Du willst Arbeitsprozesse digitalisieren und kennst die Unterschiede zwischen SaaS und On-Premises noch nicht? Wissen, was besser ist? Hier gibt’s die Vor- und Nachteile des Einsatzes von Software beider Varianten!
Um Arbeitsprozesse zu digitalisieren, bietet der Markt eine Vielzahl von Softwares und Lösungen an. Hier gibt es grundsätzlich zwei Arten. Die einen, die sogenannten On-Premises-Lösungen, sind lokal auf deinem Computer zu installieren. Andere, die Cloud-Lösungen, sind über Internet erreichbar und speichern und verarbeiten die Daten online. Der Begriff 'Inventarisierung' spielt dabei eine wichtige Rolle, insbesondere bei der Umstellung auf digitale Inventarisierung in einem Unternehmen, da dies zu Effizienzsteigerung und Zeitersparnis führt.
In diesem Beitrag erfährst du …
…was der Unterschied zwischen Cloud und On-Premises ist,
…und warum die Daten bei seventhings sicherer sind als in den meisten Firmennetzwerken.
Der Unterschied zwischen Cloud und On-Premises Produkten
Cloud- und On-Premises-Produkte unterscheiden sich grundlegend in ihrer Bereitstellung und Nutzung. Cloud-Produkte werden über das Internet bereitgestellt und ermöglichen den Zugriff auf Software und Daten von überall, wo eine Internetverbindung besteht. Sie erfordern keine teure Hardware oder umfangreiche IT-Infrastruktur vor Ort, was die Anfangsinvestitionen und Wartungskosten erheblich reduziert. Updates und Wartungen werden automatisch vom Anbieter durchgeführt, was die IT-Abteilung entlastet.
On-Premises-Produkte hingegen werden lokal auf den eigenen Servern und Computern eines Unternehmens installiert und betrieben. Dies gibt den Unternehmen die vollständige Kontrolle über ihre Daten und Systeme, was für einige Branchen und Anwendungen wichtig sein kann. Allerdings erfordert dies eine erhebliche Investition in Hardware, Softwarelizenzen und IT-Personal zur Verwaltung und Wartung der Systeme. Die Sicherheit kann bei On-Premises-Produkten strenger kontrolliert werden, da die Daten innerhalb des eigenen Netzwerks verbleiben.
Warum On-Premises nicht immer die richtige Wahl für eine IT-Inventarisierung ist
Bei einer Inhouse-Lösung wird die Software im Netzwerk deines Unternehmens installiert und betrieben. Alle Daten werden somit intern gehostet und administriert. Damit kannst du auch ohne Internet auf deine Daten zugreifen. Zwar liegen deine Daten damit direkt bei dir, jedoch musst du für die IT-Infrastruktur und Datensicherheit selbst sorgen.
On-Premises scheint auf den ersten Blick die Lösung für Unternehmen zu sein, welche hohe Datenschutzanforderungen besitzen und Software fest installiert und ausschließlich auf eigenen Server nutzen wollen. Der Aufwand, diese Umgebung absolut aktuell und sicher zu halten, ist jedoch immens. Der eigene Server, die dazugehörige Hardware und das IT-Personal müssen ebenso mitgebracht werden.
Cloud-Produkte bieten oft fortschrittliche Sicherheitsfunktionen und Verschlüsselungen, die von spezialisierten Anbietern kontinuierlich verbessert werden. Letztendlich hängt die Wahl zwischen Cloud und On-Premises von den spezifischen Anforderungen, dem Budget und den Sicherheitsbedürfnissen eines Unternehmens ab.
Die Cloud-Lösung: Software as a Service (SaaS)
Cloudbasierte Lösungen wie der seventhings Inventarmanager werden in Form von „Software as a Service“ angeboten. Das bedeutet, du bezahlst monatlich oder jährlich einen Betrag für den Service, unsere Software zu nutzen. Bei diesem Modell greifst du auf die Software, deine Daten und Rechenkapazitäten sowie die IT-Infrastruktur über das Internet zu. Die Software und Struktur der IT wird dabei von einem Dienstleister betrieben. Kurz gesagt: Als Kunde nutzt du die Leistungen, ohne dich darum kümmern oder die Software installieren zu müssen.
Eine Inventarsoftware bietet in diesem Kontext zahlreiche Vorteile, wie die Minimierung des Aufwands, die effektive Organisation und Digitalisierung des Inventars sowie die Reduzierung des administrativen Aufwands.
Was du beim Kauf von guter Software beachten solltest, verraten wir dir in unserem Blogartikel “Dinge, auf die du beim Kauf einer Inventarisierungssoftware achten solltest”.
Was bedeutet Cloud & warum sollte ich mich als Unternehmen dafür entscheiden?
Der Server wird über eine Cloud gehostet und die Daten extern gesichert, ohne, dass dabei IT-Personal oder eigene Server benötigt werden. Die Anwendungen müssen dabei nicht auf deinem Systemen installiert werden. Dies spart nicht nur Zeit, sondern auch jede Menge Nerven vom IT-Administrator, die es erfordert, beispielsweise um die Programme zu installieren und im Rechtemanagement zu implementieren.
Zudem bietet eine cloudbasierte Lösung ein einfaches Updateverfahren. Du hast immer Zugang zu den aktuellsten Versionen und die Software ist immer auf dem neusten Stand. seventhings ermöglicht in der cloudbasierten App und der browserbasierten Plattform das individuelle Anpassen einzelner Funktionen. Dabei stehen also alle Möglichkeiten offen, wie beispielsweise das eigenständige Anpassen einzelner Textfelder, das Hinterlegen weiterer Informationen, Bilder und Grafiken oder ein eigenes Rechtesystem. Besonders wichtig ist dabei die Erfassung und Dokumentation von Informationen zu verschiedenen Assets wie Hardware, Software und anderen Inventargegenständen, um ein effizientes Asset-Management zu gewährleisten.
Dank unserer Cloud-Lösungen können zahlreiche Unternehmen wie Bosch, air up oder die Carl Zeiss AG bereits wesentlich flexibler und agiler agieren. Flexibel bedeutet in dem Zusammenhang nicht nur orts- und zeitunabhängig, sondern auch ein Arbeiten, ohne dass Betriebssysteme ein Hindernis darstellen. Dabei ist egal, ob die Inventar Software oder App auf Windows oder Mac installiert werden soll. Auch die simplere Skalierbarkeit bietet großes Potenzial. So können auch nach Kauf der Software Upgrades vorgenommen werden.
Neben den flexiblen Kostenmodellen, der Cloudnutzung und individuell einstellbaren Funktionen bietet seventhings die umfangreiche Betreuung von Kunden an. Dies erfolgt durch direkten und engen Kontakt und ein intensives Onboarding, damit du bestens auf die Nutzung der Inventar Software vorbereitet bist und alle Fragen beantwortet werden. Dazu kommt außerdem eine umfangreiche Wissensdatenbank, die alles noch mal darlegt und dich bestmöglich unterstützt.
Mit unserer Inventar Software kannst du die Inventarverwaltung deiner Vermögensgegenstände effizient gestalten. Du möchtest wissen, warum du unsere digitale Inventarisierungssoftware verwenden solltest? Dann lade dir hier den Inventar-Guide herunter.
…mit On-Premises-Lösungen bin ich unabhängiger… (?)
Der wesentliche Vorteil der On-Premises-Lösung ist, dass du alles allein in deiner Hand hast. Doch damit verbunden ist auch eine große Verantwortung, dass du für die notwendige Sicherheitsinfrastruktur sorgen musst, die innerhalb von kürzester Zeit im Havariefall auch entsprechende Mechanismen auslöst, um 24/7 einen hohen Schutz vor Cyberkriminalität zu gewähren. Das ist umständlich, teuer und bindet viele IT-Ressourcen.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Verwaltung und Sicherheit der Netzwerke. Die Inventarisierung aller Komponenten in einem IT-System, einschließlich Hardware, Software, Dienste und Daten, hilft dabei, das gesamte IT-System zu überblicken, zu planen, zu organisieren, zu überwachen und die Sicherheit zu gewährleisten. Auch die Pflege der Systeme und Etiketten zur eindeutigen Kennzeichnung von Geräten spielen hierbei eine wichtige Rolle.
Mit On-Premises-Lösungen bist du außerdem unabhängig vom Internet. Sollten also Netzwerkstörungen seitens des Internetanbieters vorliegen, können Angestellte, die sich im Netzwerk befinden, weiterhin auf die Daten zugreifen. Doch wohingegen die Mitarbeiter vor Ort im Falle der Nutzung einer Cloud-Lösung auf beispielsweise Mobilfunknetze über Betriebshandys ausweichen können, sind alle Kollegen, die sich außerhalb des lokalen Netzes befinden, von den Daten ausgesperrt.
Die genaue Definition der Sicherheitsprotokolle und die regelmäßige Pflege der Systeme sind unerlässlich, um den reibungslosen Betrieb und den Schutz vor Bedrohungen sicherzustellen. Auch die Verwendung von Etiketten zur klaren Identifikation und Verwaltung der IT-Komponenten kann dazu beitragen, die Übersicht und Sicherheit zu verbessern.
Wenn du wissen möchtest, was du bei der Inventarisierung alles beachten musst, haben wir hier für dich eine schöne Übersicht zusammengestellt.
Sind meine Daten sicher?
Alle Daten, die über die App und Weboberfläche von seventhings erhoben werden, sind im Fort Knox der Daten gespeichert: Die Open Telekom Cloud befinden sich in einem Rechenzentrum bei Magdeburg, welches zeitgleich auch Forschungsstandort eines Fraunhofer-Instituts ist, um den Energieverbrauch und die Ressourceneffizienz kontinuierlich zu perfektionieren. Neben höchstmöglichen IT-Sicherheitsstandards garantiert das TÜV-zertifizierte Programm „Zero Outage“ eine maximale Ausfallsicherheit - für den Anspruch von seventhings ein optimaler Partner!
Zusätzlich werden alle Unterlagen digital gespeichert und dokumentiert, um eine vollständige und sichere Aufbewahrung zu gewährleisten. Die Erfassung und Speicherung von Informationen über It-Equipment und anderen Inventargegenständen erfolgt systematisch und übersichtlich. Dies ermöglicht eine effiziente Verwaltung und Aktualisierung von Inventarlisten sowie eine klare Übersicht über alle Standorte, an denen sich die Inventargegenstände befinden.
Das bedeutet: maximal möglicher Sicherheitsstandard, den man als mittelständisches Unternehmen nur sehr schwer erreichen kann. Und das Beste daran? Alles klimaneutral und nachhaltig!
Fazit: Cloud ist die Zukunft, die schon heute verfügbar ist
seventhings hat sich vor 3 Jahren dazu entschieden, den Inventarmanager als cloudbasierte SaaS-Lösung anzubieten. Zum einen ist es uns wichtig, flexibel in der Weiterentwicklung des Produktes zu sein und alle Kunden immer an Softwareupdates teilhaben zu lassen, um unser bestmögliches Produkt nutzen zu können.
Ein weiterer wichtiger Aspekt für die Zukunft der IT-Inventarisierung ist die Fähigkeit, IT-Systeme automatisiert und umfassend zu inventarisieren, einschließlich Hardware, Software, Netzwerke und Dienste. Unsere Inventarisierungssoftware ermöglicht die Erfassung und Dokumentation von allem, was zu einem modernen Büro gehört, einschließlich Büromöbel und IT-Equipment. Dies sorgt für eine vollständige Übersicht und erleichtert die Verwaltung erheblich.
Zum anderen ist Cloud die Zukunft: Mit zunehmender Schnelligkeit des Internets (Stichwort 5G) und speziell vor dem Hintergrund der hohen Nachfrage nach Chips wird es immer unwirtschaftlicher, Speicherplatz – egal ob Server oder die Endgeräte aller Angestellten – selbst zu betreiben und einzukaufen. Auch in Sachen IT-Sicherheit ist die Cloudlösung schon jetzt effektiver – sie bindet keine Ressourcen aus Ihrer IT-Abteilung und bietet – wenn die Server der Cloudlösung in Mitteleuropa stehen – höchstmögliche IT-Sicherheit.
Doch achte auf die kleinen Tricks, zum Beispiel bei Serverfarmen, die zwar in Deutschland stehen, aber von Unternehmen betrieben werden, die nicht in Deutschland sitzen. Hier erfordert es ein genaues Auge! Prüfe daher besonders die AGB und Datenschutzinformationen der potenziellen Cloud-Anbieter. Der Standort der Server ist entscheidend für die Datensicherheit und den gesetzlichen Rahmen, in dem die Daten verarbeitet werden.
Durch den Einsatz einer cloudbasierten Inventarisierungssoftware reduzierst du den Aufwand für die Verwaltung und kannst sicherstellen, dass alle Standorte deines Unternehmens effizient und sicher betrieben werden.
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