Smart Asset Management – raus aus der Inventurfalle

Wie Sie Fast Close, Cashflow und Zirkularität mit besseren Asset-Daten in den Griff bekommen

Unser Webinar „Smart Asset Management – Raus aus der Inventurfalle“ hat gezeigt, warum Unternehmen heute mehr Geld durch Intransparenz im Bestand verlieren als durch steigende Materialkosten – und wie sich 5–8 % des Anlagevermögens reaktivieren lassen.

Im Recap lesen Sie,
wie Excel‑Listen und Datensilos Fast Close und Cashflow ausbremsen,
welche Rolle Nutzungsdauer und Kreislaufprozesse als Business‑Hebel spielen
und wie der Einstieg in Smart Asset Management ohne IT‑Großprojekt gelingt.

Erfahren, wie Sie durch den richtigen Einsatz dieser Methode Zeit und Kosten sparen.

Inhalt des Blogbeitrages

1. Warum Inventur-Logik heute teuer ist

2. Die Speaker: Drei Perspektiven auf dasselbe Problem

3. Die stille Kostenfalle: 5–8 % des Anlagevermögens

4. Fast Close: Warum Excel & Insellösungen bremsen

5. CTO-Perspektive: Nicht Datenmangel, sondern Datensilos

6. Nutzungsdauer & Kreislaufprozesse: Harte Hebel, kein ESG-Dekor

7. Smart Asset Management mit seventhings 
   
   

8. Wie der Einstieg gelingt: Vom Pflichttermin zum Hebel

9. Ab wann macht Smart Asset Management Sinn?

Warum Inventur-Logik heute teuer ist

Wo sind welche Assets?

Im Büro, im Homeoffice, im Lager, irgendwo zwischen „Barcelona und Buxtehude“ – oder längst abgeschrieben, obwohl sie faktisch noch existieren?

Genau so beschrieb Jana Scharfschwerdt, CFO -on-demand, im Live-Webinar „Smart Asset Management – Raus aus der Inventurfalle“ die Realität in vielen Unternehmen. Gemeinsam mit Michael Lehnert, CEO von seventhings diskutierten sie die steile, aber sehr treffende These:

„Unternehmen verlieren heute mehr Geld durch Intransparenz im Bestand
als durch steigende Material- oder Energiekosten.“

Die Gründe ziehen sich durch fast alle Organisationen:

• Inventur wird als Pflichttermin gesehen, nicht als Steuerungsinstrument.
• Anlagevermögen wird über Excel-Listen und mehrere Systeme verteilt verwaltet.
• IT, HR, Einkauf und Finance spielen Verantwortungs-Pingpong, wenn es um Zuständigkeiten geht.
• Remote Work und verteilte Standorte verschärfen das Problem.

Das Ergebnis:
Blindspots, Doppelkäufe, gebundenes Kapital – und ein Fast Close, der immer wieder ins Stocken gerät.

Die Speaker: Drei Perspektiven auf dasselbe Problem

Im Webinar beleuchteten sie drei Blickwinkel das Thema:

• Jana Scharfschwerdt – CFO-on-demand, somea partners
  Fokus: Fast Close, Bewertung, Cashflow, Business Case von Smart Asset Management.

• Michael Lehnert – CEO, seventhings
  Fokus: Praxis aus Kundenprojekten, Cost of Inaction, Umsetzung von Piloten.

• Kai Wähner – Global Field CTO, Confluent
  Fokus: Datensilos, Integrationsarchitekturen und Echtzeit-Datenströme als Enabler.

Alle drei eint dieselbe Kernbotschaft:
Inventur und Asset-Daten sind kein administratives Anhängsel – sie sind ein strategischer Hebel.

Die stille Kostenfalle: 5–8 % des Anlagevermögens

Eine Zahl, die im Webinar besonders hängenblieb:
In vielen Unternehmen lassen sich zwischen 5 und 8 % des Anlagevermögens reaktivieren – ohne zusätzliche Investitionen, allein durch bessere Transparenz. Hinzukommt, dass laut Studien der KPMG 18% der Assets gar nicht auffindbar sind. 

Das Potenzial steckt in:

• un- oder untergenutzten Assets (z. B. Laptops, Monitore, Maschinen),
• falsch zugeordneten oder „vergessenen“ Beständen,
• Geräten, die irgendwo vorhanden sind, aber in keinem aktuellen Reporting auftauchen.

Wieviel Anlagevermögen kann ich reaktivieren?
Bei 10 Mio. € Anlagevermögen entspricht das 500.000–800.000 €.
Bei 25 Mio. € sind es 1,25–2 Mio. €.

„Sobald ich 5–8 % reaktivierbares Anlagevermögen sehe,
ist das kein Nebenprojekt mehr – das ist Chefsache.“
– Jana Scharfschwerdt

Für CFOs bedeutet das:
Weniger CapEx-Druck, ein anderes Investitionsverhalten und ein spürbarer Effekt auf Cashflow und Abschreibungen.

Fast Close: Warum Excel & Insellösungen bremsen

Ein klarer roter Faden im Webinar:
Fast Close scheitert selten am Willen – und oft an der Datenbasis.

Das typische Muster dahinter sieht so aus:

• Asset-Daten liegen verteilt in ERP, ITSM, CMDB, Excel, lokalen Tools.
• Jede Abteilung pflegt „ihre“ Liste.
• Monats- und Jahresabschlüsse ziehen sich, weil Bestände manuell abgeglichen und nachgezogen werden.

Jana formulierte es so:

„Wo sind welche Assets?
Diese Frage ist einer der größten Bottlenecks für den Fast Close.“

Solange es keine einheitliche, aktuelle Sicht auf Bestand, Zustand und Verortung gibt, bleiben Bewertungen und Abschlüsse mühsam – und Finance rettet am Jahresende „was zu retten ist“.

CTO-Perspektive: Nicht Datenmangel, sondern Datensilos

Aus Sicht von Kai Wähner (Global Field CTO, Confluent) ist das Problem selten ein Mangel an Daten – im Gegenteil:

• Es gibt Daten: in SAP, im ITSM, in Inventur-Tools, in Excel.
• Aber sie sind fragmentiert und oft widersprüchlich.

Sein pointiertes Statement:

„Ihr Problem ist nicht Datenmangel, sondern Datensilos.“

Was aus Tech-Sicht nötig ist:

• Standardisierte Schnittstellen zu bestehenden Systemen (SAP/ERP, ITSM, CMDB, Inventur-Tools)
• Verarbeitung von Änderungen in Echtzeit oder nahezu Echtzeit
• Eine Plattform, die kein weiteres Silo bildet, sondern Daten wieder zurück in die Fachsysteme spielt

Damit wird aus einer Inventur-Momentaufnahme eine lebendige, integrierte Sicht auf den gesamten Asset-Lebenszyklus.

Nutzungsdauer & Kreislaufprozesse: Harte Hebel, kein ESG-Dekor

Ein oft unterschätzter Aspekt: Nutzungsdauer und Kreislaufprozesse sind harte Business-Hebel – nicht nur „ESG-Nice-to-Have“.

Im Webinar wurden mehrere Beispiele diskutiert:

• Verleihmanagement:
  Statt Geräte fest einer Person zuzuordnen, werden sie in Pools geführt, verliehen und zurückgegeben.
  Ergebnis: höhere Auslastung, weniger Neuanschaffungen.

• ReUse & Second Life:
  Assets, die an einem Standort nicht mehr gebraucht werden, werden sichtbar und können an anderer Stelle weiterverwendet werden.

• Rücknahme & Verwertung:
  Am Ende des Lebenszyklus können Rückgabe, Verkauf oder Entsorgung sauber nachverfolgt werden – mit Daten für Reporting und Compliance.

„Zirkularität beginnt nicht im Nachhaltigkeitsbericht,
sondern bei der Frage: Was haben wir schon – und wie nutzen wir es weiter?“
– Michael Lehnert

Die Effekte:

• Längere Nutzungsdauer der Assets
• Weniger CapEx durch vermiedene Neuanschaffungen
• Bessere ESG-Daten, weil Nutzungszyklen und ReUse-Fälle belegbar sind
  
  

Smart Asset Management mit seventhings 

Vor diesem Hintergrund positioniert sich seventhings als Plattform für nachhaltiges Smart Asset Management – speziell für mittelständische und große Unternehmen.

Kurz gefasst:

• Ziel:
  Transparenz über alle Unternehmenswerte über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg.

• Wie:
  – KI-gestützte Plattform zur Anlage und Verwaltung von Assets
  – Automatisierte Datenerfassung (inkl. Integration von Inventur-, ERP-, ITSM- und CMDB-Daten)
  – Funktionen für Verleihmanagement, ReUse, Second Life und Rücknahmeprozesse

• Mehrwert:
  – 5–8 % des Anlagevermögens reaktivieren
  – Doppelkäufe und Überbestände reduzieren
  – Nutzungsdauer aktiv steuern
  – Reporting & Zirkularität vereinfachen

Wie aufwendig ist die Einführung einer Smart Asset Management Lösung: 
seventhings ist kein Big-Bang-IT-Projekt, sondern integriert sich in bestehende Systemlandschaften.

„Unser Ansatz ist Integration statt Ersatz:
Wir hängen uns an SAP, ITSM, CMDB & Co. dran –
und schaffen eine gemeinsame Sicht auf Assets, statt ein neues Datensilo.“
– Michael Lehnert

Wie der Einstieg gelingt: Vom Pflichttermin zum Hebel

Inventur nur abhaken – oder Bestandsdaten als Hebel nutzen?

Wenn Sie letzteres wollen, empfehlen sich drei pragmatische Schritte:

Schritt 1: Status-Check

• Wie nutzen Sie Inventur- und Bestandsdaten heute?
• Haben Sie Transparenz über Bestand, Zustand, Verortung?
• Wo vermuten Sie Doppelkäufe, Überbestände, gebundenes Kapital?

Schritt 2: Pilot definieren

• 1–2 Asset-Kategorien auswählen (z. B. IT-Equipment, Maschinen),
  in denen besonders viel Potenzial vermutet wird.
• 1–2 Standorte auswählen.
• Laufzeit von 6–8 Wochen anpeilen.

Schritt 3: Smart Asset Management testen

• Bestehende Systeme (ERP, ITSM, Inventur-Tools) an eine Smart-Asset-Management-Plattform anbinden.

• In kurzer Zeit messen:

  • Wie viele zusätzliche Assets wurden sichtbar?
  • Welcher Wert konnte reaktiviert werden?
  • Wie viele Doppelkäufe wurden vermieden?

Erst auf Basis dieser Zahlen entscheiden Sie, ob und wie Sie skalieren – nicht auf Basis von Bauchgefühl.

Ab wann macht Smart Asset Management Sinn?

Sie sollten das Thema Smart Asset Management ernsthaft angehen, wenn:

• Sie regelmäßig signifikante Beträge in Anlagevermögen investieren
• Fast Close, Bewertung und ESG-Reporting immer wieder an Datenbrüchen scheitern
• Asset-Daten über mehrere Systeme & Excel-Listen verteilt sind
• Sie den Verdacht haben, dass 5–8 % Ihres Anlagevermögens brachliegen

In diesem Fall lohnt sich:

1. Ein interner Selbst-Check
   – kurz mit Finance, IT und Operations prüfen, wo die größten Lücken sind.

2. Ein 15–30-minütiger Bedarfs-Call mit einem Smart-Asset-Management-Experten
   – um zu klären, ob ein Pilot für Ihr Unternehmen sinnvoll ist
   – und wie er mit Ihren bestehenden Systemen (z. B. SAP, ITSM) umgesetzt werden kann.

Fazit:
Smart Asset Management ist kein weiteres Tool, das Inventur „schöner“ macht.
Es ist der Schritt, aus Bestandsdaten ein strategisches Steuerungsinstrument zu machen –
für Fast Close, Cashflow und zirkuläre Wertschöpfung.