"Ordnung ist das halbe Leben" ‒ den Spruch kennt so ziemlich jede:r. Auch für Unternehmen ist Ordnung insbesondere bei der Inventur enorm wichtig. Denn eine gut strukturierte, korrekte Inventur ist die Basis für effizientes Wirtschaften. Aber was genau ist eine Inventur?
In diesem Blog Artikel widmen wir uns den Fragen...
… welche Arten von Inventur gibt es?
… wie erstellt man eine Inventur?
Was ist eine Inventur?
Eine Inventur ist die vollständige Bestandsaufnahme aller Vermögenswerte im Unternehmen zu einem bestimmten Stichtag. Das Ergebnis der Inventur wird in der Bilanz erfasst, die zum Stichtag eine Aussage darüber, welchen Wert das Unternehmen hat. Das betrifft physische oder materielle Vermögenswerte wie Produkte, Maschinen oder Werkzeuge, aber auch immaterielle Gegenstände wie Forderungen & Patente, Lizenzen und ähnliches. Die Bilanz setzt sich aus Umlauf- und Anlagevermögen zusammen.
Das Umlaufvermögen sind alle Vermögensgegenstände, die bei Geschäftsprozessen für die kurzfristige Veräußerung, zum Verbrauch, zur Verarbeitung und Weiterverarbeitung oder zur Rückzahlung bestimmt sind. Was bedeutet das? Hier sind alle Gegenstände gemeint, die du nutzt, um dein Produkt zu fertigen, was du im Anschluss verkaufst. Dies fasst in der Regel Rohstoffe oder Betriebsmittel, unfertige Erzeugnisse oder Produkte, die fertig produziert und verkaufsfähig sind.
Aber auch das Anlagevermögen muss hier mit erfasst und eingeschätzt werden. Dazu zählen alle Vermögensgegenstände, die das Unternehmen besitzt. Das können zum Beispiel Maschinen, Firmenwagen, Büromöbel, Waren aber auch Softwarelizenzen, Forderungen an Kunden oder Verbindlichkeiten an Lieferanten sein. Die Auflistung all dieser Dinge nennt sich dann Inventarliste.
Alles zum Thema Inventur, Inventar und Inventarisierung erfährst du in unserem kostenfreien Inventar-Guide - jetzt runterladen!
Grundsätze der Inventur
Um eine Inventur rechtsmäßig und erfolgreich durchzuführen, gibt es Grundsätze, an denen du dich orientieren kannst und die wir dir hier einfach erklären. Diese sind:
- Grundsatz der Vollständigkeit: Die Vermögenswerte deines Unternehmens müssen fehlerfrei und lückenlos erfasst und dokumentiert werden.
- Keine Doppelzählungen: Jeder Gegenstand muss einzeln und eindeutig erfasst werden.
- Nachprüfbarkeit der angegebenen Daten: Das Ergebnis deiner Inventur muss von einem sachverständigen Dritten nachvollzogen werden können. Das betrifft beispielsweise Mengen- oder Gewichtsangaben. Die Daten müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden.
- Richtigkeitsgebot: Entscheide dich für eine Art der Inventur und führe diese vollständig und korrekt durch.
Da sind wir gleich beim Stichwort. Welche Arten der Inventur gibt es?
Welche Arten der Inventur gibt es?
Es gibt drei Verfahren der Inventur, die man voneinander unterscheidet. Damit kannst du alle Vermögenswerte deines Unternehmens erfassen:
Anlageninventur
Die Anlageninventur erfasst alle beweglichen Anlagegüter wie Maschinen, Betriebsautos und -fahrräder, IT-Equipment, Büromöbel und so weiter. Wenn du eine gute Übersicht über dein Inventar hast, sparst du beim folgenden Verfahren richtig viel Zeit.
In unserem Blogbeitrag erfährst du die wichtigsten Prozesse der Anlageninventur und wie du sie ins 21. Jahrhundert führst.
Buchinventur
Dieses umfasst alle nicht physischen Gegenstände und immateriellen Vermögenswerte und Schulden, wie zum Beispiel Softwarelizenzen, Kontostände, Darlehen oder Verbindlichkeiten an Lieferanten. Die Quelle diesen Wissens ist die Finanzbuchhaltung.
Körperliche Inventur
Diese körperliche Inventur beschreibt genau das, was man sich vorstellt. Man geht einmal durchs Betriebsgebäude und zählt alles, was sich in den Büros, auf dem Parkplatz, im Lager oder sonstigen Gebäuden befindet. alle Gegenstände, wie zum Beispiel Waren, Büromöbel oder Maschinen. Diese werden je nach Gegenstand gewogen, gemessen, gezählt oder geschätzt und dann in einer Inventarliste erfasst. Mit einem guten Inventarmanager sparst du hier aber ordentlich Zeit und kannst dich auf die wichtigen Sachen konzentrieren.
Zusätzlich dazu, gibt es noch verschiedene Formen der Inventurerstellung, die sich je nach Unternehmensart besser oder schlechter eignen:
Stichtaginventur
Das ist die geläufigste Form der Inventurerstellung. Hierbei wird am letzten Tag des Geschäftstages, (+/- 10 Tage) der gesamte Bestand des Unternehmens erfasst.
Verlegte Inventur
Es gibt zusätzlich die Möglichkeit, die Inventur bis zu 3 Monate vor, oder 2 Monate nach dem Bilanzstichtag zu machen. Hierbei muss dann allerdings der Bestand bis zum Bilanzstichtag entweder zurückgerechnet oder fortgeschrieben werden. Diese Inventur bietet die Möglichkeit, selber den perfekten Zeitpunkt für die Inventur auszusuchen. Allerdings sind die Fortschreibung oder Rückrechnung oft mit einem hohen Aufwand verbunden.
Permanente Inventur
Diese Inventur ist auf das gesamte Geschäftsjahr ausgedehnt. Das heißt, die Erfassung der Inventur findet nicht an einem Stichtag sondern fortlaufend statt. Dies ist nur erlaubt bei permanenter Aufzeichnung aller Zu- und Abgänge. Anders als bei der Stichtagsinventur, für die der Betrieb oft eingestellt werden muss um alles zu erfassen, kann dieser Prozess leicht ins Tagesgeschäft integriert werden. Durch die vielen Vermerke entsteht aber ein sehr hoher Aufwand für die Buchhaltung.
Stichprobeninventur
Für diese Art der Inventurerfassung wird eine repräsentative Stichprobe des Gesamtbestandes erfasst. Anhand von mathematischen Verfahren wird daraus dann der gesamte Bestand ermittelt. Diese Methode spart zwar viel Zeit, bringt aber auch das Risiko der Ungenauigkeit mit sich.
Wie führt man eine Inventur durch?
Der Durchführung einer Inventur läuft in vielen Unternehmen ähnlich ab: Der Betrieb wird für die Zeit des Erfassens eingestellt, zwei Mitarbeiter*innen gehen durch das gesamte Unternehmen, suchen alle Inventare physisch auf und vermerken diese dann in einer Liste. Diese Liste umfasst alle wichtigen Eigenschaften der Gegenstände, wie Standort, Garantie, aktueller Wert und so weiter.
Die Liste muss dann auch noch von einem/r Kontrolleur:in, beziehungsweise dem/der Inventarleiter*in, stichprobenartig überprüft werden. Außerdem müssen die erfassten Inventare dann in sämtlichen Listen händisch aktualisiert werden. Dieses Vorgehen behindert nicht nur den täglichen Betrieb, es kostet auch enorm viel Aufwand und Zeit.
Das geht heutzutage einfacher: Mit dem Einsatz digitaler Tools kann man einerseits die Anlageninventur über das ganze Jahr durchführen und in der Finanzbuchhaltung tagesaktuelle Dashboards und Reportings erstellen. Dadurch lassen sich Anlagen- und Buch-Inventur deutlich vereinfachen.
Bei der Verwaltung durch eine Inventar App wird jeder Gegenstand bei einer Erstinventarisierung mit einem Etikett versehen. Hier entsteht ein digitaler Zwilling, der alle Daten zu dem Gegenstand an einem Ort abspeichert - die Cloud. Hier wird ständig synchronisiert und du hast in der Inventursoftware immer Zugriff auf die aktuellsten Daten zu allen Inventargegenständen.
Mit der seventhings App hast du immer Einfach Überblick über alle Inventargegenstände.
Die Inventur kann bequem und zu jederzeit aktualisiert werden, durch einfaches einscannen der Etiketten. Durch RFID Technologie kann sogar noch mehr Zeit gespart werden. Besonders gute Softwares haben Schnittstellen zu anderen Buchhaltungssystemen wie SAP oder DATEV und lassen sich auf individuelle Bedürfnisse anpassen, um den Arbeitsaufwand auf das absolute Minimum zu reduzieren.
Wir wollen dir bei deiner nächsten Inventarisierung und/oder Anlageninventur helfen und dich perfekt vorbereiten - egal für welche Software du dich entscheidest. Im Guide lernst du, wie du locker und einfach deine Inventare, IT-Assets, Facility-Gegenstände usw. verwalten kannst.
Hol dir jetzt kostenlos deinen Guide!