Jedes Unternehmen, was zur doppelten Buchführung verpflichtet ist, muss einmal im Jahr eine Inventur durchführen und alle Gegenstände erfassen, die zum Anlagevermögen einer Firma gehören. Wie du dich darauf am besten vorbereitet, erfährst du in diesem Blog-Artikel.
Oft gestaltet sich der Inventarisierungsprozess jedoch als extrem langwierig und zeitaufwendig, viele companies scheitern bereits bei der Vorbereitung und schwerwiegende Fehler schleichen sich ein.
Damit dir das nicht passiert und du ganz entspannt in deine Inventur starten kannst, haben wir für dich hier die wichtigsten Infos zur Vorbereitung zusammengefasst. Außerdem zeigen wir dir, inwiefern der digitale Inventarmanager von seventhings dazu beiträgt, dass deine Inventur ganz easy abläuft!
Was sind die Ziele einer fehlerfreien Inventarisierung?
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Die Vorbereitung deiner Inventur - Step by Step
Eine ausreichende Vorbereitung ist das A&O für eine korrekte Inventur. Diese ist nicht nur für die eigene Unternehmenseinschätzung wichtig, auch das Finanzamt hat ein Auge darauf. Werden bei einer Betriebsprüfung Unregelmäßigkeiten festgestellt, wird das sofort mit einer nicht ordnungsgemäßen Buchführung in Verbindung gebracht. Achtung: Hier können dadurch sogenannte Zuschätzungen beim Umsatz und Gewinn vorgenommen werden, was erhebliche Steuernachzahlungen bedeuten kann.
Nimm dir also lieber ein paar Augenblicke mehr Zeit für die Vorbereitung deiner Inventur. Nur so kannst du dir sicher sein, dass die Erfassung deiner Inventargegenstände nicht im Chaos endet!
Alles, was du bei Inventargegenständen wissen musst, erfährst du in unserem kostenlosen Inventar Guide. Jetzt downloaden!
1. Unterlagen des Vorjahres heraussuchen
Trotz Digitalisierung & Co findet die Inventarisierung in vielen Unternehmen noch analog mit Stift und auf Papier statt. Nach §§257 (4) HGB und 147 (3) AO musst du die Unterlagen deiner Inventur 10 Jahre lang aufbewahren. Die Laufzeit der Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Aufzeichnungen erstellt wurden. Je nachdem, wie viele Inventargegenstände dein Unternehmen besitzt, können sich dadurch riesige Berge an Papier bilden. Da den Überblick zu behalten – gar nicht mal so leicht! Und auf Anhieb die Unterlagen des Vorjahres zu finden, um die anstehende Inventur bestmöglich vorbereiten zu können, entpuppt sich auch als echte Herausforderung.
Unser Tipp für dich: die Inventarisierungs-Software von seventhings! Durch die digitale Erfassung deiner Assets, gehören die Papier-Massen der Vergangenheit an und du hast alle Informationen in einem Dashboard auf einen Blick. Gleichzeitig können deine Inventare als Listenansicht oder Detaildarstellung angezeigt werden. So kannst du Inventargegenstände schnell bearbeiten und durch individuelle Filtermöglichkeiten ganz easy suchen und innerhalb von Sekunden finden.
2. Einen Zeit-Plan für die Vorbereitung der Inventur und die Durchführung erstellen
Damit deine Inventur reibungslos ablaufen kann, solltest du bereits im Vorfeld Verantwortlichkeiten klären, einen Inventur-Plan aufstellen sowie Dauer und Personalaufwand kalkulieren. Sei dabei am besten großzügig. Nichts ist schlimmer, als eine Inventarisierung unter Zeitdruck oder mit zu wenigen verantwortlichen Mitarbeitenden. Spreche den Ablauf der Inventur auch im Team durch, damit Jede:r weiß, was zu tun ist!
Unser Tipp für dich: Du möchtest nicht zu viel Zeit und Personalaufwand in deine Inventur stecken? Mit einer digitalen Lösung kannst du beides reduzieren und viel effizienter werden! Anstatt kleine Teams mit ausgedruckten Listen durch dein Unternehmen zu jagen und Schritt für Schritt jeden Gegenstand händisch erfassen zu lassen, kannst du den Prozess deutlich vereinfachen:
Kennzeichne deine Inventargegenstände mit den von uns zur Verfügung gestellten Etiketten. Scanne diese ein (beispielsweise mit der seventhings-App) und nutze den cloudbasierten Inventarmanager für zuverlässiges Speichern der Informationen. Fertig! Innerhalb von Sekunden hast du bereits den ersten Gegenstand und alle relevanten Informationen erfasst und das alles ohne lästiges Ausdrucken deiner Inventarlisten.
So sparst du nicht nur enorm viel Zeit, du musst auch deutlich weniger Mitarbeiter:innen mit dem Inventarisierungs-Prozess betrauen.
3. Überblick über vorhandene Assets schaffen
Beschäftige dich rechtzeitig mit der Frage, wo sich welcher Inventargegenstand befindet. Um Fehler bei der Inventur zu vermeiden, hilft es, deine Assets eindeutig zu kennzeichnen und so Doppelzählungen zu vermeiden.
Unser Tipp: Mithilfe von seventhings kannst du die Frage „Wo ist eigentlich der Beamer abgeblieben?“ zukünftig mit einem Klick beantworten. Unsere einfache, übersichtliche Standortverteilung gibt dir nämlich die Möglichkeit, zu jedem Raum, Bereich oder Standort zusätzliche Daten zu hinterlegen. So kannst du jedem Gegenstand den genauen Ort zuordnen. Selbst wenn sich dieser ändern sollte und Assets beispielsweise aus dem Büro ins Homeoffice bewegt werden, bringt dich das nicht aus der Ruhe und du behältst den Überblick!
4. Reset, Rethink, Reposition
Um einen reibungslosen Ablauf deiner Inventur ermöglichen zu können, ist es essentiell, dass du die wichtigsten Prozesse in deinem Unternehmen überdenkst und ggf. komplett neu gestaltest. Beantworte dir dabei am besten folgende Fragen:
- Was passiert mit kaputten Gegenständen?
- Welche Gegenstände sollen verschrottet werden, welche repariert?
- Wie möchte ich Assets recyclen?
- ...
Hast du innerhalb deines Teams Klarheit über diese Themen geschaffen und können alle Mitarbeitenden die Fragen einheitlich und klar beantworten? Dann hast du eine stabile Basis für deinen Inventarisierungs-Prozess geschaffen.
Wir wollen zukünftig Unternehmen dabei helfen, Inventargegenstände wieder dem Kreislauf zurückzuführen, anstatt zu entsorgen. In unserem Blog-Beitrag „Wie Unternehmen in die Kreislaufwirtschaft starten können” erfährst du, was du jetzt schon tun kannst.
5. Communication is key!
Bevor es mit deiner Inventur losgeht, ist es sinnvoll, dass du mit deinem Team Informationen über den groben Ablauf teilst. Dafür empfiehlt sich eine kleine Doku, die du für deine Mitarbeitenden bereitstellst. Kläre dabei die wichtigsten Basics! Wie sollen Assets gekennzeichnet werden? Wohin klebt man die Etiketten am besten? Schaffe einheitliche Klebe-Richtlinien und kommuniziere diese klar, damit alle Beteiligten an einem Strang ziehen und die gleichen Ziele verfolgen!
Mit diesen 5 steps hast du Ordnung und Übersicht geschaffen, sämtliche Hilfsmittel vorbereitet und dein Inventurpersonal eingeteilt. Vorbereitung done! ✅
Sag allen Helfer:innen noch mal Bescheid und informiere sie über die Must-haves für eine gelungene Inventur: bequeme Schuhe & bequeme Kleidung. Besorge ein paar Getränke und sorge mit Süßigkeiten oder Pizza für Motivation & good vibes! Dann macht die Inventur für alle Spaß und du erzielst ein grandioses Ergebnis!
seventhings wünscht dir viel Erfolg dabei!
Du möchtest mehr darüber erfahren, wie eine digitale Inventarisierung mit seventhings aussehen kann? In unserem Inventar Guide findest du alle relevanten Infos dazu...