Inventur mit Exceltabelle war gestern: 9 Vorteile der Inventar App

Wer kennt sie nicht, die typischen Floskeln aus den 90er a la „Der Gewinn liegt im Einkauf, wer die Kosten günstig hält, ist am Markt erfolgreich.“

Natürlich muss man verantwortungsbewusst wirtschaften und Budgets nachhaltig investieren. Heute geht es aber nicht mehr nur darum, überall Sparpotenziale aufzudecken, vielmehr sollten Budgets sinnvoll investiert werden, um die Produktivität und Rentabilität zu steigern. So ist es auch bei Softwareprodukten wie einer Inventar-App.

Natürlich kannst du deine Arbeit oft auch mit kostenfreien Tools wie Excel erledigen. Die Frage dabei ist aber: Nutzt du damit deine Arbeitszeit effektiv? Oder entstehen deshalb ein großer händischen Aufwand, schlechte Prozesse und am Ende ein für alle Seiten unbefriedigendes Arbeitsergebnis? In diesem Blogartikel erfährst du alles über die 9 Vorteile, die eine Inventar App im Vergleich zu einer manuellen Inventur mit Exceltabelle bietet. 

seventhings Software and devices

Mit dem smarten Inventarmanager von seventhings hast du immer Einfach Überblick.

Wir kennen es alle: Was man hat, sind viele Inventare – was man nicht hat, ist Überblick. Überblick über alle Gegenstände, deren Zustand, den aktuellen Standort und Antworten auf die Fragen, ob der Gegenstand in Benutzung oder aktuell verfügbar ist, wann er gekauft wurde und wie lange noch Garantie besteht.
Also ist die erste Idee: Wir führen die Inventur mit Exceltabelle durch und erfassen alle gekauften Inventargegenstände nacheinander mit den jeweiligen wichtigen Daten.

Hier stößt man jedoch relativ schnell auf das erste große Problem:

(1) Welche Daten muss ich denn überhaupt nachhaltig pflegen?

Die manuelle Dateneingabe und -verwaltung in Exceltabellen zum Inventarisieren ist mitunter schwierig. Nimmt man alle möglichen Daten auf, die man finden kann, dauert dies oft sehr lange. Nimmt man weniger Daten auf, riskiert man, nochmal nacharbeiten zu müssen.

Vorteil Inventar App: In einer digitalen Inventar App sind alle wichtigen Daten, die du erfassen musst, bereits vorgegeben. Du musst also nur noch eine Eingabemaske ausfüllen und schon hast du alle relevanten Daten erfasst. Außerdem ist es aufgrund der Detailansicht von bereits erfassten Gegenständen viel angenehmer, einzelne Datensätze zu pflegen.

Insbesondere, wenn man mehrere gleiche oder gleichaussehende Inventargegenstände speichern möchte, stolpert man bereits über das nächste Problem:

(2) Wie kann ich die Gegenstände gut auseinanderhalten?

Wenn man Inventar im Unternehmen erfasst, benötigt man zur Identifikation Aufkleber mit einem individuellen Nummernkreis. Dieser hilft bei der Inventur, um die richtigen Daten den korrekten Inventargegenständen zuzuordnen.

Hier entstehen häufig Fehler und Unübersichtlichkeiten, die es am Ende schwer machen, den Überblick in der Exceltabelle zu behalten. Schnell ist man in der falschen Zeile oder in der falschen Spalte und überschreibt Daten, die man nicht überschreiben hätte sollen.

Vorteil Inventar App: Mit dem smarten Inventarmanager von seventhings bekommst du Etiketten mit deinem Firmenlogo, QR-Code und individuellem Nummernkreis kostenlos zur Verfügung gestellt. Damit brauchst du nur noch dein Smartphone. Tag it! Scan it! Know it!

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Das führt uns direkt zu Problem Nummer 3:

(3) Die Excel-Datenpflege ist fehleranfällig und schnell überschreibbar.

Wer kennt es nicht? Man bearbeitet seit 30 Minuten die Inventur-Exceltabelle und bekommt eine Fehlermeldung – das Programm ist abgestürzt und der Fortschritt ist dahin. Oder man ist kurz abgelenkt und schreibt die Daten in die falsche Spalte – Fehler passieren schnell und sind vor allem menschlich. Deshalb ist die Exceltabelle hier kein guter Partner für dich.

Vorteil Inventar App: Dank der erleichterten Eingabe der Daten, Historie und der besseren Übersicht lassen sich Fehler in den Daten deutlich reduzieren. Das regelmäßige Speichern in der Cloud sorgt außerdem dafür, dass keine Arbeitsschritte ungespeichert verloren gehen. Und sollten sich doch mal Fehler einschleichen, lassen sich Daten unkompliziert aus einem Backup wieder herstellen. 

In einer Exceltabelle sind die Daten ausschließlich in Excel nutzbar, was uns zu Problem Nummer 4 führt.

(4) Maschinelles Verarbeiten der Daten ist nur im geringsten Umfang möglich

Wenn Daten gut gepflegt sind, können Excel-Profis viel damit anfangen. Allerdings ist das ausschließlich in Excel möglich und man muss schon ein absoluter Vollprofi dafür sein. Wenn die Bedürfnisse über Summen, Durchschnittswerte etc. hinausgehen, wird es oft komplex. Spätestens dann, wenn eine Spalte oder Zeile hinzugefügt wird, verliert man schnell die Übersicht.

Vorteil Inventar App: Mit einer Inventar-App, wie dem seventhings Inventarmanager, hast du einen vollständig digitalen Prozess: von den Etiketten über eine Inventar App zum Scannen bis hin zur Plattform, in der alle Daten visualisiert werden. Daraus ergeben sich deutlich mehr Nutzungsmöglichkeiten von gut strukturierten Daten, die man maschinell verarbeiten kann. Angefangen von den Schnittstellen zum Synchronisieren mit anderen Tools wie DATEV, SAP oder ERP-Systemen, die deine Datensauberkeit massiv erhöhen und dir die Arbeit unvorstellbar erleichtern. Für eine Exceltabelle ist das viel zu komplex, fehleranfällig und ineffizient.

gezeichnetes Diagramm

Daten händisch visualisieren? Nicht bei seventhings - da läuft alles digital.

(5) Abteilungsübergreifend in Excel zusammenarbeiten? Unmöglich.

Meist kochen alle Abteilungen ihr eigenes Süppchen. Auch absolut logisch, weil die Einkaufsabteilung oft völlig andere Daten benötigt, als die IT-Administration oder das Office Management. Demnach hat in vielen Unternehmen jede Abteilung ihre eigene Exceltabelle. 

Vorteil Inventar App: Durch individuelle Dashboards, umfangreiche Filtermöglichkeiten und die Möglichkeit zum Anlegen individueller Felder ist es im seventhings Inventarmanager möglich, dass jede:r Nutzer:in ihr ganz eigenes Dashboard erstellen und damit alle Daten anzeigen lassen kann, die benötigt werden. Und nur diese. Das bringt zwei ganz konkrete Vorteile mit sich: Übersichtlichkeit – denn du siehst nur die Daten, die du brauchst. Und Transparenz durch abteilungsübergreifende Zusammenarbeit.

Alles von jedem und von überall erreichbar: warum es besser ist, Daten in einer Cloud zu speichern.  

(6) Die Exceltabelle, die mit dir wächst?

Die Exceltabelle wird immer größer und größer, bis sie irgendwann tausende Zeilen und Spalten hat – riesige Datenmengen sind da in einem Dokument hinterlegt. Irgendwann kommt jede Exceltabelle an ihre Grenzen und das Chaos ist vorprogrammiert. Alles dauert ewig und niemand sieht mehr durch.

Vorteil Inventar App: Die Inventarisierung per App ist übersichtlich und skaliert mit dir mit. Dank der einfachen Sortierung nach Standorten & Räumen, den Filtern und individuellen Dashboards behältst du immer alles einfach im Überblick - ganz gleich, ob 1.000 oder 25.000 Inventargegenstände – selbst, wenn viele Mitarbeitende im Homeoffice sind!

 

Wer nach außen skalieren will, muss auch wachstumsfähige Strukturen haben - mehr dazu in unserer Success Story mit SO'USE.

(7) Inventur mit ausgedruckten Exceltabellen & händischem Abhaken 

In vielen Unternehmen läuft eine Inventur ungefähr so ab: Exceltabellen werden ausgedruckt und auf die Inventurhelfenden verteilt. Diese laufen durch das ganze Büro,  um nach dem Etikett zu suchen und dabei den ganzen Betrieb lahmzulegen. Wenn alle Inventargegenstände händisch abgehakt sind, werden die Daten dann in die Excel-Liste übertragen.

Vorteil Inventar App: Die ausgedruckten Tabellen gehören der Vergangenheit an. Mit unserer Smartphone App für iOS und Android scannst du einfach das Etikett, aktualisiert die Daten und hast den Gegenstand erfolgreich inventarisiert. Fertig! Damit sparst du jede Menge Papier und sehr viel Zeit – nicht nur beim eigentlichen Vorgang der Inventur, sondern auch bei der Vor- und Nachbereitung. Eine Inventarisierung mit dem seventhings Inventarmanager ist also deutlich nachhaltiger und weniger zeitintensiv.

 Mit ausgedruckter Exceltabelle händisch inventarisieren

(8) Vollständiger und tagesaktueller Überblick auch über Gegenstände, die physisch nicht da sind. 

Wann wurde dieser Gegenstand zuletzt inventarisiert? Was ist mit den Gegenständen, die bei der Inventur nicht aufgefunden wurden und demnach fehlen? Eine Exceltabelle lässt viele Daten offen, die kaum pflegbar sind und die in einem effizient arbeitenden Unternehmen nicht berücksichtigt werden können. Einen tagesaktuellen Überblick? Undenkbar mit einer Exceltabelle.

Vorteil Inventar App: Dank der Zuordnung zu Standorten und Räumen sowie der Übergabe an Mitarbeitende, lassen sich mit einer Inventar App viele Situationen vermeiden, die dazu führen, dass Gegenstände nicht mehr dort sind, wo sie sein sollten oder wie vom Erdboden verschluckt sind. Damit hast du immer alles im Überblick – jeden Tag – und bist immer up2date, wenn Vorgesetzte ganz dringend Informationen brauchen.

In unserem Blogartikel "Was sind die wichtigsten Prozesse der Anlageninventur?" erfährst du, wie viel Einsparpotenzial eine digitale Inventarisierung per Inventar App hat. 

 sauber aufgeräumter Schreibtisch

(9) Mit Excel-Tabellen nachhaltiger werden? 

Eine der großen Herausforderungen für Unternehmen ist es, in Zukunft nachhaltiger zu wirtschaften. Das ist primär auf die Produkte & Dienstleistungen bezogen, die das Unternehmen produziert, aber Rahmenbedingungen wie Strom, Verbrauchsmaterial und Inventar spielen da auch eine große Rolle. Um darauf Einfluss zu nehmen, benötigt man Daten, die in größeren Mengen in Excel schwer zu pflegen und zu visualisieren sind.

Vorteil Inventar App: Um nachhaltiger zu werden, hilft dir eine Inventar App an vielen Stellen. Auf Basis der Daten in einem smarten Inventarmanager kannst du bessere Kaufentscheidungen treffen. Werden IT-Geräte wirklich gebraucht oder gibt es noch welche, die auf Lager sind? Müssen neue Tische gekauft werden, oder gibt es am anderen Standort noch einige, die ungenutzt sind? Welche Maschinen sind wartungsanfälliger? All das kannst du aus den Daten im Inventarmanager herauslesen. Wir bei seventhings wollen außerdem Unternehmen dabei unterstützen, in die Kreislaufwirtschaft zu starten. Wir wollen es einfacher machen, Inventargegenstände, die du nicht mehr brauchst, weiterzugeben, anstatt zu entsorgen.

Wie das geht, erfährst du in unserem Blogartikel "Wie Unternehmen in die Kreislaufwirtschaft starten können".

Du siehst: die Vorteile von digitalen Inventarmanagern wie seventhings sind nicht von der Hand zu weisen. Einmal damit gestartet, will es niemand mehr missen. Unsere Inventar-App entlastet dich nicht nur zeitlich, sondern reduziert auch dein Stresspensum, weil du an deutlich weniger denken musst. Mit digitalen Prozessen, die du dank der Inventarisierung umsetzen kannst, kannst du den Workload deutlich reduzieren, bist weniger fehleranfällig und hast viel mehr Kapazitäten, um dich um andere, wichtige Themen zu kümmern.

Worauf wartest du also noch?

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