TAXDOO ist die zuverlässige und sichere Software, wenn es um Umsatzsteuer und Finanzbuchhaltung im E-Commerce geht. Besonders in Zeiten der zunehmenden Internationalisierung ist ein Tool wie TAXDOO für Onlinehändler unentbehrlich für die automatisierte Abwicklung der Finanzbuchhaltung bei gleichzeitiger Erfüllung aller Compliance-Anforderungen.
Mit unserem Inventarmanager konnte die IT und das Office-Management die Dauer von On- und Offboardings von Mitarbeiter:innen erheblich reduzieren. Gleichzeitig hat TAXDOO nun dank seventhings einen einfachen und gleichzeitig umfangreichen Überblick über die Inventargegenstände im Unternehmen und sogar Spaß bei der digitalen Inventarisierung! Welche Anforderungen TAXDOO an einen Inventarmanager hatte und wie die Lösung aussieht, erfährst du hier.
Unternehmen: TAXDOO
Branche: IT-Services
Location: Hamburg, Deutschland
“Immer sollte man einen digitalen Inventarmanager empfehlen!”
- Jan Eller, IT-Administrator
Die Keyfacts
2016 gegründet
Schnittstelle zu DATEV
ca. 200 Mitarbeitende
ca. 2000 zu verwaltende Gegenstände
Die Herausforderungen & Wünsche
Wie viele andere Unternehmen auch, hatte TAXDOO das Problem, dass mit zunehmender Anzahl an Gegenständen die Übersicht über das gesamte Inventar schnell verloren geht. Es soll hauptsächlich das IT-Inventar verwaltet werden. Darunter zählen die Geräte der Mitarbeiter:innen, wie Monitore, Tastaturen, Laptops, Mobiltelefone und auch Tablets. Das Unternehmen verfolgt dabei New-Work-Ansätze, sodass viele Mitarbeitende im Homeoffice sind oder remote arbeiten. Dabei soll dem Office und IT-Management, welches die Software & App zum Großteil nutzen soll, nicht nur angezeigt werden, in welchem Raum A sich Gegenstand B befindet. Vielmehr sucht TAXDOO eine Lösung, mit welcher man darstellen kann, dass Mitarbeiter XY Hardware A,B,C usw. derzeit besitzt und verwendet. Eigenschaften wie Marke, Modell, Seriennummer, Preis, Anschaffungsdatum und Garantie sollen dabei auch inventarisiert und schlussendlich je nach Bedarf angezeigt werden können.
Zudem war es TAXDOO wichtig, dass nur Mitarbeiter:innen aus den Bereichen Office Management und IT Zugang zur seventhings Software & App erhalten. Ein Rechtemanagement in der Software und ein Schutz via Passwort sind somit unabdingbar. Für jüngere Unternehmen, die schnell wachsen, besonders wichtig: On- und Offboardings von Mitarbeitenden sollen über die Software-Lösung schnell und einfach umsetzbar sein.
| ALLES was du zum digitalen Inventarisieren wissen musst, erfährst du hier. |
Die großen Datenmengen, welche durch die jährlich anstehende Inventur entstehen, wären bei der Nutzung von Excel oder einem vergleichbaren Tool ein echter Nervenkiller und Zeitfresser. Zudem können Tools wie Google Sheets oder Excel bei solchen Mengen an Daten meist keine Übersicht mehr gewährleisten. Ergo: Der Überblick fehlt und die Inventur ist extrem zeitaufwendig und kann nicht effizient vonstattengehen. Schließlich sind Tools wie Excel & Co. Allrounder und nicht speziell für die optimale Inventarverwaltung gedacht, wie die seventhings Inventarisierungssoftware.
Die Lösung
"Unser Inventar ist definitiv aufgeräumter als vorher - und das ist einfach das, was einen Inventarmanager ausmacht!"
- Jan Eller, IT-Administrator bei TAXDOO
Den Zeitaufwand des Inventarisierungsprozesses konnte TAXDOO durch die Etablierung der seventhings Software deutlich reduzieren. Besonders positiv hebt das Unternehmen dabei die einfach aufgebaute und schnell erreichbare Übersicht hervor. Mit seventhings kann TAXDOO, wie gewünscht, abbilden, wer welchen Gegenstand aktuell verwendet und außerdem alle relevanten Informationen, wie Anschaffungspreis, Marke, Modell, Seriennummer usw. erfassen. Auch eine Darstellung über die Zustände einzelner Assets ist durch die Software möglich, ebenso wie ein Soll- und Ist-Standort Abgleich. Durch die individuellen Gestaltungsmöglichkeiten innerhalb der Software können dabei alle Daten nach Wunsch gefiltert und abgebildet werden. Mithilfe der Rollenfunktion wurden den Mitarbeiter:innen verschiedene Zugriffs- und Bearbeitungsrechte zugewiesen.
Durch die intuitive und simple Benutzeroberfläche konnte schnell mit der Erfassung der ersten Gegenstände begonnen werden, ohne dass ein ewig lang andauernder Einarbeitungsprozess notwendig war. TAXDOO hat es sogar geschafft, die dokumentierte Übergabe der Ausstattung für neue Mitarbeitende von ehemals 45 auf 20 Minuten zu reduzieren.
Jan, IT-Administrator bei TAXDOO, sagte in einem Interview, dass das Inventar nun definitiv aufgeräumter sei als zuvor und, dass er sich immer wieder für die Nutzung eines Inventarmanagers anstelle von Excellisten entscheiden würde. Maßgeblich zu einem effizienteren Inventarmanagement trägt auch die Schnittstelle zu DATEV bei, wodurch Daten mit der seventhings Software im- und exportiert werden können.
Wir wünschen TAXDOO weiterhin viel Erfolg und Spaß beim Inventarisieren und bedanken uns für die tolle Zusammenarbeit!
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