das Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichtet in alle Kaufleute diese Grundsätze einzuhalten (vgl. § 243 Abs. 1 HGB). Zu den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung gehören:
Vollständigkeit und Richtigkeit der Bestandsaufnahme
Um den Anforderungen der Klarheit und Übersichtlichkeit in der Buchführung gerecht zu werden, muss folgendes gewährleistet sein: Sachgerechte Organisation, Übersichtliche Gliederung des Jahresabschlusses, Verbot, Buchungen unleserlich zu machen. Zudem muss jede Buchung einem Beleg zugrunde liegen und es müssen die Aufbewahrungsfristen eingehalten werden.
Prinzip der Unternehmensfortführung
Auch das Prinzip der Unternehmensfortführung nach § 252 Abs. 1 Nr. 2 HGB, wonach bei der Bewertung von Vermögensgegenständen und Schulden von der Fortführung des Unternehmens auszugehen ist, gehört zu den GoB. Dieser Grundsatz ist für den handelsrechtlichen Jahresabschluss zentral, da Vermögensgegenstände grundsätzlich nicht mit Liquidationswerten (Werten, die sich bei Liquidation oder Zerschlagung ergeben würden) und Schulden nicht unter Berücksichtigung derjenigen Lasten angesetzt werden dürfen, die erst im Fall der Liquidation oder Zerschlagung entstehen.
Einzelbewertungsgrundsatz
Ferner ist auch gem. § 252 Abs. 1 Nr. 3 HGB der Einzelbewertungsgrundsatz zu beachten, nach dem Vermögensgegenstände und Schulden einzeln zum Stichtag zu bewerten sind. Ausnahmen von diesem Grundsatz ergeben sich aus "begründeten Ausnahmefällen", aus dem Sinn und Zweck der Bilanzierung oder aus dem Prinzip der Wesentlichkeit.
Klarheit und Übersichtlichkeit der Bestandsaufnahme
Der Grundsatz der Richtigkeit und Vollständigkeit ergibt sich aus § 239 Abs. 2, § 246 Abs. 1 HGB. Nach diesem Grundsatz sind sämtliche buchungspflichtigen Geschäftsvorfälle im Jahresabschluss zu erfassen. Zudem sind Risiken zu berücksichtigen, die keinen Niederschlag in der Buchführung finden.
Stichtagsprinzip
Das Stichtagsprinzip ergibt sich aus § 252 Abs. 1 Nr. 5 HGB. Dabei Vermögensgegenständen und Schulden sind für den Ansatz und die Bewertung zum Jahresabschluss nach dem subjektiven Erkenntnisstand des sorgfältigen Kaufmanns vorzunehmen. bleiben Tatsachen unbegründet, die erst nach dem Bilanzstichtag eintreten, es sei denn es handelt sich um sog. wertaufhellende Umstände, die nachträglich bekanntgeworden sind. Keine wertaufhellende Tatsachen sind zB. Abschluss eines Vergleichs, Änderung eines Vertrage, rechtskräftiges Urteil.
Grundsatz der Vorsicht
Das Vorsichtsprinzip, welches sich aus § 252 Abs. 1 Nr. 4 HGB ergibt, hat zur Folge, dass das Niederstwertprinzip bzgl. der Aktivposten und das Höchstwertprinzip für die Passivseite der Bilanz gelten. Der Grundsatz der Vorsicht gehört zu den grundlegenden Prinzipien im Handels- und Steuerrecht und dient mithin den Gläubigerschutz.
Nach dem Vorsichtsprinzip sind positive Vermögensveränderungen erst bei tatsächlicher Realisation auszuweisen (sog. Realisationsprinzip gem. § 252 Abs. 1 Nr. 4 HGB) sowie Risiken und Verluste des Unternehmens bereits bei deren Vorhersehbarkeit zu berücksichtigen (sog. Imparitätsprinzip gem. § 252 Abs. 1 Nr. 4 HGB).
Das bedeutet, jedes Jahr muss das gesamte Vermögen und die Schulden des Unternehmens auf Herz und Nieren geprüft werden und alles was vorgefunden wird, muss ganz genau und nachvollziehbar dokumentiert werden. Beim Inventarmanagement spielt die Nachverfolgung von Inventargegenständen eine zentrale Rolle, insbesondere basierend auf benutzerdefinierten Feldern wie Verfallsdatum, Bestand und Seriennummer. Dieser Prozess ist wichtig, nicht nur um dem Unternehmen einen Überblick zu geben, sondern auch um bestens vorbereitet zu sein, falls ein Wirtschaftsprüfer sich das Unternehmen anschaut und den Vorgang auf Richtigkeit prüft. Das Erstellen dieser Übersicht nennt sich Inventarisierung.
Das Inventar eines Unternehmens sollte stets up-to-date gehalten werden, denn mit dem Hinzukommen neuer Gegenstände, Standort- oder Besitzerwechsel, der Verschrottung, eines Defekts oder mit dem Auslaufen einer Lizenz verändern sich Informationen und Daten zum Anlagevermögen, die mittels einer fortlaufenden Inventarisierung einfach zu handhaben sind.
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Wie sieht Inventarisierung für die Anlagenbuchhaltung typischerweise mit Inventarisierungssoftware aus?
In den meisten Unternehmen, sieht Anlagenbuchhaltung ziemlich ähnlich aus. Gegenstände, Vermögen und Lizenzen fluktuieren ständig in einem Unternehmen, und dies muss protokolliert werden, damit man bei der jährlich vorgeschriebenen Inventarbestandsaufnahme nicht plötzlich Gegenstände suchen muss, die eventuell gar nicht mehr im Unternehmen vorhanden sind.
Oft haben verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens eigene Listen, in denen Inventare aufgelistet sind. Das bedeutet, jeder Gegenstand oder jede Lizenz ist mehrfach vermerkt und bei einer Änderung dieser muss die Veränderung in jeder Liste einzeln vorgenommen werden. Die Vorgehensweise des Inventurprozesses sieht daher meist so aus:
Der Richtigkeit halber sollen Inventuren von Zweierteams durchgeführt werden, denn eine genaue und aktuelle Inventarliste unterstützt die transparente Buchführung und ist essentiell, um den Wert des Unternehmens zu bestimmen sowie Compliance-Vorschriften einzuhalten.Dabei wird das bestehende Inventar aus dem Buchhaltungssystem als Liste exportiert, ausgedruckt und für den Check-in und Check-out der Bestände verwendet. Das Zweierteam geht anschließend durch die Anlagen des Unternehmens: Eine Person zählt und sagt die Bestände an, die andere notiert diese. Ein Kontrolleur überprüft stichprobenartig, ob die Erfassung korrekt abläuft. Im besten Fall hat das Zweierteam alle Listen der einzelnen Abteilungen und aktualisiert diese gleichzeitig. Im schlimmsten Fall erstellt jede Abteilung ihr eigenes Inventar, und Listen sowie Korrekturen müssen mühsam mehrmals abgeglichen werden. Durch den Einsatz von Inventarisierungssoftware kann dieser Vergleich deutlich vereinfacht werden.
Als mobile App oder Webanwendung, ermöglichen wir dir eine schnelle Zuweisung des Inventars zu Mitarbeitern, Standorten, Räumen oder externen Dienstleistern, inklusive der damit verbundenen Verlaufsgeschichte. Unterlagen können in digitaler Form gespeichert und sicher aufbewahrt werden, was eine revisionssichere Dokumentation unterstützt. In der Inventarsoftware können verschiedene Dokumente wie Bilder, Bedienungsanleitungen, Rechnungen und Handbücher als Dateianhang für jedes Inventar hinterlegt werden. Außerdem erlaubt die Software neben der Lokalisierung des Inventars auch die Verwaltung von Garantiezeiten und Reparaturen, was die Kontrolle und Planbarkeit erhöht.
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Wie gestaltet man die Anlagenbuchhaltung mit einer Software zur Inventarverwaltung einfacher?
Technische Fortschritte erleichtern viele Bereiche des Arbeitslebens, warum sollte es bei Anlagenbuchhaltung also anders sein? Die Erstellung, das Ausdrucken und die manuelle Überarbeitung von Inventarlisten, ist ein langer und aufwendiger Prozess. Es kostet viel Zeit, Zweierteams durch das ganze Unternehmen zu jagen und die Ergebnisse dann von einem Kontrolleur überprüfen zu lassen. Von der Vorarbeit, die es zu leisten gilt, wenn hier zusätzlich jede Abteilung unterschiedliche Daten pflegt, fangen wir gar nicht erst an.
Es gibt für diesen ganzen Prozess eine deutlich einfachere Lösung: Inventar Software zur Digitalisierung des Inventars zu nutzen. Moderne Inventarsoftware optimiert den Inventurprozess durch die Automatisierung des Bestandsmanagement, was Zeit und Kosten spart.
In diesem Prozess bekommt jedes Objekt einen digitalen Zwilling via eines Etikettes, welche dann in einer Datenbank online einzusehen ist.
Hier geht es zu den 5 besten Etikettenarten für dein Inventar
Die besten digitalen Inventarmanagementsysteme können mit anderen Verwaltungssystemen direkte Schnittstellen bilden und aus bestehenden Datenbanken Informationen importieren. Die Inventarerstellung für die Anlagenbuchhaltung gestaltet sich dadurch um einiges leichter. Durch die eindeutige Codierung der Inventur durch Etiketten, braucht es nur noch eine Person für den Prozess. Wenn RFID Etiketten benutzt werden, muss das Inventar nicht mal manuell gescannt werden – der Reader muss bloß an dem Inventar langgeführt werden und alle Etiketten werden automatisch gescannt, was den Inventarisierungsprozess nochmal um einiges erleichtert.
Durch die Option der Online-Inventarverwaltung kann auf Inventarinformationen jederzeit und überall zugegriffen werden, was besonders für den mobilen Einsatz bedeutsam ist.
Mobile Endgeräte wie Smartphones erfassen die Etiketten, in dem sie über die Kamera eingescannt werden. Alle aufgezeichneten Inventare werden direkt im mobilen Endgerät abgespeichert und automatisch in die Inventarmanagement-Software übertragen und synchronisiert. Dies ersetzt das händische Übertragen und spart dadurch enorm viel Zeit und Aufwand. Bei der Verwendung von Etiketten für Inventargüter sind Informationen wie eine fortlaufende Inventarnummer, das Logo und spezifische Daten wie Raumnummer, Beschreibung, Kostenstelle, Kaufbetrag und noch viel mehr enthalten.
Kontinuierliche Verbesserung der Software
Die permanente Weiterentwicklung der Software gewährleistet, dass diese funktional bleibt und sich an neue Anforderungen anpasst, dabei werden fortlaufend aktuelle technologische Entwicklungen berücksichtigt. Die Benutzeroberfläche der Inventarsoftware ist intuitiv, um unübersichtliche Inventarlisten gerade in großen Unternehmen zu vermeiden und die Handhabung zu erleichtern. Außerdem sollte die Inventarisierungssoftware Compliance und die Verwaltung von Mitarbeiterfähigkeiten unterstützen, um effiziente und regulierungskonforme Abläufe zu gewährleisten.
Außerdem können Administratoren vorgenommene Veränderungen anhand von Log-File Daten nachvollziehen. Mit dem Einscannen des Inventars wird außerdem automatisch das Inventurdatum erfasst, wodurch Datenmanipulation ausgeschlossen ist.
Wir von seventhings bieten euch umfangreiche Nachkaufleistungen, Support und Schulungen, sowie regelmäßige Updates und tools, um die Software fortlaufend zu verbessern und euch, als Partner zu unterstützen.
Inzwischen setzten viele Unternehmen auf eine digitale Inventur für ihre Anlagenbuchhaltung, darunter auch bekannte Unternehmen wie T-Systems und JLL. Mehr dazu & spannende Success Stories weiterer Unternehmen findest du in unserem Referenzen Bereich!
Ein Zitat von Jeff Bezos (aus dem Englischen übersetzt): “Es gibt keine Alternative zur digitalen Transformation. Die Visionäre werden neue Strategien für sich entwickeln – die, die sich nicht anpassen können, werden scheitern.” Das gilt auch für die Anlagenbuchhaltung - und warum sollte man diese Transformation nicht nutzen, wenn sie einem einen so großen Mehrwert bietet?
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