“Ordnung ist das halbe Leben” ‒ den Spruch kennt so ziemlich jede:r. Auch für Unternehmen ist Ordnung insbesondere bei der Inventur enorm wichtig. Denn eine gut strukturierte, korrekte Inventur ist die Basis für effizientes Wirtschaften und eine fehlerfreie Buchführung. Aber was genau ist eine Inventur?
In diesem Blog Artikel widmen wir uns den Fragen…
… welche Arten von Inventur gibt es?
… wie erstellt man eine Inventur?
Was ist eine Inventur?
Eine Inventur ist die vollständige Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände im Unternehmen zu einem bestimmten Stichtag. Das Ergebnis dieser Bestandsaufnahme wird in der Bilanz erfasst, die den Wert des Unternehmens zum Stichtag zeigt. Ein Bestandsverzeichnis erfasst dabei alle beweglichen Anlagegüter, unabhängig von ihrem Abschreibungsstatus. Dazu gehören physische Vermögensgegenstände wie Produkte, Maschinen oder Werkzeuge sowie immaterielle Werte wie Forderungen, Patente und Lizenzen. Die Bilanz umfasst sowohl Umlauf- als auch Anlagevermögen, wobei auch Schulden erfasst werden müssen.
Das Umlaufvermögen umfasst alle Vermögensgegenstände, die kurzfristig für Geschäftsprozesse bestimmt sind, wie Rohstoffe, Betriebsmittel, unfertige Erzeugnisse und verkaufsfähige Produkte. Dies sind Gegenstände, die für die Fertigung und den Verkauf von Produkten genutzt werden.
Auch das Anlagevermögen muss erfasst und bewertet werden. Dazu zählen Vermögensgegenstände wie Maschinen, Firmenwagen, Büromöbel, Softwarelizenzen, Forderungen an Kunden und Verbindlichkeiten an Lieferanten. Die Auflistung all dieser Dinge nennt sich Inventarliste, welche während des Inventurprozesses erstellt wird. Unternehmer nutzen verschiedene Inventurverfahren wie permanente Inventur, Stichprobeninventur, Wiegen und Zählen, um den Nachweis und die Erfassung der Vermögensgegenstände sicherzustellen.
Alles zum Thema Inventur, Inventar und Inventarisierung erfährst du in unserem kostenfreien Inventar-Guide!
Wer ist zur Inventur verpflichtet?
Jeder Kaufmann ist gemäß § 240 HGB zur Aufstellung eines Inventars verpflichtet, zusätzlich zur Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung. Ausgenommen sind gemäß § 241a HGB Kaufleute, die in zwei aufeinanderfolgenden Jahren einen Umsatz von unter 600.000 € und einen Jahresüberschuss von unter 60.000 € erzielen, sowie neu gegründete Unternehmen, die diese Kriterien bereits im ersten Jahr erfüllen.
Grundsätze der Inventur
Um eine Inventur rechtmäßig und erfolgreich durchzuführen, gibt es Grundsätze, an denen du dich orientieren kannst und die wir dir hier einfach erklären. Eine wesentliche Voraussetzung ist, dass bestimmte grundlegende Anforderungen erfüllt sein müssen. Diese sind:
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Grundsatz der Vollständigkeit: Die Vermögenswerte deines Unternehmens müssen fehlerfrei und lückenlos erfasst und dokumentiert werden. In formeller oder materieller Hinsicht ist es wichtig, dass keine Inventurfehler auftreten.
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Keine Doppelzählungen: Jeder Gegenstand muss einzeln und eindeutig erfasst werden.
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Nachprüfbarkeit der angegebenen Daten: Das Ergebnis deiner Inventur muss von einem sachverständigen Dritten nachvollzogen werden können. Das betrifft beispielsweise Mengen- oder Gewichtsangaben. Die Daten müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden.
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Richtigkeitsgebot: Entscheide dich für eine Art der Inventur und führe diese vollständig und korrekt durch.
Da sind wir gleich beim Stichwort. Welche Arten der Inventur gibt es?
Welche Arten der Inventur gibt es?
Es gibt verschiedene Inventurarten, die man voneinander unterscheidet. Es gibt drei zulässige Methoden zur Durchführung einer Inventur. Inventuren unterliegen gesetzlichen Anforderungen und bringen praktische Herausforderungen mit sich, die bei der Bestandsaufnahme in Unternehmen berücksichtigt werden müssen. Damit kannst du alle Vermögenswerte deines Unternehmens erfassen:
Anlageninventur
Die Anlageninventur erfasst alle beweglichen Anlagegüter wie Maschinen, Betriebsautos und -fahrräder, IT-Equipment, Büromöbel und so weiter. Wenn du eine gute Übersicht über dein Inventar hast, sparst du beim folgenden Verfahren richtig viel Zeit.
In unserem Blogbeitrag erfährst du die wichtigsten Prozesse der Anlageninventur und wie du sie ins 21. Jahrhundert führst.
Buchinventur
Dieses umfasst alle nicht physischen Gegenstände und immateriellen Vermögenswerte und Schulden, wie zum Beispiel Softwarelizenzen, Kontostände, Darlehen oder Verbindlichkeiten an Lieferanten. Die Quelle diesen Wissens ist die Finanzbuchhaltung.
Körperliche Inventur
Diese körperliche Bestandsaufnahme beschreibt genau das, was man sich vorstellt. Man geht einmal durchs Betriebsgebäude und zählt alles, was sich in den Büros, auf dem Parkplatz, im Lager oder sonstigen Gebäuden befindet. Alle Gegenstände, wie zum Beispiel Waren, Büromöbel oder Maschinen, werden je nach Gegenstand gewogen, gemessen, gezählt oder geschätzt und dann in einer Inventarliste erfasst. Mit einem guten Inventarmanager sparst du hier aber ordentlich Zeit und kannst dich auf die wichtigen Sachen konzentrieren.
Zusätzlich dazu, gibt es noch verschiedene Formen der Inventurerstellung, die sich je nach Unternehmensart besser oder schlechter eignen:
Stichtaginventur
Das ist die geläufigste Form der Inventurerstellung. Hierbei wird am letzten Tag des Geschäftstages, (+/- 10 Tage) der gesamte Bestand des Unternehmens erfasst.
Verlegte Inventur
Es gibt zusätzlich die Möglichkeit, die Inventur bis zu 3 Monate vor, oder 2 Monate nach dem Bilanzstichtag zu machen. Hierbei muss dann allerdings der Bestand bis zum Bilanzstichtag entweder zurückgerechnet oder fortgeschrieben werden. Diese Inventur bietet die Möglichkeit, selber den perfekten Zeitpunkt für die Inventur auszusuchen. Allerdings sind die Fortschreibung oder Rückrechnung oft mit einem hohen Aufwand verbunden.
Permanente Inventur
Diese Inventur ist auf das gesamte Geschäftsjahr ausgedehnt. Das heißt, die Erfassung der Inventur findet nicht an einem Stichtag sondern fortlaufend statt. Dies ist nur erlaubt bei permanenter Aufzeichnung aller Zu- und Abgänge. Anders als bei der Stichtagsinventur, für die der Betrieb oft eingestellt werden muss um alles zu erfassen, kann dieser Prozess leicht ins Tagesgeschäft integriert werden. Durch die vielen Vermerke entsteht aber ein sehr hoher Aufwand für die Buchhaltung.
Stichprobeninventur
Für diese Art der Inventurerfassung wird eine repräsentative Stichprobe des Gesamtbestandes erfasst. Anhand von mathematischen Verfahren wird daraus dann der gesamte Bestand ermittelt. Diese Methode spart zwar viel Zeit, bringt aber auch das Risiko der Ungenauigkeit mit sich.
Wie inventarisiert man seine Vermögensgegenstände?
Die Durchführung einer Inventur läuft in vielen Unternehmen ähnlich ab: Der Betrieb wird für die Zeit der Bestandsaufnahme eingestellt, zwei Mitarbeiter*innen gehen durch das gesamte Unternehmen, suchen alle Vermögensgegenstände physisch auf und vermerken diese dann in einer Inventarliste. Unternehmer, die eine Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) machen, sind nicht dazu verpflichtet, eine Inventur durchzuführen. Diese Inventarliste umfasst alle wichtigen Eigenschaften der Gegenstände, wie Standort, Garantie, aktueller Wert und so weiter.
Die Liste muss dann auch noch von einem/r Kontrolleurin, beziehungsweise dem/der Inventarleiterin, stichprobenartig überprüft werden. Außerdem müssen die erfassten Vermögensgegenstände dann in sämtlichen Listen händisch aktualisiert werden. Dieses Vorgehen behindert nicht nur den täglichen Betrieb, es kostet auch enorm viel Aufwand und Zeit.
Ein digitales Tool ist die Lösung
Das geht heutzutage einfacher: Mit dem Einsatz digitaler Tools kann man einerseits die Bestandsaufnahme über das ganze Jahr durchführen und in der Finanzbuchhaltung tagesaktuelle Dashboards und Reportings erstellen. Dadurch lassen sich Anlagen- und Buchinventur deutlich vereinfachen. Verschiedene Inventurverfahren wie die permanente Inventur oder Stichprobeninventur können den Prozess ebenfalls optimieren. Im Einzelhandel ist es besonders wichtig, den Inventurbestand regelmäßig zu aktualisieren, um genaue Bestände und Werte zu haben. Die digitalen Tools ermöglichen es, sowohl Vermögensgegenstände als auch Schulden effizient zu erfassen und zu verwalten, was letztlich zu einem präziseren und weniger zeitaufwändigen Inventurprozess führt.
Die Vorbereitung der Inventur erfordert organisatorische Maßnahmen wie die Benennung eines Inventurleiters, die Motivation der Mitarbeiter, die Festlegung von Termin und Dauer sowie die Zuweisung von Lagerorten und Aufnahmebereichen. Externe Begleitpersonen können ebenfalls benannt werden. Bestände sollten vorher geordnet, gekennzeichnet und sortiert werden. Bestände von Fremdfirmen und zur Reparatur vorgehaltene Gegenstände sind gesondert zu führen.
Bei der Durchführung sind den Mitarbeitern klare Anweisungen zu geben, die die Zuständigkeit für Lagerorte und die korrekte Erfassung der Bestände umfassen. Bestände sind in örtlicher Reihenfolge aufzunehmen, zu kennzeichnen und Materialbewegungen während der Aufnahme zu vermeiden. Die Kennzeichnung nicht gängiger und unvollständiger Bestände sowie die getrennte Erfassung von Fremdmaterial sind ebenfalls wichtig.
Die Inventarlisten sollten fortlaufend nummeriert und die Gesamtzahl der ausgegebenen und nicht verwendeten Listen dokumentiert werden. Beim Inventurabschluss erfolgt ein Rundgang zur Prüfung der erfassten Vorräte und die Rückgabe aller Inventurlisten wird geprüft. Abweichungen zwischen den ermittelten Beständen und den Lagerbeständen sind zu überprüfen.
Die erfassten Bestände werden in ein Inventar übernommen, getrennt nach Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen sowie unfertigen und fertigen Erzeugnissen. Wird die Inventur nicht zum Geschäftsjahresende durchgeführt, müssen Bestandsveränderungen gesondert erfasst werden.
Bei der Verwaltung durch eine Inventar App wird jeder Gegenstand bei einer Erstinventarisierung mit einem Etikett versehen. Hier entsteht ein digitaler Zwilling, der alle Daten zu dem Gegenstand an einem Ort speichert - Die Cloud. Hier wird ständig synchronisiert und du hast in der Inventursoftware immer Zugriff auf die aktuellsten Daten zu allen Inventargegenständen.
Mit der seventhings App hast du immer Einfach Überblick über alle Inventargegenstände.
Die Inventur kann bequem und zu jederzeit aktualisiert werden, durch einfaches einscannen der Etiketten. Durch RFID Technologie kann sogar noch mehr Zeit gespart werden. Besonders gute Softwares haben Schnittstellen zu anderen Buchhaltungssystemen wie SAP oder DATEV und lassen sich auf individuelle Bedürfnisse anpassen, um den Arbeitsaufwand auf das absolute Minimum zu reduzieren.
Mit diesen Rechtsfolgen kannst du rechnen, wenn die Inventur ausbleibt oder fehlerhaft ist
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Einschränkung oder Versagung des Bestätigungsvermerks: Bei prüfungspflichtigen Unternehmen kann der Abschlussprüfer den Bestätigungsvermerk einschränken oder insgesamt versagen, wenn keine Inventur durchgeführt wird oder erhebliche Mängel aufweist.
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Strafrechtliche Konsequenzen im Insolvenzfall: Mängel oder das Fehlen einer Inventur können im Insolvenzfall zu strafrechtlichen Konsequenzen führen.
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Steuerliche Verwerfung der Buchführung: Eine mangelhafte Inventur kann dazu führen, dass die Buchführung steuerlich verworfen wird und der Gewinn stattdessen geschätzt wird.
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Risiko der Steuerhinterziehung: Ohne ordnungsgemäße Inventur droht der Vorwurf der Steuerhinterziehung.
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