Es gibt viele digitale Tools, die mehr oder weniger gut zu Unternehmen und Prozesse digitalisieren. Ein digitale Inventarmanager ist eines solcher Tools, die, wenn sie gut eingesetzt sind, sehr viel Zeit sparen, Prozesse digitalisieren und vereinfachen und damit das Arbeitsleben erleichern. In diesem Blogartikel erfährst du, was einen guten Inventarmanager ausmachen.
Du bist dir unsicher, was für dein Unternehmen das Richtige ist und worauf du bei der Auswahl einer Inventar Software achten musst? Kein Problem, denn du bist der Lösung ganz nah! Hier haben wir für dich eine Checkliste von Features erstellt, auf die du achten solltest.
Tag it. Scan it. Know it.
1. Weniger ist Mehr
Wenn es um digitale Inventarmanager geht, ist eine gute Benutzeroberfläche unverzichtbar. Ein komplexes Interface fordert oft intensive User-Schulungen, die sich als absolute Zeitfresser entpuppen, und kostet dich dazu auch noch viele Nerven und schlaflose Nächte.
Je leichter eine Software zu bedienen ist, desto besser. Halte die Benutzerhemmschwelle möglichst gering, um all deine Mitarbeiter:innen mit ins Boot zu holen und dein Inventar nicht nur schnell, sondern auch effizient zu digitalisieren. Das ist auch wichtig, wenn es um abteilungsübergreifendes Arbeiten geht, sprich, wenn IT, Finanzbuchhaltung, Office Management, etc. auch mit dem Tool arbeiten sollen.
Wir halten also fest: Oft ist weniger Mehr! Also Finger weg von komplizierten, umständlichen Tools.
2. 360 Grad Übersicht über deine Assets
Dein digitaler Inventarmanager soll vor allem eins: einen optimalen Überblick über deine Inventargegenstände bieten! Dafür braucht es unter anderem ein gutes User-Interface Design, umfangreiche Filtermöglichkeiten und die Option, das Dashboard individuell anzupassen. Das Dashboard zeigt dir alle relevanten Infos über deine Assets – du solltest also selbst entscheiden dürfen, was dir wichtig ist und was eher weniger relevant!
Um jedes einzelne Asset bestmöglich im Blick zu haben, macht es Sinn, bei der Wahl eines digitalen Inventarmanagers auf die verschiedenen Anzeigemöglichkeiten in der Software zu achten. Alle Daten sollten sowohl in Listenansicht als auch in einer Detaildarstellung visualisierbar sein. Die Möglichkeit zur Schnellsuche und zur Erstellung individueller Reports sind ebenfalls absolute Must-Haves.
3. Ein digitaler Inventarmanager at full speed
Einen digitalen Inventarmanager legt man sich vor allem zu, um Zeit zu sparen. Demzufolge muss es auch schnell gehen, neue Gegenstände in den Bestand aufzunehmen. Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie spezielle Etikettenscanner. Allerdings sind zusätzliche Anschaffungen immer mit extra Kosten verbunden, und vermutlich gibt es dann nicht für jede/n Mitarbeiter*in einen Scanner. Die besten Inventar-Manager haben also eine modernere, handlichere Lösung: Smartphone-Apps, die mit dem Kauf inklusive sind. Am besten gibt es die für jedes mobiles Endgerät.
4. Import von bestehenden Daten
Die meisten Unternehmen haben in jeder Abteilung verschiedene Inventarlisten - die Buchhaltung legt vielleicht mehr Wert auf den Einkaufspreis von Gegenständen, die IT hingegen möchte wissen, wie viele Monitore im Moment verfügbar sind oder wie lange die Software-Lizenzen noch laufen. Diese Listen abzugleichen ist natürlich enorm viel Aufwand.
Da macht es definitiv Sinn, alles an einem zentralen Ort zu verwalten. Damit dies schnell vonstattengehen kann, helfen Schnittstellen zum Import bestehender Listen und die Möglichkeit, den Ex- und Import von Daten automatisiert ablaufen lassen zu können. Die besten digitalen Inventar-Manager können also Daten aus anderen Systemen, wie DATEV oder SAP, oder sogar aus Excel-Listen extrahieren und diese dann zentral und für alle transparent abbilden.
seventhings besitzt beispielsweise Standardschnittstellen zu SAP, Microsoft, Datev und vieles mehr!
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5. Ein digitaler Inventarmanager, der zu DIR gehört!
Ein guter Inventar-Manager muss flexibel sein. Dazu zählt auch die Möglichkeit, dass Benutzer:innen ihre eigene Software frei konfigurieren können. Oft haben Softwares eine sehr starre Benutzeroberfläche, bei denen jede Änderung vom Anbieter vorgenommen werden muss, wodurch enorme Kosten für den/die Benutzer:in entstehen können.
Gute Softwares bieten demzufolge die Möglichkeit, alles frei zu konfigurieren und selbst anzupassen, um deinen individuellen Anforderungen gerecht zu werden.
Ein kurzes Beispiel: Mit dem seventhings Inventarmanager kannst du individuelle Filtermöglichkeiten nutzen und sämtliche Felder anpassen. Standardprozesse sind automatisch hinterlegt, können jedoch ausgeblendet werden. Du hast unbegrenzt viele Möglichkeiten zur Erstellung von Zusatzfeldern und neuen Gruppen.
Nur du entscheidest, wie dein digitaler Inventarmanager aussehen soll!
6. Übersichtliche Standortverwaltung
Ein guter digitaler Inventarmanager beantwortet dir vor allem folgende Fragen:
- Wo genau befindet sich ein Inventargegenstand?
- Wer nutzt ihn im Moment?
Damit dir deine Inventarsoftware diese Antworten richtig und zuverlässig geben kann, benötigst du eine übersichtliche Darstellung und Verwaltung der Standorte. Bei jedem Raum, Bereich oder Standort solltest du zusätzliche Daten hinterlegen können.
7. Etiketten direkt vom Anbieter
Last but not least: Natürlich benötigst du für deine digitale Inventur die passenden Etiketten. Du kannst dir einen eigenen Etikettendrucker zulegen, aber mal ganz ehrlich: Wie oft wird man den nach der Erstinventarisierung nochmal benutzen? Ab und zu kommt natürlich ein neuer Gegenstand hinzu, der inventarisiert werden muss, aber in den meisten Firmen werden nicht am laufenden Band neue Dinge gekauft, die Inventar-Etiketten benötigen. Daher lohnt sich ein eigener Drucker meistens nicht.
Genau deshalb ist es besonders praktisch, wenn du direkt vom Anbieter deines digitalen Inventarmanagers Etiketten erhältst. So hast du gleich Experten bei der Hand, die dich bei der Auswahl der Etiketten unterstützen können.
Finde Hier heraus, welche Arten von Etiketten am besten für die Inventur geeignet sind!
Einen guten von einem schlechten digitalen Inventarmanager unterscheiden zu können, ist der erste große Schritt Richtung digitale Inventur. Im Endeffekt entscheidest du allerdings selbst, worauf es für dich ankommt und welches Feature dir am Wichtigsten ist. Fest steht: Mit einem digitalen Inventarmanager wird dein Inventarisierungsprozess deutlich schneller, effizienter und kostengünstiger. Es gelingt dir, Einsparpotentiale zu identifizieren und nachhaltige Kaufentscheidungen zu treffen!
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