Die Arbeit in der Buchhaltung erfordert Präzision, Effizienz und revisionssichere Prozesse. Doch viele Unternehmen kämpfen noch immer mit veralteten Systemen und manuellen Prozessen, die zeitaufwändig, fehleranfällig und oft stressig sind. Ein effektives Inventarmanagement – insbesondere für die Verwaltung von Assets wie IT-Equipment, Büroausstattung oder Maschinen ist unerlässlich, um Transparenz zu schaffen und Jahresabschlüsse korrekt vorzubereiten.
seventhings bietet eine digitale Bestandssoftware, die speziell für die Anforderungen von Buchhaltern entwickelt wurde und die Arbeit spürbar erleichtert.
Inhalt des Blogbeitrages
- Was ist Bestandsverwaltung?
- Definition und Bedeutung für Unternehmen
- Herausforderungen traditioneller Methoden
- Bestandsarten und Bestandsführung
- Typen und Klassifizierung von Lagerbestand
- Methoden der Bestandsverwaltung
- Wie seventhings Buchhalter unterstützt
- Bestandsverwaltungssysteme: Die moderne Lösung
- Automatisierung und Analysen in der Bestandsverwaltung
- Einblicke in die Praxis: Optimiertes Bestandsmanagement mit seventhings
- Warum seventhings die richtige Wahl ist
- Zukunft und Trends in der Bestandsverwaltung
Was ist Bestandsverwaltung?
Die Bestandsverwaltung umfasst die Organisation, Überwachung und Optimierung von Unternehmensressourcen wie IT-Geräte, Büroausstattung und Maschinen. Ziel ist es, eine zentrale Datenbasis zu schaffen, um Vermögenswerte effizient zu verwalten, unnötige Kosten zu vermeiden und gesetzliche Vorgaben wie §240 HGB zu erfüllen. Eine lückenlose digitale Aufzeichnung aller Bestandsbewegungen spielt dabei eine entscheidende Rolle. Bestellungen müssen genau verfolgt werden, um einen optimalen Lagerbestand zu gewährleisten.
Die Bestandsverwaltung ist nicht nur ein Prozess, sondern ein strategischer Vorteil für Unternehmen im Zusammenhang mit Einkaufs- und Verkaufsprozessen. Es ermöglicht Transparenz über alle Vermögenswerte, indem jederzeit aktuelle Daten zur Verfügung stehen. Dies erleichtert die Erstellung fehlerfreier Berichte, die für Betriebsprüfungen und Jahresabschlüsse entscheidend sind. Darüber hinaus helfen automatisierte Prozesse, Zeit und Ressourcen zu sparen.
Definition und Bedeutung für Unternehmen
Die Bestandsverwaltung ist ein entscheidender Prozess für Unternehmen, die Produkte verkaufen. Sie umfasst die Verwaltung von Lagerbeständen, die Verfolgung von Bestandsbewegungen und die Optimierung von Lagerkapazitäten. Der Lagerort spielt hierbei eine wichtige Rolle, da er die genaue Lokalisierung und Verwaltung von Waren im Lager ermöglicht. Eine effektive Bestandsverwaltung ist unerlässlich, um die Kundenzufriedenheit zu steigern, Kosten zu senken und den Cashflow zu verbessern.
Durch eine präzise Verwaltung der Bestände können Unternehmen sicherstellen, dass sie stets die richtigen Produkte zur richtigen Zeit am richtigen Ort haben. Dies minimiert Engpässe und Überbestände, was wiederum die Betriebskosten senkt und die Effizienz steigert.
Herausforderungen traditioneller Methoden
Viele Unternehmen verlassen sich immer noch auf manuelle Methoden, die eine Reihe von Herausforderungen mit sich bringen. Ein schlechtes Bestandsmanagement ist einer der Hauptgründe für das Scheitern kleiner Unternehmen. Laut einem Business Report verwenden 46 % der kleinen und mittleren Unternehmen (mit 11-500 Beschäftigten) entweder gar kein Bestandsmanagement oder manuelle Verfahren wie die Verwendung von Excel.
Es mag schwer zu glauben sein, aber die Sicherstellung, dass Bestände genau erfasst und angepasst werden, ist ein entscheidender Prozess für den Geschäftserfolg. Jeder Fehler kann verheerende Auswirkungen haben und dazu führen, dass Geschäftsinhaber:innen feststellen, dass sie buchstäblich „Geld verbrennen“.
Laut einer Studie führt schlechtes Bestandsmanagement bei 43 % der kleinen Unternehmen zu wirtschaftlichen Problemen, insbesondere wenn manuelle Prozesse wie die Verwendung von Excel zur Bestandsverfolgung eingesetzt werden.
Manuelle Prozesse wie die Verwendung von Excel-Tabellen und Papierinventuren führen häufig zu Fehlern und Nacharbeiten. Fehler schleichen sich leicht ein und die manuelle Übertragung von Daten zwischen verschiedenen Systemen kann zu Datenverlusten oder fehlerhaften Daten führen.
Ohne zentrale Daten fehlt auch der Überblick über die Bestände insbesondere bei dezentralen Standorten. Dies erschwert eine exakte Bestandsführung und führt häufig zu „Ghost Assets“ also Vermögenswerten, die in der Buchhaltung existieren, in der Realität aber nicht mehr vorhanden sind. Manuelle Inventuren und Bestandskontrollen kosten zudem wertvolle Zeit, die für strategische Aufgaben fehlt. Dieser Zeitaufwand führt häufig dazu, dass wichtige Aufgaben wie Controlling oder strategische Budgetplanung vernachlässigt werden.
Fehlende oder fehlerhafte Dokumentationen erschweren zudem die Einhaltung von Compliance-Anforderungen wie ESG oder §240 HGB. Mit seventhings wird dieser Herausforderung durch automatisierte und revisionssichere Prozesse begegnet. Alle Bestandsbewegungen werden lückenlos digital dokumentiert, sodass jederzeit aktuelle und präzise Daten zur Verfügung stehen, die den Anforderungen von Steuer- und Betriebsprüfungen entsprechen. Dies stellt sicher, dass Unternehmen problemlos alle notwendigen Nachweise liefern können, wodurch potenzielle Compliance-Probleme vermieden werden.
Bestandsarten und Bestandsführung
Eine genaue Bestandsführung ist unerlässlich, um die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu haben. Zu den gängigen Bestandsarten gehören Sicherheitsbestände, die als Reserve für unerwartete Nachfragespitzen dienen, und Meldebestände, die als Auslöser für Nachbestellungen dienen, bevor der Bestand zu niedrig wird. Inaktive Bestände sind Artikel, die lange Zeit nicht bewegt wurden, aber dennoch dokumentiert werden müssen. Dazu gehören auch Inventargegenstände wie IT-Geräte, Maschinen oder Büromaterial.
Mit digitalen Lösungen wie seventhings lassen sich Inventargegenstände besonders effizient verwalten. Ein gutes Bestandsmanagement ermöglicht es Unternehmen, stets den Überblick zu behalten.
Typen und Klassifizierung von Lagerbestand
Es gibt verschiedene Typen von Lagerbeständen, die je nach Unternehmenstyp, verfügbarem Raum und Lagersystem variieren. Die Verwaltung und Klassifizierung von Beständen umfasst die Berücksichtigung von physischem Bestand, maximalen und minimalen Beständen sowie unverderblichen Beständen. Die Klassifizierung von Inventar kann auf das Ablaufdatum, die Funktionalität und operative Kriterien erfolgen. Beispielsweise können Bestände in aktive und inaktive Artikel unterteilt werden, wobei aktive Artikel regelmäßig bewegt werden und inaktive Artikel länger im Lager verbleiben. Die korrekte Bestandsverwaltung ist unerlässlich, insbesondere in Zeiten eines immer stärkeren Wettbewerbs. Unternehmen, die ihre Lagerbestände effizient verwalten, können schneller auf Marktveränderungen reagieren und ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern.
Es ist wichtig zu betonen, dass seventhings sich ausschließlich auf die Verwaltung von Inventargegenständen wie IT-Equipment, Büroausstattung und Maschinen konzentriert. Das bedeutet, dass aktive und inaktive Artikel im Kontext von Anlagevermögen verwaltet werden, nicht jedoch Verbrauchsmaterialien oder sonstige Lagerartikel.
Bestandsabgleich und seine Bedeutung
Ein regelmäßiger Bestandsabgleich ist enorm wichtig. Jedes System führt in der Regel seinen eigenen Bestand, Onlineshop und Warenwirtschaft nutzen unterschiedliche Datenbanken. Schnittstellen ermöglichen eine in der Regel zeitverzögerte Synchronisierung des Bestandes beider Systeme.
Dies stellt sicher, dass die Bestände in beiden Systemen übereinstimmen und Kunden stets aktuelle Informationen über die Verfügbarkeit von Produkten erhalten. Ein genauer Bestandsabgleich verhindert Überverkäufe und verbessert die Kundenzufriedenheit.
Methoden der Bestandsverwaltung
Moderne Methoden, die durch Bestandssoftware unterstützt werden können, sind vielseitig und bieten entscheidende Vorteile. Sicherheitsbestände stellen sicher, dass immer genügend Bestände vorhanden sind, um Betriebsunterbrechungen zu vermeiden, was besonders in Krisenzeiten wichtig ist.
Darüber hinaus werden historische Daten genutzt, um Prognosen zu erstellen und zukünftige Bedarfe vorherzusagen. So können saisonale Schwankungen oder Trends besser geplant und die Bestände entsprechend optimiert werden.
Ein digitales Tracking ermöglicht zudem eine genaue Dokumentation aller Bestandsbewegungen in Echtzeit. Dies erhöht die Transparenz und erleichtert die Erstellung präziser Berichte.
Wie seventhings Buchhalter unterstützt
Unsere cloudbasierte Inventarisierungssoftware bietet eine zentrale Plattform, die Effizienz, Genauigkeit und Sicherheit vereint. seventhings wurde entwickelt, um Buchhalter und Unternehmen gleichermaßen zu entlasten. Spezifische Funktionen, wie die Automatisierung von Abschreibungen und die Unterstützung bei der Einhaltung steuerrechtlicher Vorgaben, erleichtern die Arbeit erheblich und sorgen für eine zuverlässige Vorbereitung auf Audits. Die nahtlose Integration mit ERP-Systemen wie DATEV und SAP sorgt für einen reibungslosen Datentransfer, minimiert den manuellen Erfassungsaufwand und reduziert die Fehleranfälligkeit.
Automatisierte Updates garantieren vollständige und transparente Daten, so dass jederzeit aktuelle und revisionssichere Informationen zur Verfügung stehen. Die einfache Bedienung über intuitive Dashboards ermöglicht einen schnellen und unkomplizierten Einstieg. Auch Buchhalter:innen, die weniger Erfahrung mit modernen Softwaretools haben, können seventhings problemlos nutzen.
Durch die Automatisierung der Inventurprozesse kann der Inventuraufwand um bis zu 80 % reduziert werden. Weniger Zeit für administrative Aufgaben bedeutet mehr Zeit für strategische Projekte und eine höhere Wertschöpfung.
Bestandsverwaltungssysteme: Die moderne Lösung
Ein modernes Bestandsverwaltungssystem geht über die reine Verfolgung hinaus. Es ermöglicht die Zentralisierung aller Bestandsdaten an einem Ort, was den Überblick erleichtert und fundierte Entscheidungen ermöglicht. Ein gutes Beispiel dafür ist die Universität Bern, die durch die Einführung von seventhings ihre Inventarisierungsprozesse optimieren konnte. Die zentrale Verwaltung aller relevanten Bestandsdaten führte zu einer schnelleren und genaueren Entscheidungsfindung, wodurch unnötige Kosten vermieden und die Effizienz gesteigert wurden. Mehr dazu findest du in unserer Success Story der Universität Bern.
Echtzeitdaten sorgen für transparente Bestandsbewegungen, die ohne Zeitverzögerung nachvollzogen werden können. Diese Echtzeittransparenz hilft, schnell auf Veränderungen zu reagieren und Engpässe zu vermeiden. Darüber hinaus ermöglicht die Bestandsanalyse die Optimierung von Prozessen, wodurch Redundanzen und unnötige Lagerkapazitäten reduziert werden.
Automatisierung und Analysen in der Bestandsverwaltung
Tools zur Automatisierung bieten Möglichkeiten für systematisches Tracking und die Analyse von Bestandsdaten. Durch die Verwendung von Software für die Bestandsverwaltung können Unternehmen automatisch Daten zum vorhandenen Bestand erfassen. Dies ermöglicht eine effizientere Bestandsverwaltung und verbessert die Kundenzufriedenheit. Automatisierte Systeme können Bestandsbewegungen in Echtzeit verfolgen und detaillierte Analysen bereitstellen, die Unternehmen helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen. Dies führt zu einer besseren Planung und Optimierung der Lagerbestände.
Einblicke in die Praxis: Optimiertes Bestandsmanagement mit seventhings
Ein mittelständisches Unternehmen hat die Lösung von seventhings eingeführt, um IT-Geräte und Büromaterial effizient zu verwalten. Die Ergebnisse können sich sehen lassen:
Der Zeitaufwand für Inventuren konnte um 80 % reduziert werden, da sich das Team durch die automatisierte Inventarisierung auf wichtigere Aufgaben konzentrieren kann.
Die Kosten sanken um 70 %, da überflüssige Bestände abgebaut und die Lagerhaltung verbessert wurde.
100 % Compliance: Revisionssichere Daten und vollständige Transparenz stellten sicher, dass das Unternehmen jederzeit auf Steuerprüfungen vorbereitet war und alle notwendigen Informationen auf Knopfdruck zur Verfügung stellen konnte.
Organisation und Kundenzufriedenheit
Die Art und Weise, wie euer Bestand physisch organisiert ist, wirkt sich darauf aus, wie viel Zeit eure Mitarbeitenden benötigen, um Artikel zu finden und zu versenden. Dies wiederum beeinflusst, wie schnell ihr Aufträge erfüllen und die Kundenzufriedenheit steigern könnt. Eine effektive Bestandsverwaltung ist wichtig, um die Kundenzufriedenheit zu steigern und den Geschäftserfolg zu verbessern. Durch eine gut organisierte Lagerhaltung können Unternehmen sicherstellen, dass Produkte schnell und effizient gefunden und versendet werden, was die Lieferzeiten verkürzt und die Kundenzufriedenheit erhöht.
Warum seventhings die richtige Wahl ist
seventhings bietet einen schnellen Einstieg: Unsere intuitive Software ist in wenigen Tagen implementiert und einsatzbereit, sodass keine langen Schulungen notwendig sind und das Team sofort loslegen kann.
Onboarding-Prozess
Unser Onboarding-Prozess umfasst mehrere Schritte, um sicherzustellen, dass der Einstieg reibungslos verläuft:
- Kick-off-Meeting
Besprechung der individuellen Anforderungen und Ziele des Unternehmens. - Technische Einrichtung:
Unterstützung bei der Integration in bestehende Systeme, wie DATEV und SAP. - Schritt-für-Schritt-Einführung
Gemeinsame Einführung in die wichtigsten Funktionen der Software. - Schulungen und Webinare
Umfassende Schulungen für alle Teammitglieder, damit sie die Software effizient nutzen können. - Persönliche Betreuung
Ein Expertenteam steht für Fragen zur Verfügung, um sicherzustellen, dass alle Prozesse klar und verständlich sind.
Weitere Details zum Onboarding findest du in unserem Helpcenter.
Langfristige Sicherheit wird durch automatisierte Backups und Verschlüsselung gewährleistet, so dass sensible Daten sicher aufbewahrt werden und auch in Krisensituationen jederzeit verfügbar sind. Darüber hinaus unterstützt seventhings Unternehmen dabei, ihre Nachhaltigkeitsziele zu erreichen und ihre Umweltbilanz zu verbessern.
Über unseren Circularity Hub können ungenutzte Bestände weitergegeben oder nachhaltig entsorgt werden.
Zukunft und Trends in der Bestandsverwaltung
Die Zukunft der Bestandsverwaltung wird maßgeblich durch technologische Fortschritte und veränderte Anforderungen geprägt. Unternehmen müssen sich auf mehrere Trends einstellen, um wettbewerbsfähig zu bleiben und ihre Bestände effizient zu verwalten.
Ein bedeutender Trend ist die zunehmende Verwendung von künstlicher Intelligenz (KI) und maschinellem Lernen (ML). Diese Technologien ermöglichen es, Bestandsprozesse und -strategien zu optimieren, indem sie präzise Vorhersagen über zukünftige Bestandsbedarfe treffen und somit Engpässe oder Überbestände vermeiden. KI und ML können auch dabei helfen, Muster in den Bestandsbewegungen zu erkennen und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen.
Ein weiterer wichtiger Trend ist die Implementierung von Internet-of-Things (IoT)-Technologien. Durch die Vernetzung von Geräten und Sensoren können Unternehmen ihre Bestände in Echtzeit überwachen und steuern. Dies führt zu einer höheren Transparenz und ermöglicht es, schnell auf Veränderungen zu reagieren.
Cloud-basierte Bestandsverwaltungssysteme gewinnen ebenfalls an Bedeutung. Sie bieten eine flexible und skalierbare Lösung, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Bestandsdaten zentral zu verwalten und von überall aus darauf zuzugreifen. Dies erleichtert die Zusammenarbeit und verbessert die Effizienz.
Die Integration von Bestandsverwaltungssystemen mit anderen Unternehmenssystemen, wie z.B. ERP-Systemen, ist ein weiterer Trend. Diese Integration ermöglicht eine umfassende Sicht auf die gesamte Lieferkette und verbessert die Entscheidungsfindung. Unternehmen können so ihre Bestandsverwaltung besser planen und optimieren.
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