Wer kennt sie nicht, die typischen Floskeln aus den 90er Jahren a la „Der Gewinn liegt im Einkauf, wer die Kosten günstig hält, ist am Markt erfolgreich.“
Natürlich muss man verantwortungsbewusst wirtschaften und Budgets nachhaltig investieren. Heute geht es aber nicht mehr nur darum, überall Sparpotenziale aufzudecken, vielmehr sollten Budgets sinnvoll investiert werden, um die Produktivität und Rentabilität zu steigern. So ist es auch bei Softwareprodukten wie einer Inventar-App.
Deshalb beleuchten wir in diesem Blogartikel gemeinsam diese Themen:
...Wie man Exceltabellen durch moderne Software austauscht - 9 Vorteile
...Wie die Durchführung der Inventur auch ohne Inventar App funktioniert mit Nachteilen
...Wie man durch Inventarisierungssoftware nachhaltiger wird
Eine Inventur ist die systematische Erfassung aller Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens. Sie ist von großer rechtlicher Bedeutung, da sie die Grundlage für den Jahresabschluss bildet und somit für die finanzielle Transparenz und Planung unerlässlich ist.
Natürlich kannst du deine Arbeit oft auch mit kostenfreien Tools wie Excel erledigen. Die Frage dabei ist aber: Nutzt du damit deine Arbeitszeit effektiv? Oder entstehen deshalb ein großer händischer Aufwand, schlechte Prozesse und am Ende ein für alle Seiten unbefriedigendes Arbeitsergebnis? In diesem Blogartikel erfährst du alles über die 7 Vorteile, die eine Inventar App im Vergleich zu einer manuellen Inventur mit Exceltabelle bietet.
Mit dem smarten Inventarmanager von seventhings hast du immer einen einfachen Überblick.
Du willst weg von den Exceltabellen? -Nur mit Inventar Manager und mobiler App.
Wir kennen es alle: Was man hat, sind viele Inventare – was man nicht hat, ist Überblick. Überblick über alle Gegenstände, deren Zustand, den aktuellen Standort und Antworten auf die Fragen, ob der Gegenstand in Benutzung oder aktuell verfügbar ist, wann er gekauft wurde und wie lange noch Garantie besteht.
Also ist die erste Idee: Wir führen die Inventur mit Exceltabelle durch und erfassen alle gekauften Inventargegenstände nacheinander mit den jeweiligen wichtigen Daten.
Hier stößt man jedoch relativ schnell auf das erste große Problem:
Welche Daten muss ich denn überhaupt nachhaltig pflegen?
Die manuelle Dateneingabe und -verwaltung in Exceltabellen zum Inventarisieren ist mitunter schwierig. Nimmt man alle möglichen Daten auf, die man finden kann, dauert dies oft sehr lange. Nimmt man weniger Daten auf, riskiert man, nochmal nacharbeiten zu müssen.
Vorteil Inventar App: In einer digitalen Inventar App sind alle wichtigen Daten, die du erfassen musst, bereits vorgegeben. Du musst also nur noch eine Eingabemaske ausfüllen und schon hast du alle relevanten Daten erfasst, einschließlich Art, Menge und Wert der Vermögensgegenstände. Außerdem ist es aufgrund der Detailansicht von bereits erfassten Gegenständen viel angenehmer, einzelne Datensätze zu pflegen.
Insbesondere, wenn man mehrere gleiche oder gleichaussehende Inventargegenstände speichern möchte, stolpert man bereits über das nächste Problem:
Wie kann ich die Gegenstände gut auseinanderhalten?
Um Vermögensgegenstände und Schulden im Unternehmen korrekt zu erfassen, benötigt man zur Identifikation spezifische Aufkleber mit einem individuellen Nummernkreis. Dieser Nummernkreis ist unerlässlich für die körperliche Bestandsaufnahme, um die richtigen Daten den jeweiligen Vermögensgegenständen korrekt zuzuordnen. Eine aktuelle Bestandsaufnahme ist entscheidend für eine effektive Stichtagsinventur und Überwachung des Anlagevermögens. Die Nutzung eines Warenwirtschaftssystems unterstützt dabei, alle Zu- und Abgänge im Bestandsverzeichnis präzise zu dokumentieren.
Häufig entstehen bei der körperlichen Inventur Fehler und Unübersichtlichkeiten, besonders wenn man Saldenlisten und Excel-Tabellen nutzt. Schnell kann man in der falschen Zeile oder Spalte landen und versehentlich wichtige Daten überschreiben, was die Bestandsaufnahme ungenau macht.
Der smarte Inventarmanager von seventhings bietet hier einen entscheidenden Vorteil: Mit unserer Inventur-App erhältst du kostenlos Etiketten mit deinem Firmenlogo, QR-Code und individuellem Nummernkreis. Damit brauchst du nur noch dein Smartphone, um die permanente Inventur effizient und fehlerfrei durchzuführen. Tag it! Scan it! Know it! So bleibt dein Unternehmen immer auf dem neuesten Stand, wenn es um die Verwaltung deiner Vermögensgegenstände und die Einhaltung der Grundsätze nach §240 HGB geht.
Das führt uns direkt zu Problem Nummer 3:
Die Excel-Datenpflege ist fehleranfällig und schnell überschreibbar.
Wer kennt es nicht? Man arbeitet seit 30 Minuten an der Bestandsaufnahme in einer Inventur-Exceltabelle und plötzlich erscheint eine Fehlermeldung – das Programm stürzt ab und der gesamte Fortschritt ist verloren. Oder man wird kurz abgelenkt und trägt die Daten in die falsche Spalte ein – Fehler passieren schnell und sind oft menschlich. Deshalb ist die Exceltabelle für die körperliche Inventur und Bestandsaufnahme im Unternehmen nicht der beste Partner.
Vorteil Inventar App: Mit unserer Inventar App wird die Eingabe von Vermögensgegenständen und Beständen nicht nur erleichtert, sondern auch übersichtlicher gestaltet. Dank der permanenten Inventur, der Historie und der besseren Struktur werden Fehler in den Daten erheblich reduziert. Regelmäßiges Speichern in der Cloud sorgt dafür, dass keine Arbeitsschritte ungespeichert verloren gehen. Sollten dennoch Fehler auftreten, können Daten unkompliziert aus einem Backup wiederhergestellt werden.
Eine präzise Bilanzierung und korrekte Buchführung erfordern eine genaue Dateneingabe und sorgfältige Aufzeichnungen. Mit einer Inventar App wird dies wesentlich einfacher und sicherer, sodass Unternehmen ihre Vermögensgegenstände nach Art, Menge und Wert stets korrekt erfassen und verwalten können – ganz im Sinne der gesetzlichen Vorgaben nach §241 Abs. 1 HGB.
In einer Exceltabelle sind die Daten ausschließlich in Excel nutzbar, was uns zu Problem Nummer 4 führt.
Maschinelles Verarbeiten der Daten ist nur im geringsten Umfang möglich
Wenn Daten gut gepflegt sind, können Excel-Profis viel damit anfangen. Allerdings ist das ausschließlich in Excel möglich und man muss schon ein absoluter Vollprofi dafür sein. Wenn die Bedürfnisse über Summen, Durchschnittswerte etc. hinausgehen, wird es oft komplex. Spätestens dann, wenn eine Spalte oder Zeile hinzugefügt wird, verliert man schnell die Übersicht.
Eine genaue Bestandsaufnahme ist entscheidend für die Erstellung einer Bilanz, da die erfassten Vermögenswerte zum Bilanzstichtag nach bestimmten Vorschriften bewertet werden müssen.
Vorteil Inventar App: Mit einer Inventar-App, wie dem seventhings Inventarmanager, hast du einen vollständig digitalen Prozess: von den Etiketten über eine Inventar App zum Scannen bis hin zur Plattform, in der alle Daten visualisiert werden. Daraus ergeben sich deutlich mehr Nutzungsmöglichkeiten von gut strukturierten Daten, die man maschinell verarbeiten kann. Angefangen von den Schnittstellen zum Synchronisieren mit anderen Tools wie DATEV, SAP oder ERP-Systemen, die deine Datensauberkeit massiv erhöhen und dir die Arbeit unvorstellbar erleichtern. Für eine Exceltabelle ist das viel zu komplex, fehleranfällig und ineffizient.
Daten händisch visualisieren? Nicht bei seventhings - da läuft alles digital.
Abteilungsübergreifend in Excel zusammenarbeiten? Unmöglich.
In vielen Betrieben kocht jede Abteilung oft ihr eigenes Süppchen, was absolut nachvollziehbar ist. Die Einkaufsabteilung benötigt völlig andere Daten als die IT-Administration oder das Office Management. Deshalb arbeitet jede Abteilung oft mit ihrer eigenen Excel-Tabelle zur Bestandsaufnahme. Das führt jedoch häufig zu einer Vielzahl von isolierten Daten, die schwer zu überwachen und zu koordinieren sind.
Der Vorteil der seventhings Inventar-App liegt in ihrer Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit: Mit individuellen Dashboards, umfangreichen Filtermöglichkeiten und der Option, eigene Felder anzulegen, können Nutzer
ihre ganz eigenen Dashboards erstellen. Dadurch lassen sich genau die Vermögensgegenstände und Bestände anzeigen, die für die jeweilige Abteilung relevant sind. Dies fördert die Übersichtlichkeit, da man nur die benötigten Daten sieht, und erhöht gleichzeitig die Transparenz durch eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit.
Besonders bei der Durchführung der permanenten Inventur oder der Stichtagsinventur bringt dies erhebliche Vorteile: Die Daten können präzise und effizient erfasst werden, wodurch Fehler vermieden werden und das Unternehmen stets über den aktuellen Ist-Bestand informiert ist. Dies trägt maßgeblich zur erfolgreichen Bilanzierung am Ende des Geschäftsjahres bei und sorgt dafür, dass alle Vermögensgegenstände und Schulden gemäß den Grundsätzen des HGB korrekt erfasst und bewertet werden.
Alles von jedem und von überall erreichbar: warum es besser ist, Daten in einer Cloud zu speichern.
Die Exceltabelle, die mit der Bestandsaufnahme wächst?
Mit der Zeit wächst eine Exceltabelle immer weiter an, bis sie tausende Zeilen und Spalten umfasst – riesige Datenmengen sammeln sich in einem Dokument. Irgendwann erreicht jede Tabelle ihre Grenzen, und das Chaos ist vorprogrammiert. Die Arbeit dauert ewig, und niemand behält den Überblick.
Vorteil Inventar App: Die permanente Inventur per App ist hingegen übersichtlich und wächst mit deinem Unternehmen mit. Dank einfacher Sortierung nach Standorten und Räumen, nutzerfreundlichen Filtern und individuellen Dashboards hast du stets den Überblick über all deine Vermögensgegenstände – egal ob es 1.000 oder 25.000 sind. Selbst wenn viele Mitarbeitende im Homeoffice arbeiten, bleibt die körperliche Bestandsaufnahme effizient und gut organisiert.
Eine präzise Erfassung und Überwachung der Bestände ist entscheidend für ein skalierbares Inventarmanagement. Sie liefert essentielle Informationen für die Finanzberichterstattung nach HGB und optimiert deine Warenbestellprozesse.
Egal welche Inventurarten du wählst, die Inventar App stellt sicher, dass die körperliche Inventur und die Verwaltung von Anlagevermögen im Unternehmen effizient und fehlerfrei durchgeführt werden – ein wichtiger Beitrag zur erfolgreichen Bilanzierung im Geschäftsjahr.
Wer nach außen skalieren will, muss auch wachstumsfähige Strukturen haben - mehr dazu in unserer Success Story mit SO’USE.
Permanente Inventur mit ausgedruckten Exceltabellen & händischem Abhaken
In vielen Unternehmen läuft eine körperliche Inventur ungefähr so ab: Exceltabellen werden ausgedruckt und auf die Inventurhelfenden verteilt. Diese laufen durch das ganze Büro, um nach dem Etikett zu suchen und dabei den ganzen Betrieb lahmzulegen. Wenn alle Inventargegenstände händisch abgehakt sind, werden die Daten dann in die Excel-Liste übertragen.
Vorteil Inventar App: Die ausgedruckten Tabellen gehören der Vergangenheit an. Mit unserer Smartphone App für iOS und Android scannst du einfach das Etikett, aktualisiert die Daten und hast den Gegenstand erfolgreich inventarisiert. Fertig! Damit sparst du jede Menge Papier und sehr viel Zeit – nicht nur beim eigentlichen Vorgang der Inventur, sondern auch bei der Vor- und Nachbereitung. Eine Inventarisierung mit dem seventhings Inventarmanager ist also deutlich nachhaltiger und weniger zeitintensiv.
Vollständiger und tagesaktueller Überblick auch über Gegenstände im Bestandsverzeichnis, die physisch nicht da sind.
Wann wurde dieser Gegenstand zuletzt inventarisiert? Was ist mit den Gegenständen, die bei der Inventur nicht aufgefunden wurden und demnach fehlen? Eine Exceltabelle lässt viele Daten offen, die kaum pflegbar sind und die in einem effizient arbeitenden Unternehmen nicht berücksichtigt werden können. Einen tagesaktuellen Überblick? Undenkbar mit einer Exceltabelle.
Regelmäßige Bestandsaufnahmen sind entscheidend, um aktuelle Bestandsdaten zu pflegen und eine korrekte Buchführung zu gewährleisten.
Vorteil Inventar App: Dank der Zuordnung zu Standorten und Räumen sowie der Übergabe an Mitarbeitende, lassen sich mit einer Inventar App viele Situationen vermeiden, die dazu führen, dass Gegenstände nicht mehr dort sind, wo sie sein sollten oder wie vom Erdboden verschluckt sind. Damit hast du immer alles im Überblick – jeden Tag – und bist immer up2date, wenn Vorgesetzte ganz dringend Informationen brauchen.
In unserem Blogartikel “Was sind die wichtigsten Prozesse der Anlageninventur?” erfährst du, wie viel Einsparpotenzial eine digitale Inventarisierung per Inventar App hat.
Mit Excel-Tabellen ein nachhaltiges Unternehmen werden?
Eine der großen Herausforderungen für Unternehmen ist es, in Zukunft nachhaltiger zu wirtschaften. Das ist primär auf die Produkte & Dienstleistungen bezogen, die das Unternehmen produziert, aber Rahmenbedingungen wie Strom, Verbrauchsmaterial und Inventar spielen da auch eine große Rolle. Um darauf Einfluss zu nehmen, benötigt man Daten über Vermögensgegenstände, die in größeren Mengen in Excel schwer zu pflegen und zu visualisieren sind.
Vorteil Inventar App: Um nachhaltiger zu werden, hilft dir eine Inventar App an vielen Stellen. Auf Basis der Daten in einem smarten Inventarmanager kannst du bessere Kaufentscheidungen treffen. Werden IT-Geräte wirklich gebraucht oder gibt es noch welche, die auf Lager sind? Müssen neue Tische gekauft werden, oder gibt es am anderen Standort noch einige, die ungenutzt sind? Welche Maschinen sind wartungsanfälliger? All das kannst du aus den Daten im Inventarmanager herauslesen. Wir bei seventhings wollen außerdem Unternehmen dabei unterstützen, in die Kreislaufwirtschaft zu starten. Wir wollen es einfacher machen, Inventargegenstände, die du nicht mehr brauchst, weiterzugeben, anstatt zu entsorgen.
Wie das geht, erfährst du in unserem Blogartikel “Wie Unternehmen in die Kreislaufwirtschaft starten können”
Du siehst: die Vorteile von digitalen Inventarmanagern wie seventhings sind nicht von der Hand zu weisen. Einmal damit gestartet, will es niemand mehr missen. Unsere Inventar-App entlastet dich nicht nur zeitlich, sondern reduziert auch dein Stresspensum, weil du an deutlich weniger denken musst. Mit digitalen Prozessen, die du dank der Inventarisierung umsetzen kannst, kannst du den Workload deutlich reduzieren, bist weniger fehleranfällig und hast viel mehr Kapazitäten, um dich um andere, wichtige Themen zu kümmern.
Worauf wartest du also noch?
